क्लाइंट कॉल सारांश जनरेटर को आपको एक परिष्कृत पैराग्राफ और उसी अनुवर्ती कार्य के साथ नहीं छोड़ना चाहिए।
कॉल वह जगह है जहां उपयोगी विवरण दिखाई देता है। एक ग्राहक एक चीज़ को मंजूरी देता है, दूसरे को अस्वीकार करता है, एक अवरोधक का उल्लेख करता है, एक संशोधित समयरेखा मांगता है, एक हितधारक जोड़ता है, और पुनर्कथन की अपेक्षा करता है।
यदि सारांश केवल "अगले चरणों पर चर्चा की गई" कहता है, तो टूल ने लगभग कुछ भी संरक्षित नहीं किया है।
वास्तविक काम बातचीत को सारांशित करना नहीं है।
असली काम विवरण धुंधले होने से पहले कॉल को उपयोगी व्यावसायिक संदर्भ में बदलना है।
जब क्लाइंट कॉल प्रयोग योग्य आउटपुट बन जाए
कॉल को सारांश, फ़ॉलो-अप और अगले चरणों में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन अगली बातचीत शुरू होने से पहले व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए सारांश, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट, फॉलो-अप और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक उपयोगी क्लाइंट कॉल सारांश जनरेटर को विषयों से अधिक को कैप्चर करना चाहिए।
इसे एक सारांश तैयार करना चाहिए जो उत्तर दे:
- कॉल क्यों हुई
- क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- ग्राहक ने क्या वादा किया था
- आपकी टीम ने क्या वादा किया था
- प्रत्येक अगले चरण का स्वामी कौन है?
- कौन सी समय सीमा या तारीखें मायने रखती हैं
- किस जोखिम या अवरोधक पर ध्यान देने की आवश्यकता है
- CRM में क्या जाना चाहिए, एक टिकट, एक कार्य, या एक अनुवर्ती ईमेल
कॉल सारांश और कार्य सारांश के बीच यही अंतर है।
एक प्रतिलेख बातचीत को सुरक्षित रख सकता है।
क्लाइंट कॉल सारांश को दिशा बरकरार रखनी चाहिए।
अधिकांश सारांश कार्य करने के लिए बहुत अस्पष्ट हैं
ख़राब सारांश पहली बार में उपयोगी लगते हैं:
टीम ने ऑनबोर्डिंग प्रगति पर चर्चा की, बकाया प्रश्नों की समीक्षा की और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए सहमति व्यक्त की।
वह पठनीय है.
यह कमजोर भी है.
कोई नहीं जानता कि क्या बदला. कोई नहीं जानता कि फॉलो-अप का मालिक कौन है। कोई नहीं जानता कि कौन सा प्रश्न प्रगति को अवरुद्ध कर रहा है। कोई नहीं जानता कि सारांश सीआरएम, प्रोजेक्ट बोर्ड, सपोर्ट टिकट या ईमेल में है या नहीं।
सारांश ने एक विशिष्ट कॉल को अस्पष्ट स्मृति में बदल दिया है।
एक बेहतर सारांश इस तरह अधिक लगता है:
ग्राहक ने पुष्टि की कि आयात समस्या केवल पुराने सीएसवी निर्यात को प्रभावित करती है। सुपरस्क्राइब गुरुवार तक दो सफ़ाई विकल्प भेजेगा। ग्राहक पुष्टि करेगा कि ऐतिहासिक डेटा खोज योग्य रहना चाहिए या नहीं। खाता नोट में आयात जोखिम जोड़ें और डेटा क्लीनअप प्रस्ताव के लिए एक अनुवर्ती कार्य बनाएं।
वह संस्करण अगले व्यक्ति को कुछ करने के लिए देता है।
अंतर लंबाई का नहीं है.
अंतर संरचना का है.
क्लाइंट कॉल सारांश मीटिंग पुनर्कथन नहीं है
क्लाइंट कॉल परिचालन कार्य बनाते हैं।
मीटिंग का पुनर्कथन अक्सर एक साझा स्मृति रिकॉर्ड हो सकता है। क्लाइंट कॉल सारांश को आमतौर पर कुछ और बनना होता है:
- एक CRM अपडेट
- एक फॉलो-अप ईमेल
- एक परियोजना कार्य
- एक समर्थन टिकट
- एक हैंडऑफ नोट
- एक दायरा या बिलिंग नोट
- अगली कॉल से पहले देखने का जोखिम
इसीलिए क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर इसका मूल्यांकन कॉल के बाद बनाए गए आउटपुट से किया जाना चाहिए, न कि केवल उसके द्वारा संग्रहीत ट्रांसक्रिप्ट से।
एक ही कॉल कई आउटपुट बना सकती है। एक ग्राहक एक समर्थन मुद्दे के बारे में पूछता है, एक बजट बाधा की पुष्टि करता है, एक छोटे दायरे को मंजूरी देता है, और एक लिखित पुनर्कथन मांगता है। एक सारांश ब्लॉब हर सिस्टम को समान रूप से अच्छी तरह से सेवा नहीं देगा।
सीआरएम को खाता संदर्भ की आवश्यकता है।
प्रोजेक्ट बोर्ड को कार्यों की आवश्यकता है.
