クライアントの通話メモ ソフトウェアは、記録と 2 番目の仕事を残すべきではありません。
クライアントとの電話で役立つ部分は、通常、1 つの決定、2 つの約束、チームのタスク、CRM の更新、リスク、期限、場合によっては請求書など、散在しています。ソフトウェアが会話を記録するだけ、または一般的な概要を提供するだけの場合でも、企業が使用できるバージョンを誰かが再構築する必要があります。
それが壊れる部分です。
通話中は通話はクリアです。クライアントは変更を要求します。あなたのチームは次のステップに進むことに同意します。誰かがブロッカーについて言及しています。締め切りが動きます。追跡調査が必要だ。
その後、通話が終了し、別の通話が開始され、有用な詳細情報が漏洩し始めます。
優れた顧客通話メモ ソフトウェアを使用すると、通話が後処理作業に変わるのを防ぎます。
クライアントの通話が作業を生むとき
クライアントの呼び出しを使用可能な出力に変換する
Superscribe Phone は、次の会話が始まる前に、ビジネス上の通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求対象の詳細に変えるのに役立ちます。
ショートバージョン
クライアント通話メモ ソフトウェアは、会話をチームが次に必要とする作業成果物に変えるのに役立ちます。
通常は以下を意味します：
- 短い要約
- クライアントの決定
- 約束されたフォローアップ
- 所有者とのアクションアイテム
- 締め切りと日付
- リスクまたは阻害要因
- CRM またはアカウントのコンテキスト
- サポートチケットまたはタスクの更新
- 次の人への引き継ぎメモ
- 通話が有償作業に影響を与える場合の請求対象コンテキスト
テストは簡単です。
電話に出られなかった人は、何が変わったのか、次に何をする必要があるのかを理解できたでしょうか?
答えが「いいえ」の場合、メモは終了していません。
トランスクリプトはクライアントの通話メモではありません
正確な表現が重要な場合、トランスクリプトが重要です。
これらは、毎日のクライアント呼び出しの出力としては弱いです。
トランスクリプトには、世間話、間違った切り出し、サイドコメント、繰り返しの説明など、会話全体が保存されます。これは監査や参照には役立ちますが、次のワークフローには重すぎます。
ほとんどのチームは通話を読み直す必要はありません。
彼らには決定、所有者、期限、そして次のアクションが必要です。
だからこそ CRMノートはトランスクリプトではありません。 CRM メモはアカウントの現実を保存する必要があります。タスクは次のアクションを保存する必要があります。サポート チケットには問題とステータスが保存されている必要があります。クライアントのフォローアップでは約束を守る必要があります。
これらは異なる出力です。
クライアントの通話メモ ソフトウェアは違いを認識する必要があります。
クライアントの通話メモが通常失敗する場合
失敗した通話メモのワークフローのほとんどは、キャプチャ後に失敗します。
通話は録音されます。おそらくトランスクリプトが生成されるでしょう。 AIの概要が表示されるかも知れません。その後も人間が運用作業を行う必要があります。
- 概要をきれいにする
- 無関係なコンテキストを削除する
- クライアントのフォローアップを書く
- CRMを更新する
- タスクを作成する
- サポートの詳細をチケットにルーティングする
- 何が変わったのかをチームに伝える
- 請求またはスコープのコンテキストを保持する
それぞれのステップが小さいため、この作業は過小評価されがちです。
これらを合わせてポストコール税となります。
コンサルタントにとって、その税金は約束を守られなかったり、フォローアップが希薄になったりすることになります。代理店の場合、クライアントのコンテキストが分散されてしまいます。 IT サポート チームにとって、十分な詳細がなければチケットになってしまいます。アドバイザーや採用担当者にとっては、電話に出た場合にのみ意味をなす CRM メモになります。
問題はメモリだけではありません。
問題は翻訳です。
会話は、次のシステムごとに正しい形式になる必要があります。
優れた顧客通話メモ ソフトウェアが作成すべきもの
クライアントとの通話メモは、長くならずに具体的で役に立つものです。
この構造を使用します。
- 概要: 電話の内容と何が変わったのか。
- 決定: クライアントが承認、拒否、延期、質問した内容。
- アクション アイテム: 所有者、次のステップ、期日 (わかっている場合)。
- リスク: 阻害要因、懸念事項、インプットの不足、またはスケジュール上のプレッシャー。
- コンテキスト: アカウント、プロジェクト、サポート、候補者、アドバイザー、または請求の詳細。
- フォローアップ: クライアントに何を返送する必要があるか。
- ルーティング: 各ピースが次にどこに進むべきか。
ルーティングのステップは、基本的なメモ ツールでは不十分な部分です。
決定は CRM に属する場合があります。バグの詳細はサポート チケットに含まれる場合があります。約束されたアセットはプロジェクト ボードに属する場合があります。範囲の変更は、クライアントの要約および請求書メモに含まれる場合があります。候補者の詳細は、採用ワークフローに属する場合があります。
1 回の呼び出しで複数の出力を作成できます。
最高のクライアント通話メモ ソフトウェアは、それを 1 つのテキストの塊として扱いません。
類似したソフトウェア カテゴリ
チームがクライアントの通話メモ ソフトウェアを検索すると、通常、いくつかのカテゴリのツールが見つかります。
- 会議の文字起こしツール
- ビジネスフォンシステム
- コールセンタープラットフォーム
- CRMメモツール
- AI メモテイカー
- ボイスレコーダー
- ワークフロー自動化ツール
各カテゴリは問題の一部を解決するのに役立ちます。
ビジネスフォン システムは通話をキャプチャできます。会議の文字起こしツールを使用して文字起こしを作成できます。コールセンター プラットフォームは、レコードを販売またはサポート業務に結び付けることができます。 CRM はアカウントメモを保存できます。
しかし、核心的な質問はもっと狭いものです。
通話が終了してから次のワークフローが更新されるまでの間に何が起こるのでしょうか?
