الصورة الرمزية: بولا بعد المكالمة
أفضل تطبيق لملاحظات مكالمات المستشارين ليس هو الذي يحتوي على أجمل نص.
إنه الذي يساعد المكالمة على التحول إلى عمل.
عادةً ما تخلق مكالمة المستشار أكثر من مجرد ملاحظة. إنها تخلق بريدًا إلكترونيًا للمتابعة، وتحديثًا لنظام إدارة علاقات العملاء، وقائمة مهام، وتسليم لفريق التنفيذ، وسجل قرار، وأحيانًا تفاصيل الفواتير أو النطاق التي تهم لاحقًا.
إذا كانت الأداة تعطيك فقط تسجيلًا وملخصًا، فلا يزال لديك الجزء الأصعب: تحديد ما الذي تغير في المكالمة وأين يجب أن تذهب تلك المعلومات.
عندما تخلق مكالمات العملاء العمل
حوّل مكالمات المستشارين إلى ملاحظات، مهام، ومتابعات
تلتقط Superscribe Phone محادثات العملاء وتساعد في توجيه المخرجات المفيدة نحو ملاحظات CRM، قوائم المهام، رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، التسليمات، التذاكر، وتدفقات عمل الوكلاء.
يجب أن تكون ملاحظات مكالمات المستشارين عملية
تقول الملاحظة العادية ما حدث.
تقول الملاحظة المفيدة للمستشار ما يحدث بعد ذلك.
تلك الفروق مهمة لأن المستشارين نادرًا ما يأخذون المكالمات من أجل التوثيق. عادةً ما تكون المكالمة جزءًا من التنفيذ، المبيعات، التوجيه، إدارة الحسابات، أو العمل الاستشاري.
يجب أن تجعل ملاحظة المكالمة القوية الإجراء التالي واضحًا:
- ما طلبه العميل
- ما تم الاتفاق عليه
- ما الذي تغير في النطاق أو الأولوية
- ما يحتاج إلى متابعة
- من المسؤول عن الخطوة التالية
- ما الذي يجب أن يدخل في نظام إدارة علاقات العملاء
- ما الذي يجب أن يصبح مهمة مشروع
- ما السياق الذي يحتاجه فريق التنفيذ
إذا بقيت تلك التفاصيل مدفونة في نص، فإن العمل يتم التقاطه تقنيًا ولكنه عمليًا غير مكتمل.
لماذا النصوص المكتوبة ليست كافية
يساعدك النسخ على تذكر ما قيل.
تحتاج الأعمال الاستشارية إلى أكثر من ذلك.
بعد مكالمة مع عميل، يبدو العمل الإداري الحقيقي عادةً هكذا:
- إعادة كتابة الملاحظات الفوضوية إلى شيء قابل للقراءة
- استخراج عناصر العمل
- تحديث نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)
- كتابة متابعة آمنة للعميل
- إحاطة زميل
- إضافة سياق المشروع
- التحقق مما إذا كانت المكالمة قد أنشأت عملاً قابلًا للفوترة
- حدد ما يجب عدم مشاركته خارجيًا
هذا هو ضريبة المكالمة بعد الانتهاء منها.
تزداد الأمور سوءًا عندما يكون اليوم مليئًا بالمكالمات. بحلول المحادثة الثالثة أو الرابعة، تتblur التفاصيل. لا تزال تتذكر الموضوع العام، لكن ليس الوعد الدقيق، أو العائق، أو اسم المعني، أو القرار الذي جعل المكالمة مفيدة.
يجب أن تقلل تطبيق ملاحظات مكالمات المستشارين من هذا العمل الإعادي.
قبل أن يبرد الاتصال
ابدأ من مخرجات المكالمات المنظمة
يساعد Superscribe Phone في تحويل المكالمات إلى ملخصات، قرارات، مالكين، خطوات تالية، ومسودات متابعة بينما لا يزال السياق جديدًا بما يكفي للثقة.
ما يجب البحث عنه في تطبيق ملاحظات مكالمات المستشارين
لا تختار بناءً فقط على جودة التسجيل أو طول الملخص.
اختر بناءً على ما إذا كانت المخرجات يمكن أن تحرك الحساب للأمام بالفعل.
1. ملخصات منظمة
يجب أن يفصل الملخص الجيد بين الإشارة وملء المحادثة.
تريد نسخة قصيرة جاهزة للحساب من المكالمة، وليس مقالًا مصقولًا. يجب أن تقول ما الذي تغير، وما الذي يهم الآن، وما يحتاج شخص ما إلى معرفته قبل التفاعل التالي.
2. القرارات والخطوات التالية
يفقد المستشارون الوقت عندما يتم تذكر القرارات بشكل غامض.