ईमेल को क्लाइंट-सुरक्षित पुनर्कथन की आवश्यकता है।
आंतरिक हैंडऑफ़ के लिए गंदे संदर्भ की आवश्यकता होती है जो क्लाइंट तक नहीं जाना चाहिए।
एक मजबूत क्लाइंट कॉल सारांश जनरेटर उन नौकरियों को समतल करने के बजाय अलग कर देता है।
एक अच्छे ग्राहक कॉल सारांश में क्या शामिल होना चाहिए
किसी भी कॉल सारांश आउटपुट का मूल्यांकन करते समय इस प्रारूप का उपयोग करें।
1. कॉल का उद्देश्य
शुरुआत इस बात से करें कि कॉल क्यों आई।
कमजोर:
- साप्ताहिक चेक-इन
- ऑनबोर्डिंग कॉल
- प्रोजेक्ट अद्यतन
उपयोगी:
- विलंबित ऑनबोर्डिंग आयात की समीक्षा करें और निर्णय लें कि लीगेसी सीएसवी इतिहास को रखा जाए या नहीं।
- डिज़ाइन हैंडऑफ़ खिसकने के बाद संशोधित लॉन्च स्कोप की पुष्टि करें।
- निदान करें कि ग्राहक वर्तमान कार्यस्थान अनुमतियों के अंतर्गत दो उपयोगकर्ताओं को क्यों नहीं जोड़ सकता।
उद्देश्य शेष सारांश तैयार करता है।
2. निर्णय
निर्णय कॉल सारांश का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।
उन्हें स्थापित तथ्यों के रूप में लिखा जाना चाहिए, न कि नरम धारणाओं के रूप में।
उपयोगी सारांश कैप्चर:
- क्या मंजूर हुआ
- क्या अस्वीकार कर दिया गया
- क्या स्थगित किया गया था
- अभी भी किस निर्णय की आवश्यकता है
- जिसके पास आगे निर्णय लेने का अधिकार है
"ग्राहक को विचार पसंद आया" यह कोई निर्णय नहीं है।
"यदि अनुमान चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक द्वारा अनुमोदित विकल्प बी" एक निर्णय है।
3. मालिकों के साथ कार्रवाई आइटम
प्रत्येक क्रिया आइटम को एक स्वामी की आवश्यकता होती है।
यदि स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, तो सारांश में यह भी कहना चाहिए। नकली असाइनमेंट की तुलना में दिखाई देने वाला अंतर बेहतर है।
क्रियात्मक भाषा का प्रयोग करें:
- गुरुवार तक मारिया को संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट भेजें।
- पुष्टि करें कि क्या ऐतिहासिक निर्यात को खोज योग्य बने रहने की आवश्यकता है।
- CRM खाता नोट में आयात जोखिम जोड़ें.
- कार्यक्षेत्र सेटिंग्स में अनुमति बेमेल के लिए समर्थन टिकट बनाएं।
यहाँ एक कार्य सूची वर्कफ़्लो के लिए फ़ोन कॉल मूल्यवान हो जाता है. कार्य सूची इससे अच्छा सारांश नहीं है. यह कॉल का परिचालन संस्करण है.
