取締役会議事録ソフトウェア：選ぶときのポイント

取締役会の議事録は、他のどんな会議メモとも性質が違います。楽しみのために読む人はいません。読まれるのは何か問題が起きたときで、その場にいなかった誰かが、何が、誰によって、どんな根拠で決まったのかを探すために読みます。だからこそ、ソフトウェアに求められる役割も変わってきます。

いわゆる「取締役会議事録ソフト」の多くはポータルです。議題、ボードパック、議事録テンプレート付きのエディタ、電子署名。役には立ちますが、いちばん難しい部分、つまりその場で実際に何が話されたのかを正確に記録することには何も手を打っていません。

重要なのはテンプレートではなく記録そのもの

議事録のテンプレートを用意するのは簡単です。事務局はすでに持っています。本当に難しく、本当にリスクがあるのは、そのテンプレートを埋めるための元データのほうです。今のところその元データは、議論を追いながら書かれた一人のメモであり、あとから記憶を頼りに整えられたものです。ある取締役が「自分はそんなことは言っていない」と食い違った議事録の話は、どの取締役会にもあります。

つまり最初に探すべきものは、きれいなテンプレートではありません。正式な議事録を照合できる、発言者付きの逐語記録です。

記録のためのチェックリスト

要約だけでなく、全文の文字起こし。 要約は読むためのもの、文字起こしは争いを解決するためのものです。両方が必要で、文字起こしにはタイムスタンプが付いていること。
発言者名の特定。 ガバナンス文書で「話者2が異議を唱えた」では使い物になりません。記録は各発言を個人に紐づけるべきです。
会議室で使えること。 取締役会はテーブルを囲んで行われます。ビデオ通話が必要なツールはリモート参加の取締役だけを録音し、会議室を取りこぼします。これでは本末転倒です。
ハイブリッドでも記録は1つ。 リモート参加者も会議室と同じ文字起こしに集約されなければ、議事録の情報源が2つになり、内容が食い違いかねません。
音声をテキストとともに保存。 文言に異議が出たら、その場で再生する。
決定事項と担当者を抽出。 書記は白紙からではなく、記録から抽出された決定事項とアクションアイテムのリストから始めるべきだ。
同意が目に見えること。 録音していることは、その場にいる全員にとって明らかでなければならない。
アウトプットの置き場所。 会議体ごとに整理され、組織がすでに使っているシステムからアクセスできること。

Superscribe Phone が合うところ

Superscribe Phone は、私がビジネスの通話と会議のために作った iPhone アプリで、上記の1〜8を、既存のポータルでは見たことのないやり方でカバーしている:

「会議を開始」をタップすれば、その場の会話を録音。録音中の状態は表示され続け、画面上のリマインダーで同意が目に見える形になる。
文字起こしは話者を分けて表示し、自己紹介があれば名前も付ける。名前はタップひとつで変更できる。
リモート参加者は会議の中から電話で呼び出せて、同じ文字起こしに表示される。
録音はそのまま残り、後から再生できる。
各会議にはタイトル、決定事項の要約、そしてタップひとつで確定できるフォローアップ案が付く。口述したリストはリマインダーのチェックリストになる。
会議は自動的にプロジェクトへ整理され、Pipedrive にアクティビティとして送られる。それ以外のツールも API と MCP 経由で取得できる。

iPhone上の会議の文字起こし。話者名、話者リスト、そして会議が振り分けられたプロジェクトが表示されている — 記録：発言者名、文字起こし、保存先。デモアカウント、サンプルデータ。

会議の詳細画面。抽出されたフォローアップが提案アクションとして表示されている：チェックリストと日付付きのリマインダー — 決定事項と担当者を提案アクションとして抽出。書記は白紙ではなくリストから始められます。

できないこと。あとで気づかれるより先に言っておく: 正式な議事録の書式を整えることも、議題を管理することも、決議や署名を進めることもしない。それはポータルに任せればいい。ただし、再構成ではなく本物の記録を渡してほしい。

役員会議室の外にある「議事録が要る」会議

同じ理屈は、議事録を残す必要があるあらゆる組織に当てはまります。評議会、委員会、協会、クライアントのステアリンググループ、労使協議会など。求められるのは常に、誰が何を決めたかを説明できる記録です。ツール上の問題も常に同じで、会議は部屋の中で行われ、部屋にはリンクがありません。テーブルの上のiPhoneが記録を解決し、残りは組織自身のフォーマットが引き受けます。

率直なテスト

いつもの議事録担当者と並行して、会議を1回録音してみてください。その後、書記のドラフトを文字起こしと抽出された決定事項と比べてみます。私の経験では、ドラフトが間違っているわけではありませんが、内容は薄くなります。そして、薄くなっている箇所こそが、後になって重要になる箇所です。

こちらから始める：自動で書き上がる議事録、または会議ボットを使わないAI議事録を読めば、ボット方式が会議室を捉えられない理由がわかります。