टाइमर से नफरत करने वाले कंसल्टेंट्स के लिए समय ट्रैकिंग

अधिकांश सलाहकार अपने काम में खराब नहीं होते।

वे अपने काम से पहले टाइमर शुरू करने के पांच सेकंड के प्रशासनिक कार्य में खराब होते हैं।

यह अनुशासन की समस्या लगती है। ऐसा नहीं है। यह एक वर्कफ़्लो असंगति है। पारंपरिक टाइम ट्रैकर मानता है कि आप पहले से जानते हैं कि एक बिल योग्य कार्य शुरू होने वाला है। लेकिन एक सलाहकार का दिन ऐसा काम नहीं करता।

आप एक प्रस्ताव पूरा करते हुए Slack संदेश प्राप्त करते हैं। आप एक त्वरित कॉल पर कूदते हैं जो 40 मिनट की ग्राहक बातचीत में बदल जाती है। आप एक ईमेल का जवाब देते हैं जबकि चालान ऐप एक अन्य टैब में बिना छुए पड़ा रहता है। शुक्रवार तक, आपके पास एक खाली टाइमशीट और एक डूबता हुआ एहसास होता है।

टाइमर की धारणा गलत है

पारंपरिक समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर मानता है कि काम योजनाबद्ध, पृथक और सीमाबद्ध होता है।

एक कार्य शुरू करें। काम करें। रोकें। समय लॉग करें।

यह मॉडल असेंबली लाइनों के लिए अच्छा काम करता है। यह उन सलाहकारों के लिए काम नहीं करता जो सोच-समझकर काम करते हैं, जहां सबसे मूल्यवान काम अक्सर सबसे अप्रत्याशित होता है: बातचीत के बीच में आने वाली अंतर्दृष्टि, त्वरित निदान जो ग्राहक के तीन सप्ताह के व्यर्थ प्रयास को बचाता है, सात मिनट की फोन कॉल जो अटके हुए प्रोजेक्ट को खोलती है।

ये क्षण असली काम हैं। ये बिल योग्य हैं। और ये वही हैं जिन्हें टाइमर पकड़ने में असफल रहते हैं।

Toggl, Harvest, और Clockify सभी समय ट्रैक करने में उत्कृष्ट हैं जब आप इसे ट्रैक करना याद रखते हैं। उस शर्त का इस वाक्य में बहुत महत्व है।

सलाहकार वास्तव में क्या खोते हैं

यदि आप सप्ताह में 30 घंटे बिल करते हैं और आपकी प्रभावी प्रति घंटा दर $150 है, तो आप प्रति सप्ताह $4,500 की आय उत्पन्न कर रहे हैं।

अब मान लीजिए कि आप लगातार अपने बिल योग्य समय का 15% खो देते हैं क्योंकि आप टाइमर शुरू करना भूल गए, कार्य स्विच का ट्रैक खो दिया, या निर्णय लिया कि 12 मिनट का ग्राहक ईमेल 'लॉग करने लायक नहीं' था।

यह प्रति सप्ताह 4.5 घंटे है। लगभग $675 बिना बिल किए गए समय में। लगभग $2,700 प्रति माह। लगभग $32,000 प्रति वर्ष।

ये कोई अतिशयोक्ति नहीं हैं। KPMG और BigTime Software जैसी फर्मों के शोध ने लगातार 10-20% समय की लीक को पेशेवर सेवा फर्मों के लिए सामान्य बताया है। यह अंतर आमतौर पर उन माइक्रो-टास्क से आता है जिन्हें टाइमर पकड़ने के लिए कभी डिज़ाइन नहीं किए गए थे।

विडंबना यह है कि सबसे अधिक प्रभावित सलाहकार अक्सर सबसे उत्पादक होते हैं: वे लोग जो हर 20 मिनट में एक प्रशासनिक कार्य में स्विच करने के बजाय अपने असली काम पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं।

सलाहकार फिर भी टाइमर क्यों आजमाते रहते हैं

सलाहकारों और समय ट्रैकिंग ऐप्स के साथ एक विशिष्ट चक्र चलता है।

आप Harvest या Toggl से शुरू करते हैं। आप इसे दो सप्ताह तक नियमित रूप से उपयोग करते हैं। यह काम करता है। फिर एक व्यस्त महीना आता है, टाइमर ढीले हो जाते हैं, और डेटा अविश्वसनीय हो जाता है। आप उस पर भरोसा करना बंद कर देते हैं, इसलिए आप इसका उपयोग बंद कर देते हैं। आप शुक्रवार को अपने कैलेंडर और भेजे गए ईमेल से सप्ताह को फिर से बनाते हैं।

तीन महीने बाद, आप एक अलग टूल आजमाते हैं। चक्र दोहराता है।

यह उत्पाद वफादारी की समस्या नहीं है। हर प्रमुख समय ट्रैकिंग ऐप एक ही मानसिक मॉडल का उपयोग कर रहा है। उत्पाद बाधा नहीं है। नीचे का वर्कफ़्लो अनुमान है।

