クライアント通話の概要ジェネレーターでは、洗練された段落と同じフォローアップ作業が残されるべきではありません。
呼び出しには、役立つ詳細が表示されます。クライアントは、あることを承認し、別のことを拒否し、阻害要因に言及し、タイムラインの修正を要求し、関係者を追加し、要約を期待します。
概要に「次のステップについて話し合った」とだけ書かれている場合、ツールはほとんど何も保存していません。
本当の仕事は会話を要約することではありません。
本当の仕事は、詳細が曖昧になる前に、通話を使用可能なビジネス コンテキストに変えることです。
クライアント呼び出しが使用可能な出力になる時期
通話を要約、フォローアップ、次のステップに変える
Superscribe Phone は、次の会話が始まる前に、ビジネス上の通話を要約、CRM コンテキスト、タスク、チケット、フォローアップ、請求対象の詳細に変換するのに役立ちます。
ショートバージョン
便利なクライアント通話概要ジェネレーターは、トピック以上のものをキャプチャする必要があります。
次のような答えが得られる要約が生成されるはずです。
- なぜ電話がかかってきたのか
- 何が変わったか
- 何が決まったか
- クライアントが約束したこと
- あなたのチームが約束したこと
- 次の各ステップの所有者は誰ですか
- どの期限や日付が重要か
- 注意が必要なリスクまたは阻害要因は何ですか
- CRM、チケット、タスク、フォローアップメールに何を含めるべきか
それが通話概要と作業概要の違いです。
トランスクリプトは会話を保存できます。
クライアント呼び出しの要約では、方向を保持する必要があります。
ほとんどの要約は曖昧すぎて実行できません
悪い要約は、最初は役に立つように思えます。
チームはオンボーディングの進捗状況について話し合い、未解決の質問を検討し、フォローアップすることに同意しました。
それは読み取れる。
それも弱いです。
何が変わったのか誰も知りません。フォローアップの所有者が誰であるかは誰も知りません。どの質問が進歩を妨げているのかは誰にもわかりません。その概要が CRM、プロジェクト ボード、サポート チケット、または電子メールのどれに属するのかは誰にもわかりません。
要約すると、特定の通話が曖昧な記憶になってしまいました。
より適切な要約は次のようになります。
クライアントは、インポートの問題が従来の CSV エクスポートにのみ影響することを確認しました。 Superscribe は木曜日までに 2 つのクリーンアップ オプションを送信します。クライアントは、履歴データを検索可能にしておく必要があるかどうかを確認します。インポート リスクをアカウント メモに追加し、データ クリーンアップ提案のフォローアップ タスクを作成します。
そのバージョンでは、次の人が何かをすることができます。
違いは長さではありません。
違いは構造です。
クライアントとの通話の概要は会議の要約ではありません
クライアントからの電話により運用作業が発生します。
多くの場合、会議の要約は共有された思い出の記録になります。通常、クライアント通話の概要は別のものにする必要があります。
- CRMの更新
- フォローアップメール
- プロジェクトのタスク
- サポートチケット
- 引き継ぎメモ
- 範囲または請求書
- 次の電話の前に注意すべきリスク
だからこそ クライアント通話メモ ソフトウェア 保存されているトランスクリプトだけではなく、呼び出し後に作成される出力によって判断する必要があります。
同じ呼び出しで複数の出力が作成される場合があります。クライアントはサポートの問題について質問し、予算の制約を確認し、より小規模な範囲を承認し、書面による要約を求めます。 1 つのサマリー BLOB がすべてのシステムに同等に機能するわけではありません。
CRM にはアカウント コンテキストが必要です。
プロジェクトボードにはタスクが必要です。
電子メールにはクライアントに安全な要約が必要です。
