registo de chamadas com notas
Um registo de chamadas com notas que não teve de escrever
Acaba uma chamada com um cliente, entra logo na seguinte e, ao fim do dia, o detalhe que prometeu tratar já se esbateu. O Superscribe Phone transforma cada chamada no seu próprio número de iPhone num registo com título, resumo e passos seguintes.
Superscribe
Pare de reconstruir ligações pela memória
Use Superscribe para capturar as palavras, contexto, próximos passos e tempo enquanto o trabalho ainda acontece.
Procure “registo de chamadas com notas” e encontra dois tipos de produto. Um registador de chamadas com um número, uma duração, uma data e uma caixa vazia onde as notas deviam estar. Ou uma extensão de CRM que lhe deixa escrever essas notas depois da chamada, que é exatamente o trabalho que queria evitar. Os dois deixam a parte difícil consigo.
Para consultores, a parte difícil não é o registo de que houve uma chamada. Isso o telefone já tem. É que o valor de uma chamada com um cliente está em meia dúzia de frases de nuance. A alteração de âmbito que referiram de passagem. A data em que precisam do rascunho. A razão pela qual ficaram calados na segunda opção. Um registo de chamadas com notas só vale a pena se guardar isso e, passadas mais duas chamadas, já desapareceu.
Por isso reconstrói tudo. Um bocado do fim do dia que não é faturável, a reconstruir conversas que já teve. Esse tempo sai da sua margem.
O que um registo de chamadas com notas tem de guardar
Um registo útil não é um campo com o número de quem ligou por cima. São umas quantas coisas que o seu telefone nunca guardou.
| O que é registado hoje | O que precisa que diga |
|---|---|
| Quem ligou e a que horas | A que cliente e a que projeto pertence esta chamada |
| Duração | A que trabalho pertence essa duração |
| Nada sobre o conteúdo | O que foi dito, nas palavras do próprio cliente |
| Nada sobre o seguimento | O que ficou de fazer, e até quando |
Um registo tem este aspeto.
Título. Chamada de implementação, âmbito da fase dois Resumo. O cliente quer o módulo de relatórios passado para a fase dois e o dia de formação depois de fechar a auditoria. O orçamento da fase um mantém-se. Ações sugeridas. Adicionar o dia de formação ao calendário. Criar um lembrete para enviar o plano de fases revisto na segunda-feira.
Tudo o que está na coluna da direita, e tudo o que está por baixo daquele título, é hoje posto lá por si, de memória, horas depois. A falha é toda essa.
Como o registo se escreve sozinho assim que a chamada acaba
O Superscribe Phone é uma app gratuita para iPhone. Mantém o seu número e atende as chamadas como sempre atendeu. Não há nenhum bot a entrar em lado nenhum, nem novo sistema telefónico, nem portabilidade, nem extensão para o cliente marcar.
Quando a chamada acaba, é transcrita. Muitas línguas, detetadas automaticamente, o que conta se parte dos seus clientes trabalha noutra língua que não o inglês. O registo fica com título, resumo e ações sugeridas.
A lista de ações sugeridas é curta de propósito, porque uma lista longa seria só ruído: devolver uma chamada, pôr no calendário a hora combinada, criar um lembrete, guardar nos contactos um número desconhecido e transformar uma lista que ditou numa checklist nos Lembretes. Cada uma é um único toque. Nada acontece sozinho. As mais urgentes aparecem no ecrã de bloqueio com os botões ali mesmo, para que a chamada que prometeu devolver às 11h não fique enterrada numa app que só volta a abrir às sete.
Há uma coisa que não faz, e prefiro dizê-lo aqui a deixar que descubra mais tarde: não escreve emails. Não redige o seguimento para o cliente nem envia nada por si. O que lhe entrega é o resumo e a lista do que ficou combinado, que é justamente a parte que andava a reconstruir.
Porque pus as notas dentro da chamada em vez de depois dela
Construí o Superscribe a partir de um padrão que repetia sempre. Falava com clareza sobre um trabalho, numa chamada ou para um gravador, e depois passava a noite a transformar isso em texto pior do que aquilo que tinha dito. O que falava era a boa versão. O que escrevia era uma cópia degradada, feita três horas mais tarde.
Os consultores têm uma versão mais aguda do mesmo problema. Ao vivo, é excelente. Faz a pergunta certa no momento e tem o trabalho todo na cabeça enquanto o cliente fala. Depois desaparece numa noite de tarefas administrativas, e o ponto de situação que envia é mais fraco do que a chamada foi.
Por isso a regra era simples. Captar o trabalho falado onde ele acontece e nunca pedir a ninguém que o reconstrua de memória depois. A versão para telefone aplica isso às chamadas que pagam tudo o resto.
Onde o registo de chamadas vai parar depois de desligar
Um registo que fica preso numa app é pouco mais do que um caderno. O que faz valer a pena guardá-lo é para onde vai a seguir.
As chamadas são arquivadas no projeto certo automaticamente, por isso o registo chega organizado por trabalho e não como uma lista interminável. A partir daí, uma chamada pode ser enviada para o Pipedrive como atividade, para o registo ficar onde o seu pipeline já está. O Pipedrive é o CRM com que integramos pelo nome. Para tudo o resto, os dados saem pela nossa API e pelo MCP.
As reuniões vão para o mesmo registo. Toque em Iniciar reunião, ponha o telefone na mesa, e a sala é gravada com um indicador de gravação visível, para ninguém ser apanhado de surpresa. Quem não puder estar presente entra por telefone na mesma transcrição. Os oradores são separados e identificados quando se apresentam. O resumo, as decisões e os seguimentos ficam prontos quando a reunião acaba. A captura só existe no iPhone. As apps de computador fazem ditado, não gravação de sala.
Se trabalha com outras pessoas, o Business Voice acrescenta lugares e minutos partilhados para que o registo cubra também as chamadas da equipa.
O que isto muda mesmo na sua semana
Não é que nunca mais vá tirar notas de chamadas. Vai continuar a escrever o ponto de situação para o cliente e a decidir que pedido de alteração é faturável. O que muda é o ponto de partida.
Hoje parte de uma página em branco e de uma memória a esbater-se de uma chamada de há quatro horas. Com um registo de chamadas que traz as suas próprias notas, parte da transcrição, do resumo e de uma lista do que disse que ia fazer. O resumo segue no mesmo dia e a nuance sobrevive, porque foi captada enquanto ainda estava certa. Cada chamada já está no cliente certo, por isso, quando escreve a fatura, está a ler o registo em vez de adivinhar em que semana foi a chamada.
Próximo passo
Registe bem uma chamada e veja o que andava a perder
Atenda uma única chamada de cliente com o Superscribe a correr e depois compare o registo com o que teria escrito de memória nessa noite.
Perguntas que os consultores fazem
O meu cliente tem de instalar alguma coisa ou ligar para outro número? Não. Mantém o seu número e chegam a si como sempre chegaram. Não há nenhum bot na linha nem nada em que tenham de entrar.
Posso levar o registo de chamadas com notas para os meus sistemas? Sim. As chamadas são arquivadas no projeto certo e podem ser enviadas para o Pipedrive como atividade. Para tudo o resto, a transcrição, o resumo e as ações saem pela API e pelo MCP.
E as chamadas noutra língua? A transcrição cobre muitas línguas e deteta-as automaticamente, por isso uma chamada na língua do seu cliente volta na mesma como um registo com título, resumo e ações sugeridas.