代理店向けの通話メモは、記録の山であってはなりません。
代理店の通話では、意思決定、範囲の変更、クライアントの約束、内部タスク、プロジェクトのリスク、引き継ぎのコンテキスト、および場合によっては請求可能な詳細が作成されます。これらの詳細が記録または生の概要内に残っている場合、チームは依然として有用なバージョンを手作業で再構築する必要があります。
通常、代理店の通話メモが途切れるのはここです。
全員が通話している間、会話は明瞭でした。次のステップは明らかでした。クライアントはアセットの送信に同意しました。アカウントリーダーはスケジュールの修正を約束しました。開発者はブロッカーについて言及しました。プロジェクトマネージャーはスコープ変更の可能性を聞きました。
その後、全員が通話を終了し、作業が分散します。
誰かが短い要約を書きます。他の人がタスクを作成します。 CRM メモはスキップされます。プロジェクトの更新は曖昧です。請求コンテキストが表示されなくなります。次のクライアントからの電話が始まるまでに、代理店は管理者として偽装されたメモリの問題を抱えています。
クライアントの通話が作業を生むとき
代理店の通話を利用可能なアウトプットに変える
Superscribe Phone は、次の会話が始まる前に、ビジネス上の通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求対象の詳細に変えるのに役立ちます。
ショートバージョン
代理店の優れた通話メモは、クライアントとの会話をチームが次に必要とする作業パケットに変えます。
通常、これには次のものが含まれます。
- 短い要約
- クライアントの決定
- 約束されたフォローアップ
- 所有者とのアクションアイテム
- 日付と締め切り
- プロジェクトのリスク
- 範囲または予算の変更
- CRM またはアカウントのコンテキスト
- プロジェクト管理の最新情報
- 通話がクライアントの作業に影響を与える場合の請求対象の詳細
テストは音符が長いかどうかではありません。
次の人が「クライアントが実際に何を言ったか」を聞かずに行動できるかどうかが試されます。
代理店の通話はデフォルトで煩雑です
代理店には、明確なコール タイプが 1 つだけあるわけではありません。
アカウントへの問い合わせがプロジェクトの更新になる場合があります。 A sales call can turn into a handoff.サポートへの問い合わせがチケットに変わる場合があります。戦略コールでは 5 つのタスクと新しいリスクが作成される可能性があります。採用活動や助言の電話により、来月に重要な CRM コンテキストが作成される可能性があります。
だからこそ ビジネス通話のメモ トランスクリプトよりも詳しい構造が必要です。
出力は運用ジョブと一致する必要があります。
- アカウントチームにはクライアントコンテキストが必要です
- プロジェクトマネージャーには意思決定と所有者が必要
- 配信チームにはタスクとブロッカーが必要です
- 営業チームには CRM メモと次のステップが必要です
- 財務には請求コンテキストが必要です
- リーダーにはサプライズになる前にリスクが必要だ
1 つの一般的な段落で、これらすべての役割を果たすことはできません。
トランスクリプトは単なるソース資料です
トランスクリプトは、正確な表現が必要な場合に役立ちます。
これらは完成した代理店メモではありません。
アカウント リードは、クライアントがより小規模な開始範囲を承認した一文を見つけるために完全な記録を検索したいとは考えません。必要なのはオーナーとのタスクである場合、プロジェクト マネージャーは通話の録音を望んでいません。有用な詳細が再現パスと顧客への影響である場合、「議論されたオンボーディング バグ」を望んでいる開発者はいません。
トランスクリプトが原材料です。
代理店メモは使用可能なバージョンです。
それも理由です CRMノートはトランスクリプトではありません。 CRM メモはアカウントの現実を保存する必要があります。プロジェクトノートでは、納品の現実を保存する必要があります。タスクは次のアクションを保存する必要があります。
代理店の通話メモでは、これらの出力をきれいに分割する必要があります。
便利な代理店通話メモの内容
強力な代理店への電話メモは通常短いですが、具体的です。
この構造を使用します。
- 概要: 電話がかかってきた理由と何が変わったのか。
- 決定: 何が合意、拒否、または延期されたか。
- アクション アイテム: 所有者、次のステップ、期日 (わかっている場合)。
- リスク: 障害、不明確な責任、資産の遅延、予算のプレッシャー、または顧客の懸念。
- 範囲のコンテキスト: タイムライン、価格、成果物、または期待に影響を与える可能性のある変更。
- ルーティング: 各ピースが次にどこに進むべきか。
ルーティングは、エージェンシーが見逃しがちな部分です。
決定は CRM に属する場合があります。ブロッカーは、Linear、Jira、Asana、ClickUp、またはクライアント プロジェクト ボードに属する場合があります。約束はフォローアップメールに含まれる場合があります。予算の詳細は請求書メモに含まれる場合があります。顧客の問題はサポート チケットに含まれる場合があります。
