ينبغي لملاحظات الاتصال التلقائية للاستشاريين أن تفعل أكثر من مجرد إثبات حدوث المكالمة.
المكالمة عادة ما تكون حيث يتغير العمل.
يوافق العميل على خيار واحد، أو يرفض خيارًا آخر، أو يذكر مانعًا، أو يطلب متابعة، أو يغير موعدًا نهائيًا، أو يضيف أحد أصحاب المصلحة، أو يقول شيئًا يؤثر بهدوء على النطاق.
إذا كانت الملاحظة تقول فقط "الخطوات التالية التي تمت مناقشتها"، فلا يزال يتعين على الاستشاري إعادة بناء الجزء المفيد يدويًا.
هذه هي المشكلة التي يجب أن تحلها ملاحظات المكالمات التلقائية.
ليس النسخ.
إعادة الإعمار.
عندما تقوم مكالمات المستشار بإنشاء متابعة
حوّل المكالمات إلى ملاحظات، مهام، ومتابعات
يساعد Superscribe Phone في تحويل محادثات العميل إلى ملخصات تمت مراجعتها وسياق CRM ومهام وتذاكر ومتابعات وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المكالمة التالية.
النسخة القصيرة
تعتبر ملاحظات الاتصال التلقائية للمستشارين مفيدة عند تسجيل ما تغير وما يجب أن يحدث بعد ذلك.
يجب أن تتضمن الملاحظة الجيدة ما يلي:
- غرض المكالمة
- سياق العميل
- القرارات
- مهام العمل
- أصحاب
- التواريخ أو المواعيد النهائية
- المخاطر والحواجز
- أسئلة مفتوحة
- مشروع المتابعة
- CRM أو المشروع أو التذكرة أو سياق الفوترة
هذا هو الفرق بين النص ومذكرة العمل.
نسخة تحافظ على المحادثة.
يجب أن تحافظ مذكرة الاتصال الاستشارية على الاتجاه.
تؤدي مكالمات المستشارين إلى إنشاء عمل في عدة أماكن
لا تؤدي معظم مكالمات العملاء إلى إنشاء مخرجات واحدة مرتبة.
أنها تخلق عدة.
يحتاج CRM إلى سياق الحساب. يحتاج مجلس المشروع إلى الخطوات التالية. يحتاج العميل إلى خلاصة نظيفة. يحتاج فريق التسليم إلى سياق داخلي. قد تحتاج الفاتورة أو مذكرة النطاق إلى الجزء الذي طلب فيه العميل شيئًا إضافيًا.
لهذا السبب ملاحظات استدعاء المستشار يجب الحكم على ما يساعدونك على القيام به بعد المكالمة، وليس فقط ما إذا كان الملخص قابلاً للقراءة.
للقراءة هو شريط منخفض.
وسائل مفيدة يمكن أن تتحرك المذكرة.
حيث تكون ملخصات الذكاء الاصطناعي العامة قصيرة
غالبًا ما تبدو الملخصات العامة مصقولة أثناء إخفاء العمل.
يقولون أشياء مثل:
ناقش المستشار والعميل التقدم المحرز في الإعداد، وراجعا العوائق الحالية، واتفقا على المتابعة.
هذا ليس خطأ.
هذا لا يكفي.
لا أحد يعرف أي مانع يهم. لا أحد يعرف من يملك المتابعة. لا أحد يعرف ما إذا كان النطاق قد تغير. لا أحد يعرف ما الذي يجب إدخاله في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو قائمة المهام، أو البريد الإلكتروني للعميل.
قام الملخص بضغط المكالمة حتى اختفت التفاصيل المفيدة.