内部ハンドオフには、クライアントに渡すべきではない乱雑なコンテキストが必要です。
強力なクライアント コール サマリー ジェネレーターは、これらのジョブを平坦化するのではなく分離します。
優れた顧客通話の概要に含めるべき内容
通話概要の出力を判断する場合は、この形式を使用します。
1.通話の目的
電話がかかってきた理由から始めましょう。
弱点:
- 毎週のチェックイン
- オンボーディングコール
- プロジェクトの更新
役立つ：
- 遅延したオンボーディング インポートを確認し、従来の CSV 履歴を保持するかどうかを決定します。
- 設計の引き継ぎが失敗した後、修正された打ち上げ範囲を確認します。
- 顧客が現在のワークスペース権限で 2 人のユーザーを追加できない理由を診断します。
目的は要約の残りの部分を構成します。
2. 決定
決定は通話概要の最も重要な部分です。
それらは柔らかい印象ではなく、確定した事実として書かれるべきです。
役立つ要約は次のとおりです。
- 何が承認されたのか
- 何が拒否されたのか
- 何が延期されたのか
- まだ決定が必要なこと
- 次に決定する権限を持っているのは誰ですか
「クライアントがそのアイデアを気に入った」というのは決定ではありません。
「見積もりが 4 時間以内であれば、クライアントはオプション B を承認した」という決定です。
3. 所有者とのアクションアイテム
すべてのアクション アイテムには所有者が必要です。
所有権が不明瞭な場合は、概要にもその旨を記載する必要があります。目に見えるギャップは、偽の割り当てよりも優れています。
アクション言語を使用します。
- 改訂されたオンボーディング チェックリストを木曜日までにマリアに送信します。
- 履歴エクスポートを検索可能にしておく必要があるかどうかを確認します。
- CRMアカウントメモにインポートリスクを追加します。
- ワークスペース設定で権限の不一致に対するサポート チケットを作成します。
ここで 電話によるタスク リストのワークフロー 価値のあるものになります。タスクリストは、それほど優れた要約ではありません。これは、呼び出しの運用バージョンです。
4. リスクと阻害要因
クライアントの呼び出しには、小さな警告が含まれることがよくあります。
これらの警告は、必ずしもタスクであるとは限らないため、最初に消えます。
優れた要約には以下の内容が含まれている必要があります。
- 予算の問題
- タイミングリスク
- 利害関係者の承認が不明確
- テクニカルブロッカー
- 入力がありません
- 範囲に関する意見の相違
- 顧客の不満
次の呼び出しは要約ではなくリスクに依存することが多いため、これは重要です。
クライアントが「木曜日にできるが、法務部門がデータ条項をまだ検討していない」と言った場合、要約ではそれを「スケジュールについて議論している」と短縮すべきではありません。
5. フォローアップドラフト
最適な要約を作成すると、フォローアップが送信しやすくなります。
これは、未レビューの電子メールをそのままクライアントにプッシュするという意味ではありません。
つまり、要約にはメールを素早く書くために必要な要素が含まれている必要があります。
- クリーンな要約
- 確認された決定
- 約束された材料
- 未解決の質問
- 次の会議または締め切り
- クライアントセーフな文言
フォローアップで通話の再生がまだ必要な場合は、サマリー ジェネレーターがジョブを完了していません。
次に要約をどこに進めるべきか
概要の生成はワークフローの一部にすぎません。
要約には着地点が必要です。
たとえば、HubSpot を使用すると、チームは通話、メモ、電子メール、会議、タスクを CRM レコードに記録できます。 Salesforce はまた、通話とタスクをアカウント コンテキストに属する顧客アクティビティとして扱います (HubSpot ナレッジベース, Salesforce ヘルプ).