出力が 1 つのメモ アプリ内にある場合でも、誰かがそれを移動する必要があります。
実際のコストはコンテキストの切り替えです
通話後の管理者は外から見ると小さく見えます。
要約を書きます。 CRMを更新します。タスクを作成します。デザイナーに伝えてください。チケットメモを追加します。スコープのドキュメントを更新します。請求の変更について言及します。フォローアップを送信します。
一つ一つのステップは小さなものです。
これらが重なると、クライアント サービスが実際の仕事よりも重く感じられることになります。
より大きなコストは入力ではありません。電話をかけるたびに精神的な状況が切り替わります。
クライアントとの会話を新しいコンテキストで残すと、すぐにどのシステムが会話のどの部分を必要としているかを思い出す必要があります。 CRM はアカウントのコンテキストを必要とします。プロジェクト ツールにはアクション アイテムが必要です。クライアントは丁寧な要約を望んでいます。チームは実用的なバージョンを望んでいる。財務部門は請求可能な詳細を求めています。
翻訳作業ではまさに間違いが起こります。
攻略、構成、レビュー、ルート
より良い代理店ワークフローには 4 つのステップがあります。
まず、通話中の通話をキャプチャします。
次に、有用な部分を意思決定、タスク、リスク、期限、所有者、フォローアップ テキストに構造化します。
第三に、出力が顧客向けになったり、記録システムの一部になったりする前に、出力をレビューします。
4 番目に、適切な部品を適切なツールに配置します。
それが通話録音と通話フォロースルーの違いです。
サポートを重視する代理店の場合、電話はチケットになる可能性があります。戦略代理店の場合、クライアントの要約やプロジェクト計画の最新情報になる可能性があります。人材紹介会社の場合、CRM のコンテキストや候補者のメモになる可能性があります。開発機関の場合、これはスコープノート、タスク、および請求対象のコンテキストになる可能性があります。
音声が終了しても通話は終了しません。
作成した作業が適切な場所に配置されると、呼び出しは終了します。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、会話後のレイヤー向けに構築されています。
これにより、ビジネス上の通話が、別のクリーンアップ キューではなく、レビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求対象の詳細になるのに役立ちます。
同じクライアントからの問い合わせで一度に数種類の仕事が生まれる可能性があるため、これは代理店にとって重要です。 1 つの会話に、クライアントの要約、内部タスク、CRM の更新、範囲メモ、および請求のコンテキストが必要になる場合があります。
Superscribe は、すべての通話を長い文書にしようとしているわけではありません。
チームが行動を起こす前に有用な部分が消失しないようにしようとしています。
フォロースルーを生み出す代理店の通話の場合
意思決定、タスク、クライアントのコンテキストをまとめて管理する
次のように使ってください Superscribe クライアントとの通話をメモ、フォローアップ、CRM アップデート、チケット、タスク、請求可能なコンテキストに変換します。
代理店の通話メモの簡単なチェックリスト
重要な顧客との電話が終わるたびに、次のように尋ねます。
- クライアントは何を決めましたか?
- 私たちは何を約束しましたか？
- 私たちは何を待っているのでしょうか？
- 次のステップは誰の担当か？
- どの期限が重要ですか?
- 範囲、スケジュール、予算は変更されましたか?
- CRMには何を入れるべきでしょうか?
- 何をタスクまたはチケットにする必要がありますか?
- クライアントはフォローアップとして何を受け取るべきですか?
- 失われてはいけない請求やハンドオフのコンテキストは何ですか?
これらの答えが明確であれば、通話メモはその役割を果たしています。
これらの回答で録音を再生する必要がある場合、メモはまだ完成していません。
よくある質問
代理店通話メモとは何ですか?
代理店通話メモは、クライアント、営業、サポート、戦略、または配送通話からの構造化された記録です。通常、概要、決定事項、アクションアイテム、リスク、範囲のコンテキスト、フォローアップ作業が記録されます。
代理店の通話メモはトランスクリプトと同じですか?
いいえ、トランスクリプトには、話された内容が保存されます。代理店の通話メモは、有用な部分を意思決定、タスク、CRM コンテキスト、プロジェクトの更新、フォローアップ、請求の詳細に変換します。
代理店はクライアントとの通話メモに何を含めるべきですか?
短い概要、決定事項、実施項目、所有者、期限、リスク、範囲の変更、CRM コンテキスト、プロジェクトの更新、フォローアップ テキストを含めます。
Superscribe は通話メモに関して代理店を支援できますか?
はい。 Superscribe Phone は、ビジネス上の通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、代理店ワークフローの請求対象詳細に変換するのに役立ちます。