Anropet avsluttes.

Notatene skal allerede være gjort.

Det er hele løftet bak notater som skriver seg selv. Ikke en annen opptaker. Ikke et annet transkript du lover å rydde opp i senere. En arbeidsflyt for samtalenotater bør fange hva som skjedde, trekke ut beslutningene, finne oppfølgingene, og gi deg noe du faktisk kan bruke.

Fordi den dyre delen er ikke å ta notater.

Hvis samtalen allerede inneholder oppfølgingen

La samtalen bli notatet

Superscribe Phone fanger samtaler og strukturerer de nyttige delene slik at sammendrag, oppgaver, billetter og oppfølginger ikke må bygges opp fra hukommelsen.

Prøv Superscribe gratis

Den dyre delen er å huske hva som var viktig etter seks flere samtaler, tre Slack-tråder, og én halvferdig faktura.

Hvorfor manuelle samtalenotater feiler

</div> Manuelle notater feiler av kjedelige menneskelige grunner.

Du prøver å lytte, tenke, stille gode spørsmål, håndtere kunden, og skrive samtidig. Noe blir glemt.

Vanligvis er det en av disse:

• det eksakte løftet du ga
• oppfølgingsdatoen
• den lille innvendingen kunden kom med
• oppgaven noen andre må gjøre
• den fakturerbare konteksten
• grunnen bak en beslutning
• setningen som ville gjort oppfølgings-e-posten enkel

Etter samtalen kan du fortsatt huske den generelle formen. Men generell form er ikke nok når du trenger en kundeoppdatering, CRM-notat, prosjektoppgave, billett, eller fakturadetalj.

Det er derfor “jeg skriver det ned etterpå” stille blir dokumentasjonsgjeld.

Et transkript er ikke det samme som et notat

Opptak og transkripsjon er nyttige, men de er ikke målstreken.

Et transkript svarer på ett spørsmål:

Hva ble sagt?

Et nyttig samtalenotat svarer på bedre spørsmål:

• Hva skjedde?
• Hva har endret seg?
• Hva bestemte vi?

</div>

• Hvem har ansvar for neste steg?
• Hva skal sendes til klienten?
• Hva skal forbli internt?
• Hva må bli en oppgave, billett eller fakturalinje?

Hvis verktøyet ditt gir deg en vegg av tekst og lar deg trekke ut alt manuelt, skrev ikke notatet seg selv. Du har bare utsatt arbeidet.

Hva selvskrevne samtalenotater bør inkludere

For frilansere, konsulenter, supportteam og små kundeorienterte bedrifter, er det nyttige resultatet vanligvis ikke ett dokument.

Det er noen forskjellige artefakter fra den samme samtalen.

1. Et kort menneskelig sammendrag

Du trenger den rene versjonen av samtalen i klart språk.

Noe som:

• hva samtalen handlet om
• hva klienten trengte
• hva som ble avtalt
• hva som skjer videre

Dette er notatet du kan skanne i morgen uten å måtte spille av hele samtalen i hodet ditt.

2. En oppgaveliste

De fleste samtaler skaper arbeid.

Oppgavelisten bør skille vage diskusjoner fra faktiske forpliktelser:

• send revidert forslag innen fredag
• sjekk tilgang til staging-kontoen
• opprett billett for VPN-problemet
• følg opp med Anna etter interessentgjennomgangen
• legg til 45 minutter på mai-fakturaen

Et samtalenotat er bare halvveis nyttig hvis handlingspunktene forblir begravd i avsnitt.

3. En klient-sikker oppfølging

Ordene du holder internt er ikke alltid ordene du sender tilbake til klienten.

En god samtaleprosess kan gjøre konversasjonen om til en klar oppfølgings-e-post eller melding, uten å inkludere private notater, rotete feilsøking eller dine grove tanker.

Det sparer tid og reduserer sjansen for at oppfølgingen blir glemt.

4. En strukturert post for systemet for oppbevaring

Avhengig av arbeidet ditt, kan den endelige destinasjonen være:

• et CRM-notat
• en helpdesk-billett
• en prosjektoppgave
• et saksnotat
• en fakturadetalj
• et agentprompt
• et internt sammendrag

Selvskrevne notater bør ikke fange opp innholdet i en notatapp. Poenget er å flytte samtalen til stedet der det neste arbeidet skjer.

Hvor Superscribe passer inn

Superscribe Phone er bygget rundt ideen om at samtaler skaper arbeid.

Flyten er enkel:

1. Samtalen skjer naturlig.
2. Superscribe fanger opp og transkriberer samtalen.
3. Samtalen formes til brukbare utdata.
4. Disse utdataene kan bli notater, oppgaver, billetter, oppfølginger, CRM-oppføringer, eller agentarbeidsflyter.

Den viktige delen er laget etter transkripsjonen.

For en frilanser kan det bety et kundesammendrag og fakturerbar kontekst. For en IT-konsulent kan det bety en supportbillett og en oppdatering som er trygg for kunden. For et lite byrå kan det bety oppgaver som er tildelt før teamet glemmer hva som ble lovet.

Det er også derfor samtalenotater kobles direkte til tidsregistrering. Samtalen er ikke bare kommunikasjon. Det er arbeid, beslutninger, løfter, og kontekst som ofte må vises senere i fakturering eller levering.

Du kan se det samme mønsteret i Automatiske samtalenotater for frilansere, Telefonanrop til automatisk oppsummering og oppgaver, Beste app for IT-supportanropsnotater, og Hvordan IT-konsulenter slutter å miste fakturerbar tid etter supportanrop.

Den praktiske testen

Hvis du leter etter samtalenotater som skriver seg selv, still ett spørsmål etter den neste samtalen:

Hva krevde fortsatt manuell opprydning?

Hvis du fortsatt måtte lese gjennom transkripsjonen, lete etter handlingspunkter, skrive om kundesammendraget, opprette oppgaver og loggføre faktureringskonteksten, fanget verktøyet samtalen, men fullførte ikke jobben.

Den bedre versjonen ser slik ut:

• sammendraget er klart
• oppgavene er adskilt
• oppfølgingen er utarbeidet
• systemet for registrering har riktig form
• den fakturerbare konteksten går ikke tapt
• samtalen er søkbar senere

Det er hva «selvskrift» bør bety.

Ikke magi. Ikke vag IA-produktivitetspråk.

Bare færre tapte løfter, færre tomme notater og mindre arbeid etter samtalen.

Relatert lesing

• Automatiske samtalenotater for frilansere
• Telefonanrop til automatisk oppsummering og oppgaver
• Beste app for IT-supportanropsnotater
• Hvordan IT-konsulenter slutter å miste fakturerbar tid etter supportanrop

Ofte stilte spørsmål

Hva er samtalenotater som skriver seg selv?

De er samtalenotater generert fra selve samtalen, deretter strukturert til et sammendrag, handlingspunkter, oppfølging og systemklar registrering. Målet er å redusere manuell opprydning etter samtalen.

Er en transkripsjon nok for automatiske samtalenotater?

Vanligvis ikke. En transkripsjon forteller deg hva som ble sagt. Et nyttig samtalenotat viser hva som skjedde, hva som ble besluttet, hvem som eier neste steg, og hvor informasjonen må gå.

Hvem trenger selvskriftende samtalenotater?

De er mest nyttige for frilansere, konsulenter, supportteam, salgsteam, byråer og små bedrifter der samtaler skaper oppfølginger, billetter, oppgaver, kundeoppdateringer eller faktureringskontekst.