क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर को आपको एक प्रतिलेख और दूसरी नौकरी के साथ नहीं छोड़ना चाहिए।
क्लाइंट कॉल के उपयोगी हिस्से आमतौर पर बिखरे हुए होते हैं: एक निर्णय, दो वादे, टीम के लिए एक कार्य, एक सीआरएम अपडेट, एक जोखिम, एक समय सीमा, शायद एक बिलिंग नोट। यदि सॉफ़्टवेयर केवल बातचीत को रिकॉर्ड करता है या आपको एक सामान्य सारांश देता है, तो किसी को अभी भी उस संस्करण का पुनर्निर्माण करना होगा जिसका व्यवसाय उपयोग कर सकता है।
वही हिस्सा टूटता है.
ऐसा होते समय कॉल स्पष्ट है। ग्राहक बदलाव की मांग करता है। आपकी टीम अगले कदम पर सहमत है. किसी ने अवरोधक का उल्लेख किया है. एक समयसीमा चलती है. एक फॉलो-अप को बाहर जाने की जरूरत है।
फिर कॉल समाप्त हो जाती है, दूसरी कॉल शुरू हो जाती है, और उपयोगी विवरण लीक होने लगते हैं।
अच्छा क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर कॉल को सफ़ाई कार्य में बदलने से रोकता है।
जब क्लाइंट कॉल काम बनाते हैं
क्लाइंट कॉल को प्रयोग योग्य आउटपुट में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन अगली बातचीत शुरू होने से पहले व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर से आपको वार्तालापों को उन कार्य कलाकृतियों में बदलने में मदद मिलेगी जिनकी आपकी टीम को आवश्यकता है।
इसका मतलब आमतौर पर होता है:
- एक संक्षिप्त सारांश
- ग्राहक निर्णय
- अनुवर्ती कार्रवाई का वादा किया
- स्वामियों के साथ कार्रवाई आइटम
- समय सीमा और तारीखें
- जोखिम या अवरोधक
- सीआरएम या खाता संदर्भ
- समर्थन टिकट या कार्य अद्यतन
- अगले व्यक्ति के लिए हैंडऑफ़ नोट्स
- जब कॉल भुगतान किए गए कार्य को प्रभावित करती है तो बिल योग्य संदर्भ
परीक्षण सरल है.
क्या कॉल मिस करने वाला कोई व्यक्ति समझ सकता है कि क्या बदल गया है और आगे क्या होने की आवश्यकता है?
यदि उत्तर नहीं है, तो नोट समाप्त नहीं हुआ है।
प्रतिलेख क्लाइंट कॉल नोट नहीं है
जब सटीक शब्दांकन मायने रखता है तो प्रतिलेख मायने रखता है।
वे दैनिक क्लाइंट-कॉल आउटपुट के रूप में कमजोर हैं।
एक प्रतिलेख पूरी बातचीत को सुरक्षित रखता है, जिसमें छोटी सी बातचीत, गलत शुरुआत, अतिरिक्त टिप्पणियाँ और बार-बार स्पष्टीकरण शामिल हैं। यह ऑडिट या संदर्भ के लिए उपयोगी हो सकता है, लेकिन अगले वर्कफ़्लो के लिए यह बहुत भारी है।
अधिकांश टीमों को कॉल को दोबारा पढ़ने की आवश्यकता नहीं है।
उन्हें निर्णय, स्वामी, समय सीमा और अगली कार्रवाई की आवश्यकता है।
इसीलिए सीआरएम नोट्स प्रतिलेख नहीं हैं. सीआरएम नोट को खाते की वास्तविकता को सुरक्षित रखना चाहिए। एक कार्य को अगली क्रिया को सुरक्षित रखना चाहिए। एक समर्थन टिकट को समस्या और स्थिति को बरकरार रखना चाहिए। एक ग्राहक अनुवर्ती को अपना वादा बरकरार रखना चाहिए।
वे अलग-अलग आउटपुट हैं।
क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर को अंतर पता होना चाहिए।
जहां क्लाइंट कॉल नोट्स आमतौर पर विफल हो जाते हैं
अधिकांश विफल कॉल-नोट वर्कफ़्लो कैप्चर के बाद विफल हो जाते हैं।
कॉल रिकॉर्ड हो जाती है. शायद प्रतिलेख तैयार हो गया है. शायद कोई AI सारांश प्रकट हो. तब मानव को अभी भी परिचालन कार्य करना होगा:
- सारांश साफ़ करें
- अप्रासंगिक संदर्भ हटाएँ
- ग्राहक अनुवर्ती लिखें
- CRM अपडेट करें
- कार्य बनाएँ
- टिकट में मार्ग समर्थन विवरण
- टीम को बताएं कि क्या बदलाव आया
- बिलिंग या स्कोप संदर्भ को सुरक्षित रखें
उस कार्य को कम आंकना आसान है क्योंकि प्रत्येक चरण छोटा है।
साथ में, वे पोस्ट-कॉल टैक्स हैं।
एक सलाहकार के लिए, वह कर छूटे हुए वादे और पतली अनुवर्ती कार्रवाई बन जाता है। किसी एजेंसी के लिए, यह बिखरा हुआ ग्राहक संदर्भ बन जाता है। एक आईटी सहायता टीम के लिए, यह पर्याप्त विवरण के बिना टिकट बन जाता है। एक सलाहकार या भर्तीकर्ता के लिए, यह सीआरएम नोट्स बन जाता है जो केवल तभी समझ में आता है जब आप कॉल पर थे।
समस्या केवल स्मृति की नहीं है.