ملاحظة أقوى تبدو كالتالي:
وافق العميل على خطة الإعداد الأصغر إذا استمرت أعمال الاستيراد لمدة تقل عن أربع ساعات. سيرسل المستشار خيارين للتنظيف بحلول يوم الخميس. يحتاج العميل إلى موافقة التمويل قبل إضافة وحدة التحليلات. أضف مخاطر الاستيراد إلى ملاحظة حساب CRM وقم بإنشاء مهمة مشروع لمقترح التنظيف.
هذه المذكرة ليست أطول من ذلك بكثير.
إنه منظم فقط حول ما سيحدث بعد ذلك.
ما هي ملاحظات المكالمة التلقائية التي يجب التقاطها
استخدم هذه الأقسام كقائمة مرجعية عند تقييم أي أداة.
1. لماذا حدثت المكالمة
يجب أن تبدأ الملاحظة بغرض المكالمة.
ضعيف:
- تحقق في
- مكالمة العميل
- مناقشة الإعداد
مفيد:
- قرر ما إذا كان بإمكان العميل التشغيل بدون استيراد ملف CSV التاريخي.
- راجع سبب تعثر تسجيل خروج أصحاب المصلحة وأعد ضبط خطة التسليم.
- تشخيص سبب عدم قدرة العميل على دعوة مستخدمين إلى مساحة العمل.
الغرض يؤطر بقية المذكرة. وبدون ذلك، تطفو القرارات وبنود العمل دون سياق.
2. ما تقرر
يضيع المستشارون الوقت عندما يتم تذكر القرارات على أنها مشاعر.
"الخيار B الذي أعجب به العميل" ليس قرارًا.
"الخيار ب الذي وافق عليه العميل إذا استمر التنفيذ لمدة تقل عن أربع ساعات" هو قرار.
يجب أن تكون ملاحظات المكالمة التلقائية منفصلة:
- قرارات محسومة
- الخيارات المرفوضة
- قرارات مفتوحة
- شروط الموافقة
- الذي لديه سلطة اتخاذ القرار التالي
وهذا مهم لأن المكالمة التالية غالبًا ما تبدأ من سجل القرار، وليس من النص.
3. بنود العمل مع أصحابها
كل خطوة تالية تحتاج إلى مالك.
إذا كانت الملكية غير واضحة، فيجب أن تشير المذكرة إلى ذلك. الفجوة المرئية أفضل من المهمة المزيفة.
عناصر العمل المفيدة تبدو مثل هذا:
- أرسل قائمة مراجعة الإعداد المنقحة إلى Maya بحلول يوم الخميس.
- اسأل الشؤون المالية عما إذا كانت وحدة التحليلات تحتاج إلى موافقة الشراء.
- قم بإنشاء تذكرة دعم لأذونات مساحة العمل المفقودة.
- أضف مخاطر الاستيراد إلى ملاحظة حساب CRM.
هنا يأتي دور مكالمة هاتفية لسير عمل قائمة المهام يصبح أكثر قيمة من خلاصة أجمل.
قائمة المهام هي النسخة التشغيلية للمكالمة.
4. المخاطر والمعوقات وتفاصيل النطاق
غالبًا ما تحتوي مكالمات العملاء على تحذيرات صغيرة لا تبدو وكأنها مهام بعد.
من السهل أن تفقد تلك الأشياء.
تحافظ ملاحظات المكالمات التلقائية الجيدة على:
- خطر الجدول الزمني
- صاحب المصلحة المفقود
- قلق الميزانية
- مانع تقني
- تغيير النطاق
- التبعية القانونية أو التبعية على المشتريات
- إحباط العميل
- تسليم غير واضح
إذا قال العميل: "يمكننا أن نبدأ البث المباشر يوم الجمعة، لكن الشؤون القانونية لم تراجع بند البيانات"، فلا ينبغي أن تختصر المذكرة ذلك إلى "الجدول الزمني الذي تمت مناقشته".
الخطر هو النقطة.
5. متابعة آمنة للعميل
الملاحظة الداخلية والبريد الإلكتروني للعميل ليسا نفس الشيء.
