Søker du på «ta opp møte på iPhone», får du to typer svar. Det første er Talememoer, som gir deg en lydfil og ingenting mer. Det andre er en møtenotatapp som krever en Zoom-lenke, noe møtet foran deg ikke har.

Her er det tredje svaret: legg telefonen på bordet, trykk på én knapp, og gå ut med referatet ferdig skrevet.

Hva Talememoer gir deg – og hva det ikke gir deg

Talememoer tar opp helt fint. Problemet begynner etter møtet. Du har førti minutter med lyd, ingen anelse om hvem som sa hva, og nøyaktig samme jobb som før: høre gjennom, skrive det ut, purre på oppgavene. De fleste hører aldri gjennom. Opptaket blir en forsikring ingen bruker.

Et møteopptak er bare nyttig hvis det blir til et dokument uten at du må skrive det.

Ta opp møtet med Superscribe Phone

Superscribe Phone er iPhone-appen jeg lagde for jobbsamtaler, og fra versjon 1.1 tar den opp møter også. Flyten er kort med vilje.

1. Åpne Møter og trykk Start møte. Telefonen tar opp rommet. En synlig opptaksindikator og en påminnelse på skjermen gjør det tydelig for alle at møtet blir tatt opp, noe som både er høflig og mange steder påkrevd.
2. Velg mikrofon hvis rommet er krevende. Den innebygde mikrofonen klarer et vanlig møtebord. I et stort rom eller på en støyende arbeidsplass velger du et headset eller AirPods fra inngangsvelgeren.
3. Ta med dem som ikke er i rommet. Trykk for å ringe en kontakt inn i møtet. De hører rommet, rommet hører dem, og deres del havner i samme transkripsjon. Fjern dem når som helst.
4. Stopp når møtet er ferdig. Opplasting og transkripsjon kjører i bakgrunnen. I løpet av noen minutter har møtet en tittel, en transkripsjon der hver taler er skilt ut, og et sammendrag av hva som ble bestemt.

Møter-fanen. Velg mikrofon og antall deltakere, trykk Start møte.

Etter en befaring: en avviksliste og en datert oppfølging – hver med ett trykk for å bekrefte.

Navngitte deltakere, og møtet lagret på riktig prosjekt. Demokonto, syntetiske data.

Talere får navn, ikke numre

Det som gjør transkripsjonen lesbar, er navngivning av talere. Stemmer skilles automatisk. Når noen presenterer seg, «Hei, jeg er Anna fra innkjøp», settes navnet Anna på hennes replikker fra da av. Hvem som helst kan gis nytt navn med ett trykk, og folk som ringer inn på telefon får kontaktnavnet sitt. Du sitter igjen med et referat som leses som en samtale, ikke som «Taler 3 sa».

Referatet, beslutningene og oppfølgingene

Det er her opptaket slutter å være lyd og blir til arbeid:

• Sammendrag. Hva møtet handlet om og hva som ble bestemt, kort nok til å leses på vei til det neste.
• Foreslåtte handlinger. Superscribe leser transkripsjonen etter ting som er verdt å gjøre: en person som skal ringes tilbake, en dato som ble avtalt, et løfte som bør bli en påminnelse, en ukjent oppringer som er verdt å lagre. Hver av dem bekreftes med ett trykk, og ingenting skjer av seg selv.
• Sjekklister. Hvis noen dikterer en liste under møtet, gjør ett trykk den om til en egen liste i Påminnelser med et avkryssbart punkt per oppføring.
• Arkivering. Møtet arkiveres automatisk under riktig prosjekt og sendes til Pipedrive som en møteaktivitet, slik at CRM-en ikke trenger å høre om møtet fra deg senere.

Tidskritiske oppfølginger dukker også opp på låseskjermen med ekte knapper, slik at «lag påminnelsen» skjer før du i det hele tatt har låst opp telefonen.

Når du trenger de nøyaktige ordene

Avspilling ligger i appen ved siden av transkripsjonen. Når to personer husker en beslutning ulikt, spiller du av de tjue sekundene det gjelder i stedet for å krangle om det. Den ene funksjonen har avgjort flere uenigheter for meg enn noe sammendrag.

Noen ærlige begrensninger

• Den tar opp rommet den er i. I et møterom på størrelse med en liten sal må telefonen være nær dem som snakker, eller du må bruke en ekstern mikrofon.
• Den er kun tilgjengelig for iPhone i dag. Skrivebordsappene håndterer diktering ved pulten din, ikke opptak av møter.
• Det formelle referatoppsettet organisasjonen din bruker, settes fortsatt opp av et menneske. Det du får, er et komplett referat med navn og tidsstempler, samt en liste over beslutninger å bruke det på.

Prøv det på neste møte

Installer Superscribe Phone, åpne Meetings og legg telefonen på bordet i ditt neste kundemøte. Når du reiser deg, kan du lese sammendraget før du er fremme ved bilen. Det er hele testen.

Se møtereferater som skriver seg selv for hvordan bitene henger sammen, eller AI-møtereferat uten møtebot hvis du har blitt skuffet av en møtereferent som bare fungerer på Zoom.