それが後ろのギャップです ビジネス通話のメモ, クライアント通話のフォローアップメモ、そして 代理店向け通話メモ.
有用な出力は、ルーティングする前に整形する必要があります。
クライアントの通話メモは、記録される前に確認する必要があります
自動化は便利ですが、クライアントのコンテキストは重要です。
CRM に幻覚のような約束は望ましくありません。曖昧な概要がサポート チケットになることは望ましくありません。発生しなかった作業をでっち上げた請求書は望ましくありません。
より良いワークフローは、キャプチャ、構造化、レビュー、そしてルーティングです。
通話が行われている間に通話をキャプチャします。
意思決定、実行項目、期限、リスク、フォローアップ テキスト、およびワークフロー固有のメモに構造化します。
呼び出しがまだ新しいうちに出力を確認します。
次に、適切な部分を適切な場所に配置します。
これにより、記録システムをジャンク引き出しに変えることなく、スピードを得ることができます。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、会話後のレイヤー向けに構築されています。
これにより、クライアントの通話が、別のクリーンアップ キューではなく、レビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求対象の詳細になるのに役立ちます。
電話で仕事が終わることはほとんどないため、電話の多いチームにとってこれは重要です。呼び出しによってジョブが作成されます。
クライアントとの通話では、同じ会話で要約、タスク、サポート チケット、CRM 更新、プロジェクト変更、請求書の詳細を作成できます。これらの断片がトランスクリプト内に残っている場合でも、チームはそれらを掘り出す必要があります。
Superscribe は、すべての音符を長くしようとしているわけではありません。
次の通話が開始されるまでに有用な部分が消えてしまわないようにしようとしています。
フォロースルーを生み出すクライアントコールの場合
意思決定、タスク、クライアントのコンテキストをまとめて管理する
次のように使ってください Superscribe クライアントとの通話をメモ、フォローアップ、CRM アップデート、チケット、タスク、請求可能なコンテキストに変換します。
簡単な購入チェックリスト
クライアント通話メモ ソフトウェアを選択する前に、次のことを確認してください。
- 通話を確実に捕捉できますか?
- 決定事項と一般的な概要は区別されていますか?
- アクションアイテム、所有者、期限を特定していますか?
- それはクライアントのフォローアップに役立ちますか?
- CRM またはアカウントのコンテキストは保持されますか?
- 必要に応じて、チケット、タスク、または引き継ぎをサポートしますか?
- 通話が有償作業に影響を与える場合、請求や範囲のコンテキストは維持されますか?
- メモが記録される前に人間がレビューできるでしょうか?
- 出力によって時間を節約できますか、それともクリーンアップするためのより適切なトランスクリプトを作成するだけですか?
最後の質問が本当の質問です。
ソフトウェアによってトランスクリプトがよりきれいになるにもかかわらず、チームが同じクリーンアップを行うままになっている場合、クライアント呼び出しの問題は解決されていません。
よくある質問
クライアント通話メモ ソフトウェアとは何ですか?
クライアント通話メモ ソフトウェアは、クライアントの会話をキャプチャし、それらを使用可能な要約、意思決定、アクション アイテム、CRM コンテキスト、フォローアップ、チケット、タスク、および引き継ぎメモに変換します。
クライアントの通話メモは通話記録と同じですか?
いいえ。トランスクリプトには、話された内容が記録されます。クライアントとの通話メモは、有用な部分をチームが行動できる作業成果物に変換します。
クライアントの通話メモには何を含めるべきですか?
優れたクライアントの通話メモには、概要、決定事項、アクション アイテム、所有者、期限、リスク、フォローアップ テキスト、CRM コンテキスト、通話によって作成された請求や範囲の詳細が含まれます。
Superscribe はクライアントの通話メモの作成に役立ちますか?
はい。 Superscribe Phone は、ビジネス上の通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求可能な詳細に変えるのに役立ちます。