それらのシステムは作業内容を保存できます。
ボトルネックは、詳細が薄れる前に、通話を適切な作業に形作ることです。
クライアント呼び出しの場合、これは通常次のことを意味します。
- 会話をキャプチャします。
- 構造化された要約を生成します。
- 出力を確認します。
- 各パーツを適切な場所に配線します。
CRM メモがアカウントの近くに移動します。タスクはプロジェクトに近づきます。サポート コンテキストはチケットの近くにあります。要約はフォローアップ メールになります。請求の詳細は、請求書のコンテキストが保存される場所に保存されます。
それも同じ理由です CRM への営業電話メモ トランスクリプト以上のものが必要です。有用な出力は、次に行われるワークフローと一致する必要があります。
実用的なクライアント通話概要テンプレート
概要を手書きで作成する場合は、このテンプレートを使用してください。
電話の目的:
電話がかかってきた理由。
要約：
何が変わったかを説明する 2 ～ 3 文。
決定事項：
承認されたもの、拒否されたもの、延期されたもの、または未解決のままになったもの。
クライアントのコミットメント:
クライアントが送信、確認、検討、または決定すると約束したもの。
私たちの取り組み:
チームが送信、修正、確認、下書き、スケジュールすることを約束したもの。
アクションアイテム：
所有者、タスク、期限、宛先システム。
リスクまたは阻害要因:
次のステップを遅らせる可能性のあるもの。
フォローアップ草案:
クライアント向けの簡潔な要約。
ルーティング：
CRM、タスクボード、チケット、社内メモ、請求メモ、またはフォローアップ電子メール。
こちらが記入済みの例です：
電話の目的: オンボーディングのインポートの問題を確認し、次のステップを決定します。
要約： クライアントは、インポートの問題が新しいサインアップ フローではなく、従来の CSV エクスポートに影響することを確認しました。チームは、迅速なクリーンアップと完全な移行パスを比較することに同意しました。
決定事項： クライアントは選択する前に両方のオプションを望んでいます。
クライアントのコミットメント: 履歴エクスポートを検索可能にしておく必要があるかどうかを確認します。
私たちの取り組み: 木曜日までに 2 つのクリーンアップ オプションを送信してください。
アクションアイテム： アレックスはオプションのドラフトを作成します。 Maria はデータ保持の必要性を確認します。 CRMに輸入リスクを追加します。
リスクまたは阻害要因: 過去のエクスポートを検索可能にしておく必要がある場合は、発売日が変更される可能性があります。
フォローアップ草案: 「お電話ありがとうございます。木曜日までに 2 つのクリーンアップ オプションをお送りします。過去のエクスポートは起動後も検索可能にしておく必要があるかどうか確認していただけますか?」
ルーティング： CRM アカウントのメモ、プロジェクト タスク、フォローアップ メール。
この要約は十分に短いので使用できます。
それは信頼できるほど具体的です。
Superscribeの適合性
Superscribe Phone は、通話後の部分のために構築されています。
目標は、通話の多いチームに別のトランスクリプト フォルダーを提供することではありません。目標は、ビジネス コールがまだ新しいうちに、概要、フォローアップ、CRM コンテキスト、タスク、チケット、請求対象の詳細をレビューできるようにすることです。
チームにとって、これは「良好なコール、フォローアップ」のような曖昧な記録が減少することを意味します。
単独のオペレータにとっては、一日の終わりの再構築が少なくなります。
代理店、コンサルタント、採用担当者、アドバイザー、サポート チームにとって、これは会話が別のクリーンアップ タスクではなく、次の作業成果物になる可能性があることを意味します。
要約を次のステップにする必要がある場合
クライアントからの問い合わせをレビュー済みの作業成果物に変える
次のように使ってください Superscribe Phone クライアントの通話を要約、フォローアップ、CRM メモ、タスク、チケット、請求対象のコンテキストにする必要がある場合。
よくある質問
クライアント通話サマリージェネレーターとは何ですか?
クライアント通話サマリー ジェネレーターは、クライアントの会話を、意思決定、アクション アイテム、所有者、フォローアップ、リスク、ルーティング コンテキストを含む構造化されたサマリーに変換します。
クライアントとの通話の概要としては、記録だけで十分ですか?
通常はそうではありません。トランスクリプトには発言した内容が保存されますが、有用な要約では、何が変更されたか、何が決定されたか、次のステップの所有者は誰か、出力はどこに送信されるべきかが説明されます。
クライアントの通話概要には何を含めるべきですか?
これには、通話の目的、意思決定、クライアントのコミットメント、チームのコミットメント、アクションアイテム、リスク、フォローアップドラフト、および各部分が属するシステムが含まれる必要があります。
クライアントの通話概要は自動的に送信されるべきですか?
最初にそれらを見直す必要があります。生成された概要で出力の下書きを作成できますが、送信する前に人間がコミットメント、機密の詳細、クライアントに安全な文言をチェックする必要があります。
クライアント通話の概要はクライアント通話メモとどう違うのですか?
クライアントの通話メモには、より広範なコンテキストとソースの詳細が含まれる場合があります。クライアント通話の概要は短く、何が変更されたか、次に何が起こるか、何をルーティングする必要があるかに焦点を当てるべきです。