4. जोखिम और अवरोधक
क्लाइंट कॉल में अक्सर छोटी चेतावनियाँ होती हैं।
वे चेतावनियाँ पहले गायब हो जाती हैं क्योंकि वे हमेशा कार्य नहीं होती हैं।
एक अच्छे सारांश को संरक्षित करना चाहिए:
- बजट की चिंता
- समय जोखिम
- अस्पष्ट हितधारक अनुमोदन
- तकनीकी अवरोधक
- अनुपलब्ध इनपुट
- दायरे को लेकर असहमति
- ग्राहक निराशा
यह मायने रखता है क्योंकि अगली कॉल अक्सर जोखिम पर निर्भर करती है, न कि पुनर्पूंजीकरण पर।
यदि कोई ग्राहक कहता है, "हम गुरुवार कर सकते हैं, लेकिन कानूनी ने अभी भी डेटा खंड की समीक्षा नहीं की है," सारांश को "समयरेखा पर चर्चा" तक कम नहीं करना चाहिए।
5. अनुवर्ती मसौदा
सर्वोत्तम सारांश अनुवर्ती भेजने को आसान बनाते हैं।
इसका मतलब यह नहीं है कि बिना समीक्षा किए गए ईमेल को सीधे ग्राहक के पास भेज दिया जाए।
इसका मतलब है कि सारांश में वे अंश शामिल होने चाहिए जिनकी व्यक्ति को शीघ्रता से ईमेल लिखने के लिए आवश्यकता है:
- साफ़ पुनर्कथन
- पुष्ट निर्णय
- वादा की गई सामग्री
- खुले प्रश्न
- अगली बैठक या समय सीमा
- ग्राहक-सुरक्षित शब्दांकन
यदि फॉलो-अप के लिए अभी भी कॉल को दोबारा चलाने की आवश्यकता है, तो सारांश जनरेटर ने काम पूरा नहीं किया है।
सारांश को आगे कहाँ जाना चाहिए
सारांश तैयार करना वर्कफ़्लो का केवल एक हिस्सा है।
सारांश को एक लैंडिंग स्थान की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, हबस्पॉट टीमों को सीआरएम रिकॉर्ड पर कॉल, नोट्स, ईमेल, मीटिंग और कार्यों को लॉग करने देता है। सेल्सफोर्स कॉल और कार्यों को ग्राहक गतिविधि के रूप में भी मानता है जो खाता संदर्भ से संबंधित है (हबस्पॉट नॉलेज बेस, सेल्सफोर्स सहायता).
वे सिस्टम कार्य को संग्रहीत कर सकते हैं.
विवरण ख़त्म होने से पहले ही बाधा कॉल को सही कार्य में आकार दे रही है।
क्लाइंट कॉल के लिए, इसका आमतौर पर मतलब है:
- बातचीत कैप्चर करें.
- एक संरचित सारांश तैयार करें.
- आउटपुट की समीक्षा करें.
- प्रत्येक भाग को सही स्थान पर रूट करें।
CRM नोट खाते के पास जाता है. कार्य परियोजना के निकट चला जाता है. समर्थन प्रसंग टिकट के पास जाता है. पुनर्कथन एक अनुवर्ती ईमेल बन जाता है। बिलिंग विवरण वहां जाता है जहां चालान संदर्भ रखा जाता है।
यही कारण है सीआरएम को बिक्री कॉल नोट्स एक प्रतिलेख से अधिक की आवश्यकता है। उपयोगी आउटपुट को आगे आने वाले वर्कफ़्लो से मेल खाना चाहिए।
एक व्यावहारिक ग्राहक कॉल सारांश टेम्पलेट
यदि आप अभी भी हाथ से सारांश लिखते हैं तो इस टेम्पलेट का उपयोग करें।
कॉल का उद्देश्य:
कॉल क्यों हुई.
सारांश:
दो या तीन वाक्य बताते हैं कि क्या बदलाव आया।
निर्णय:
क्या स्वीकृत किया गया, अस्वीकार किया गया, स्थगित किया गया, या खुला छोड़ दिया गया।
ग्राहक प्रतिबद्धताएँ:
ग्राहक ने क्या भेजने, पुष्टि करने, समीक्षा करने या निर्णय लेने का वादा किया था।
हमारी प्रतिबद्धताएँ:
आपकी टीम ने क्या भेजने, ठीक करने, जाँचने, ड्राफ्ट करने या शेड्यूल करने का वादा किया था।
कार्रवाई आइटम:
स्वामी, कार्य, नियत तिथि और गंतव्य प्रणाली।
जोखिम या अवरोधक:
कुछ भी जो अगले चरण में देरी कर सकता है।
अनुवर्ती मसौदा:
स्वच्छ ग्राहक-सामना पुनर्कथन।
रूटिंग:
सीआरएम, टास्क बोर्ड, टिकट, आंतरिक नोट, बिलिंग नोट, या अनुवर्ती ईमेल।
यहाँ एक भरा हुआ संस्करण है:
कॉल का उद्देश्य: ऑनबोर्डिंग आयात मुद्दे की समीक्षा करें और अगला कदम तय करें।
सारांश: क्लाइंट ने पुष्टि की कि आयात समस्या पुराने सीएसवी निर्यात को प्रभावित करती है, नए साइनअप प्रवाह को नहीं। टीम त्वरित सफ़ाई की तुलना पूर्ण प्रवास पथ से करने पर सहमत हुई।
निर्णय: ग्राहक चुनने से पहले दोनों विकल्प चाहता है।
ग्राहक प्रतिबद्धताएँ: पुष्टि करें कि क्या ऐतिहासिक निर्यात को खोज योग्य बने रहने की आवश्यकता है।
हमारी प्रतिबद्धताएँ: गुरुवार तक दो सफ़ाई विकल्प भेजें।
कार्रवाई आइटम: एलेक्स ड्राफ्ट विकल्प. मारिया डेटा प्रतिधारण आवश्यकता की पुष्टि करती है। CRM में आयात जोखिम जोड़ें.