يجب أن تفصل الملاحظة بين المناقشة والالتزامات:
- القرار المتخذ
- الخطوة التالية
- المالك
- الموعد النهائي أو المحفز
- سؤال غير محلول
تتحول المهمة بدون سياق إلى لعبة تخمين أخرى لاحقًا.
3. مسودات متابعة آمنة للعميل
الإصدار الداخلي من المكالمة ليس دائمًا هو الإصدار الذي ترسله إلى العميل.
يجب أن تساعد سير العمل المفيدة في صياغة متابعة نظيفة تؤكد القرارات والخطوات التالية دون كشف الملاحظات الخام، أو عدم اليقين الداخلي، أو السياق الخاص.
4. سياق حساب جاهز لـ CRM
إذا كانت المكالمة قد غيرت علاقة العميل، يجب أن يعرف CRM.
هذا لا يعني أن كل جملة تنتمي إلى هناك. يعني أن الأجزاء المهمة يجب أن تكون سهلة المراجعة والنقل إلى سجل الحساب: الأولويات، الاعتراضات، أصحاب المصلحة، الوعود، المخاطر، والمتابعات.
لمزيد من المعلومات حول سير العمل هذا، انظر ملاحظات المكالمات التي تذهب مباشرة إلى CRM.
5. التوجيه إلى المكان الذي يحدث فيه العمل
ملاحظة محاصرة داخل تطبيق ملاحظات المكالمات تصبح صندوق بريد آخر.
أفضل سير عمل يرسل المخرجات المفيدة نحو الأنظمة التي يستخدمها فريقك بالفعل: CRM، مدير المهام، لوحة المشروع، نظام التذاكر، البريد الإلكتروني، الوثائق، أو سير عمل الوكيل.
هذه هي الفجوة بين المعلومات الملتقطة والعمل القابل للاستخدام.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone حول فكرة بسيطة: المكالمة هي عمل.
تلتقط المحادثة، وتقوم بنسخ المكالمة، وتساعد في هيكلة المخرجات المفيدة إلى ملخصات، مهام، متابعات، ملاحظات CRM، تسليم، تذاكر، أو سياق جاهز للوكيل.
بالنسبة للمستشارين والوكالات، هذا مهم لأن مكالمات العملاء نادراً ما تنتهي بشكل نظيف. عادةً ما تخلق المكالمة شيئًا يحتاج شخص آخر للقيام به.
لمكالمات المستشارين التي تخلق متابعة
اجعل المكالمة تنتج الملاحظة العملية
استخدم Superscribe Phone لتحويل محادثات العملاء إلى ملاحظات منظمة، قوائم مهام، سياق CRM، ومتابعات مراجعة بدلاً من إعادة بناء المكالمة من الذاكرة.
قد يستخدم المستشار ذلك لتحويل مكالمة استراتيجية إلى ملخص للعميل وقائمة مهام.
قد يستخدم قائد حساب الوكالة ذلك لإحاطة فريق التسليم قبل أن تتلاشى التفاصيل.
قد تستخدم شركة خدمات ذلك لنقل مخرجات المكالمة إلى CRM، تذاكر الدعم، أو رسائل المتابعة.
إذا كانت مشكلتك الأكبر هي التقاط عناصر العمل، اقرأ كيفية عدم فقدان أي بند عمل من مكالمة عميل أم المكالمة الهاتفية إلى قائمة المهام تلقائيًا.
اختبار شراء بسيط
قبل اختيار تطبيق ملاحظات مكالمات المستشارين، اسأل:
- هل يقوم فقط بالنسخ، أم يقوم بهيكلة المكالمة؟
- هل يمكنه فصل القرارات عن النقاش؟
- هل يمكنه استخراج المالكين والخطوات التالية؟
- هل يمكنه صياغة متابعة سترسلها فعلاً؟
- هل يمكن أن يتحرك الناتج نحو CRM أو المهام أو التسليمات؟
- هل يقلل من الأعمال الإدارية، أم ينشئ لوحة تحكم أخرى للتحقق؟
يجب أن تجعل الأداة المناسبة سير العمل بعد المكالمة أصغر.
ليس لأن الملاحظات مثالية بشكل سحري. لا يزال المراجعة مهمة. لا يزال الاستشاريون بحاجة إلى الحكم، خاصة قبل أن تذهب أي شيء إلى عميل أو نظام سجلات.
لكن المراجعة أسرع من إعادة البناء.
هذا هو المعيار الحقيقي لملاحظات مكالمات الاستشاريين: تنتهي المكالمة، والأجزاء المفيدة قريبة بالفعل من المكان الذي تحتاج أن تذهب إليه.
أقل إعادة بناء بعد المكالمة
حوّل مكالمات العملاء إلى متابعة منظمة
تساعد Superscribe Phone الاستشاريين على تحويل المكالمات إلى ملخصات، مهام، ملاحظات CRM، ومسودات متابعة حتى لا يعتمد العمل على الذاكرة في نهاية اليوم.