एक अलग मानसिक मॉडल: काम करते समय कैप्चर करें

वैकल्पिक तरीका समय को अधिक सावधानी से ट्रैक करना नहीं है।

यह काम को होते ही कैप्चर करना है, बिना किसी अलग ट्रैकिंग चरण के।

यह इस तरह काम करता है जब आप जैसे टूल के साथ काम करते हैं Superscribe:

आप एक क्लाइंट कॉल खत्म करते हैं। आप एक कीबोर्ड शॉर्टकट दबाते हैं, आठ सेकंड बोलते हैं: “Meridian Group के साथ क्लाइंट कॉल, Q2 अभियान के लिए प्रोजेक्ट स्कोपिंग, लगभग 40 मिनट।” Superscribe इसे सीधे आपके खुले हुए दस्तावेज़ में ट्रांसक्राइब करता है, और समय स्वचालित रूप से सही प्रोजेक्ट के तहत लॉग हो जाता है।

आप एक प्रस्ताव ड्राफ्ट करते हैं। आप बीच में एक वॉइस नोट जोड़ते हैं: “Meridian के लिए प्रस्ताव कार्य, आज दो घंटे।” यह डॉक्यूमेंट में चला जाता है। समय कैप्चर हो जाता है।

आप एक क्लाइंट ईमेल का जवाब देते हैं। आप इसे उसी तरह लॉग करते हैं: एक वाक्य, एक शॉर्टकट, हो गया। कोई ऐप स्विच नहीं। कोई टाइमर शुरू करने या भूलने की जरूरत नहीं।

मुख्य अंतर यह है कि लॉगिंग काम का हिस्सा बन जाती है, कोई अलग प्रशासनिक कदम नहीं जो इसके बाद आता है। आप वैसे भी अपनी सोच को दस्तावेज़ित करने के लिए बोल रहे हैं। समय कैप्चर इसका एक उपोत्पाद है, कोई अतिरिक्त कार्य नहीं।

यह तरीका सलाहकारों के लिए अच्छा काम करता है क्योंकि यह इस बात से मेल खाता है कि अच्छे सलाहकार पहले से कैसे सोचते हैं: अपने काम को वर्णित करना, चलते-फिरते नोट्स बनाना, निर्णय और प्रयास का रिकॉर्ड रखना।

दो वर्कफ़्लो की तुलना

पारंपरिक टाइमर वर्कफ़्लो:

कार्य शुरू होने से पहले टाइमर शुरू करना याद रखें
प्रोजेक्ट और श्रेणी लॉग करने के लिए ऐप स्विच करें
कार्य समाप्त होने पर टाइमर बंद करें (या भूल जाएं)
सप्ताह के अंत में जो कुछ भी भूल गए उसे मैन्युअल रूप से पुनर्निर्मित करें
इनवॉइसिंग से पहले समीक्षा और समायोजन करें

वॉइस-कैप्चर वर्कफ़्लो:

कार्य पूरा करें
जो किया उसके बारे में एक वाक्य बोलें
समय सही प्रोजेक्ट के तहत स्वचालित रूप से लॉग हो जाता है
कोई पुनर्निर्माण आवश्यक नहीं

जो सलाहकार पहले से अपनी सोच को दस्तावेज़ित करने की आदत में हैं, उनके लिए दूसरा वर्कफ़्लो मौजूदा पैटर्न में लगभग कुछ भी जोड़ता नहीं है।

जब टाइमर अभी भी उपयोगी होते हैं

टाइमर तब अच्छा काम करते हैं जब आपका काम रैखिक होता है। यदि आप एक प्रोजेक्ट पर चार घंटे का गहरा कार्य ब्लॉक करते हैं, तो शुरुआत में टाइमर शुरू करना और अंत में बंद करना कम झंझट वाला और पूरी तरह सटीक होता है। काम करने वाली चीज़ को छोड़ने का कोई कारण नहीं है।

समस्या यह है कि अधिकांश सलाहकार के दिन चार घंटे के गहरे कार्य ब्लॉक नहीं होते। वे 12 से 18 अलग-अलग कार्य होते हैं, जिनमें से कई दस मिनट से कम के होते हैं, अक्सर अनियोजित और बार-बार बाधित होते हैं।

एक असली सलाहकार के काम के दिन के बीच के गड़बड़ हिस्से के लिए, टाइमर गलत इकाई हैं।

अपने सेटअप का मूल्यांकन कैसे करें

टूल बदलने से पहले, अपने आप से कुछ ईमानदार सवाल पूछें:

क्या आपका वर्तमान डेटा वास्तव में सटीक है? अभी अपना टाइम ट्रैकिंग ऐप खोलें और पिछले मंगलवार को देखें। क्या यह वास्तव में आपने जो किया उसे दर्शाता है, या यह एक अनुमान है? अगर यह अनुमान है, तो टूल काम नहीं कर रहा है।

आप पुनर्निर्माण में कितना समय बिताते हैं? अगर आप हर हफ्ते 15 मिनट से ज्यादा समय अपनी टाइमशीट को याद से फिर से बनाने में लगाते हैं, तो आप पहले ही टाइमर मॉडल के लिए एक टैक्स दे रहे हैं।

तेज़ कामों के साथ आप क्या करते हैं? क्लाइंट ईमेल, त्वरित समीक्षा दौर, पांच मिनट के Slack थ्रेड: क्या ये आपकी टाइमशीट में हैं? अगर नहीं, तो ये हफ्ते में कुल कितना समय जोड़ते हैं?