जोखिम या अवरोधक: यदि ऐतिहासिक निर्यात खोज योग्य बने रहना चाहिए तो लॉन्च की तारीख आगे बढ़ सकती है।
अनुवर्ती मसौदा: "कॉल के लिए धन्यवाद। हम गुरुवार तक दो सफाई विकल्प भेजेंगे। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि लॉन्च के बाद ऐतिहासिक निर्यात को खोज योग्य बने रहने की आवश्यकता है या नहीं?"
रूटिंग: सीआरएम खाता नोट, प्रोजेक्ट कार्य, अनुवर्ती ईमेल।
वह सारांश उपयोग करने के लिए काफी छोटा है।
यह भरोसा करने के लिए पर्याप्त विशिष्ट है।
Superscribe कैसे फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल के बाद के भाग के लिए बनाया गया है।
लक्ष्य कॉल-हेवी टीमों को एक और ट्रांसक्रिप्ट फ़ोल्डर देना नहीं है। लक्ष्य व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा सारांश, अनुवर्ती, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करना है, जबकि कॉल अभी भी ताज़ा है।
टीमों के लिए, इसका मतलब है "अच्छी कॉल, फ़ॉलो अप" जैसे कम अस्पष्ट रिकॉर्ड।
एकल ऑपरेटरों के लिए, इसका मतलब दिन के अंत में कम पुनर्निर्माण है।
एजेंसियों, सलाहकारों, भर्तीकर्ताओं, सलाहकारों और सहायता टीमों के लिए, इसका मतलब है कि बातचीत किसी अन्य सफाई कार्य के बजाय अगला कार्य आर्टिफैक्ट बन सकती है।
जब सारांश को अगले चरण बनने की आवश्यकता हो
क्लाइंट कॉल को समीक्षा किए गए कार्य आउटपुट में बदलें
का उपयोग करें Superscribe Phone जब क्लाइंट कॉल को सारांश, अनुवर्ती, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट और बिल योग्य संदर्भ बनने की आवश्यकता होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लाइंट कॉल सारांश जेनरेटर क्या है?
एक क्लाइंट कॉल सारांश जनरेटर एक क्लाइंट वार्तालाप को निर्णय, कार्रवाई आइटम, मालिकों, अनुवर्ती कार्रवाई, जोखिम और रूटिंग संदर्भ के साथ एक संरचित सारांश में बदल देता है।
क्या क्लाइंट कॉल सारांश के लिए एक प्रतिलेख पर्याप्त है?
आमतौर पर नहीं. एक प्रतिलेख जो कहा गया था उसे सुरक्षित रखता है, लेकिन एक उपयोगी सारांश बताता है कि क्या बदला गया, क्या निर्णय लिया गया, अगले चरण का मालिक कौन है, और आउटपुट कहाँ जाना चाहिए।
क्लाइंट कॉल सारांश में क्या शामिल होना चाहिए?
इसमें कॉल उद्देश्य, निर्णय, ग्राहक प्रतिबद्धताएं, टीम प्रतिबद्धताएं, कार्रवाई आइटम, जोखिम, अनुवर्ती मसौदा और वह प्रणाली शामिल होनी चाहिए जहां प्रत्येक टुकड़ा शामिल है।
क्या क्लाइंट कॉल सारांश स्वचालित रूप से भेजा जाना चाहिए?
पहले उनकी समीक्षा होनी चाहिए. एक उत्पन्न सारांश आउटपुट का मसौदा तैयार कर सकता है, लेकिन एक इंसान को भेजने से पहले प्रतिबद्धताओं, संवेदनशील विवरण और ग्राहक-सुरक्षित शब्दों की जांच करनी चाहिए।
क्लाइंट कॉल सारांश क्लाइंट कॉल नोट्स से किस प्रकार भिन्न है?
क्लाइंट कॉल नोट्स में व्यापक संदर्भ और स्रोत विवरण शामिल हो सकते हैं। क्लाइंट कॉल सारांश छोटा होना चाहिए और इस पर केंद्रित होना चाहिए कि क्या बदल गया, आगे क्या होता है, और क्या रूट करने की आवश्यकता है।