يجب أن تساعد الملاحظات التلقائية في إنشاء كليهما.
يمكن أن يتضمن الإصدار الداخلي سياقًا تقريبيًا ومخاوف وتفاصيل التسليم. يجب أن تؤكد النسخة الآمنة للعميل القرارات والخطوات التالية والمالكين والأسئلة المفتوحة دون الكشف عن التعليقات الخاصة.
إذا كانت المتابعة لا تزال تتطلب إعادة تشغيل المكالمة في رأسك، فإن الملاحظة التلقائية لم تنهي المهمة.
المذكرة تحتاج إلى وجهة
تصبح ملاحظات الاتصال التلقائية أكثر قيمة عندما يصل كل جزء بالقرب من العمل الذي يؤثر عليه.
بالنسبة للاستشاريين، هذا يعني عادة:
- ملاحظة CRM لسجل الحساب
- مهمة تنفيذ المشروع
- متابعة البريد الإلكتروني للعميل
- مذكرة تسليم لفريق التسليم
- تذكرة لمشكلة الدعم
- الفواتير أو مذكرة النطاق عندما يتغير العمل المدفوع الأجر
لهذا السبب برنامج ملاحظات مكالمات العميل ينبغي الحكم عليها من خلال التوجيه، وليس فقط الالتقاط.
يمكن لمكالمة واحدة إنشاء عدة مخرجات. نادرًا ما يخدمهم ملخص واحد بشكل جيد جميعًا.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone لمكالمات المستشارين التي تحتاج إلى متابعة.
فهو يساعد في تحويل المحادثات الهاتفية إلى ملخصات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من قائمة انتظار تنظيف أخرى.
الجزء المهم ليس أن الذكاء الاصطناعي يكتب فقرة أجمل.
الجزء المهم هو أن القطع المفيدة منفصلة بما يكفي للمراجعة والنقل.
وهذا يحافظ على سيطرة المستشار مع تقليل سير عمل ما بعد المكالمة.
بالنسبة للمكالمات التي يجب أن تصبح مخرجات عمل
احتفظ بالملاحظات والمهام وسياق العميل معًا
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العملاء إلى ملخصات ومتابعات وتحديثات CRM وتذاكر ومهام وسياق قابل للفوترة.
شراء القائمة المرجعية
قبل اختيار ملاحظات المكالمات التلقائية للاستشاريين، اسأل:
- هل تلتقط الأداة القرارات بشكل منفصل عن المناقشة؟
- هل لكل عنصر عمل مالك؟
- هل يحافظ على المخاطر والحواجز وتغييرات النطاق؟
- هل يمكن أن يساعد في صياغة متابعة آمنة للعميل؟
- هل يمكن أن تتحرك الملاحظة نحو إدارة علاقات العملاء (CRM) أو المهام أو التذاكر أو عمليات التسليم؟
- هل يقلل من إعادة الإعمار، أو ينشئ لوحة تحكم أخرى للتحقق؟
الأداة الصحيحة يجب أن تجعل المراجعة أسرع من الذاكرة.
لا يزال المستشارون بحاجة إلى الحكم. لا تزال تقوم بمراجعة الملاحظة قبل أن تصبح سجلاً. لا يزال عليك أن تقرر ما يذهب إلى العميل وما يبقى داخليًا.
ولكن لا ينبغي عليك إعادة بناء المكالمة بالكامل من البداية.
هذا هو الشريط: تنتهي المكالمة، وتكون الأجزاء المفيدة قريبة بالفعل من المكان الذي يجب أن تذهب إليه.
أقل إعادة بناء بعد المكالمة
تحويل مكالمات المستشارين إلى متابعة منظمة
تساعد Superscribe Phone الاستشاريين على تحويل المكالمات إلى ملخصات، مهام، ملاحظات CRM، ومسودات متابعة حتى لا يعتمد العمل على الذاكرة في نهاية اليوم.