अगर आपके जवाब एक पैटर्न दिखाते हैं, तो समस्या यह नहीं है कि आपको टाइमर के प्रति अधिक अनुशासित होना चाहिए। समस्या यह है कि आपको एक अलग कैप्चर तंत्र की जरूरत है।

एक व्यावहारिक शुरुआत

अगर आप नए सॉफ़्टवेयर के बिना वॉयस-कैप्चर तरीका आज़माना चाहते हैं:

एक चल रही दैनिक नोट में अपने कार्यों को मौखिक रूप से लॉग करना शुरू करें। हर कार्य के अंत में, एक वाक्य बोलें या टाइप करें: आपने क्या किया, लगभग कितना समय लगा, यह किस प्रोजेक्ट से संबंधित है। इसे एक सप्ताह तक करें।

सप्ताह के अंत में, देखें कि आपके पास कितनी प्रविष्टियाँ हैं बनाम आपकी सामान्य टाइमर सेटअप के साथ कितनी होतीं। अंतर आपका लीक अनुमान है।

अधिकांश सलाहकार जो यह अभ्यास करते हैं, संख्या अपेक्षा से बड़ी पाते हैं।

अगर आप एक ऐसा टूल चाहते हैं जो कैप्चर चरण को स्वचालित करता है, Superscribe को आज़माना फायदेमंद है। यह आपके काम करने वाले ऐप्स में सीधे लाइव डिक्टेशन को जोड़ता है साथ ही स्वचालित प्रोजेक्ट और समय लॉगिंग करता है, जिससे आपकी मौखिक नोट रिकॉर्ड बन जाती है।

आप यह भी पढ़ सकते हैं कि यह पारंपरिक तरीकों की तुलना में कैसे है सलाहकारों के लिए Harvest विकल्प और Clockify alternative for freelancers पोस्ट में, या देखें टाइमर के बिना स्वचालित बिलिंग व्यवहार में कैसे काम करती है.

निष्कर्ष

अगर आपको टाइमर पसंद नहीं हैं, तो शायद आपकी समझदारी सही है।

टाइमर पूर्वानुमानित, क्रमिक काम के लिए एक उचित उपकरण हैं। परामर्श पूर्वानुमानित या क्रमिक नहीं होता। अधिकांश सलाहकारों को समय ट्रैकिंग में जो निराशा होती है, वह आलस्य नहीं है। यह वर्कफ़्लो के मेल न खाने पर एक उचित प्रतिक्रिया है।

लक्ष्य अधिक सावधानी से ट्रैक करना नहीं है। बल्कि ट्रैकिंग को पूरी तरह से एक अलग गतिविधि के रूप में बंद करना है।

काम होते समय उसे कैप्चर करें। लॉग खुद-ब-खुद बन जाने दें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या सलाहकार वास्तव में समर्पित टाइम ट्रैकर के बिना समय ट्रैक कर सकते हैं? हाँ। वॉइस-आधारित कैप्चर टूल आपको दिन का दस्तावेजीकरण करते हुए काम को लॉग करने की अनुमति देते हैं, न कि इसे एक अलग प्रशासनिक कार्य के रूप में। रिकॉर्ड काम करते समय बनता है, बाद में नहीं।

सलाहकारों के लिए सबसे सटीक समय ट्रैकिंग विधि क्या है? सबसे सटीक विधि वह है जिसे आप लगातार उपयोग करते हैं। अधिकांश सलाहकारों के लिए इसका मतलब है एक कम बाधा वाला कैप्चर टूल जो संदर्भ बदलने या टाइमर शुरू करने को याद रखने की जरूरत न हो। आपके काम करने वाले ऐप्स के साथ एकीकृत वॉइस कैप्चर मैनुअल टाइमर की तुलना में अधिक पूर्ण रिकॉर्ड बनाता है।

सलाहकार आमतौर पर हर साल कितना बिल योग्य समय खो देते हैं? BigTime Software और इसी तरह की पेशेवर सेवा कंपनियों के शोध से पता चलता है कि मैनुअल टाइम ट्रैकिंग अधिकांश पेशेवरों के लिए बिल योग्य घंटों में 10-20% की कमी पैदा करती है। $150 प्रति घंटे की दर से 30 घंटे प्रति सप्ताह बिल करने वाले सलाहकार के लिए यह सालाना $20,000 से $40,000 तक के बिना बिल किए गए काम के बराबर हो सकता है।

क्या पेशेवर समय ट्रैकिंग के लिए वॉइस-टू-टेक्स्ट पर्याप्त विश्वसनीय है? आधुनिक AI डिक्टेशन स्पष्ट बोलचाल पर 95% या उससे अधिक सटीकता के साथ रोजाना लॉगिंग के लिए पर्याप्त सटीक है। कभी-कभार सुधार में कुछ सेकंड लगते हैं और यह याद से टाइमशीट फिर से बनाने से भी तेज़ है।