समस्या अनुवाद की है.
बातचीत को प्रत्येक अगली प्रणाली के लिए सही प्रारूप बनना होगा।
कौन से अच्छे क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर का उत्पादन करना चाहिए
एक उपयोगी क्लाइंट कॉल नोट लंबा न होकर विशिष्ट होता है।
इस संरचना का प्रयोग करें:
- सारांश: कॉल किस बारे में थी और क्या बदल गया।
- निर्णय: ग्राहक ने क्या अनुमोदित किया, अस्वीकार किया, स्थगित किया, या सवाल उठाया।
- कार्रवाई आइटम: मालिक, अगला चरण, और नियत तारीख ज्ञात होने पर।
- जोखिम: अवरोधक, चिंताएँ, गुम इनपुट, या समयरेखा दबाव।
- संदर्भ: खाता, परियोजना, समर्थन, उम्मीदवार, सलाहकार, या बिलिंग विवरण।
- अनुवर्ती: ग्राहक को क्या वापस भेजा जाना चाहिए।
- रूटिंग: प्रत्येक टुकड़े को आगे कहाँ जाना चाहिए।
रूटिंग चरण वह जगह है जहां बुनियादी नोट उपकरण कम पड़ जाते हैं।
निर्णय सीआरएम में हो सकता है। बग विवरण समर्थन टिकट में हो सकता है। वादा की गई संपत्ति किसी प्रोजेक्ट बोर्ड में हो सकती है। दायरा परिवर्तन क्लाइंट रीकैप और इनवॉइस नोट में हो सकता है। उम्मीदवार का विवरण भर्ती कार्यप्रवाह में शामिल हो सकता है।
एक कॉल कई आउटपुट बना सकती है।
सर्वोत्तम क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर इसे टेक्स्ट की एक बूँद के रूप में नहीं मानता है।
सॉफ़्टवेयर श्रेणियां जो समान दिखती हैं
जब टीमें क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर की खोज करती हैं, तो उन्हें आमतौर पर कई श्रेणियों के टूल मिलते हैं:
- प्रतिलेखन उपकरण मिलना
- बिजनेस फ़ोन सिस्टम
- कॉल सेंटर प्लेटफार्म
- सीआरएम नोट उपकरण
- एआई नोटटेकर
- ध्वनि रिकार्डर
- वर्कफ़्लो स्वचालन उपकरण
प्रत्येक श्रेणी समस्या के कुछ भाग में सहायता कर सकती है।
एक व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम कॉल कैप्चर कर सकता है। एक मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन टूल एक ट्रांसक्रिप्ट बना सकता है। एक कॉल सेंटर प्लेटफ़ॉर्म रिकॉर्ड को बिक्री या समर्थन ऑपरेशन से जोड़ सकता है। एक CRM खाता नोट संग्रहीत कर सकता है.
लेकिन मूल प्रश्न संकीर्ण है।
कॉल ख़त्म होने और अगले वर्कफ़्लो के अपडेट होने के बीच क्या होता है?
वह पीछे का अंतराल है व्यवसाय कॉल नोट्स, क्लाइंट कॉल फॉलो-अप नोट्स, और एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स.
उपयोगी आउटपुट को रूट करने से पहले उसे आकार देना होगा।
क्लाइंट कॉल नोट्स को रिकॉर्ड बनने से पहले समीक्षा की जानी चाहिए
स्वचालन उपयोगी है, लेकिन ग्राहक संदर्भ संवेदनशील है।
आप सीआरएम में मतिभ्रमपूर्ण वादा नहीं चाहते। आप नहीं चाहेंगे कि कोई अस्पष्ट सारांश समर्थन टिकट बन जाए। आप ऐसा बिलिंग नोट नहीं चाहते जो ऐसे काम का आविष्कार करता हो जो हुआ ही नहीं।
बेहतर वर्कफ़्लो कैप्चर करना, संरचना करना, समीक्षा करना और फिर रूट करना है।
कॉल घटित होने पर उसे कैप्चर करें.
इसे निर्णयों, कार्रवाई मदों, समय-सीमाओं, जोखिमों, अनुवर्ती पाठ और वर्कफ़्लो-विशिष्ट नोट्स में संरचित करें।
जब कॉल ताज़ा हो तो आउटपुट की समीक्षा करें।
फिर सही टुकड़ों को वहीं रखें जहां वे हों।
यह आपको रिकॉर्ड की प्रणाली को कबाड़ दराज में बदले बिना गति प्रदान करता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फोन बातचीत के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह क्लाइंट कॉल को अन्य क्लीनअप कतार के बजाय समीक्षा किए गए नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
यह कॉल-हेवी टीमों के लिए मायने रखता है क्योंकि कॉल शायद ही कभी काम का अंत होती है। कॉल से काम बनता है.
एक क्लाइंट कॉल एक ही बातचीत में एक पुनर्कथन, एक कार्य, एक समर्थन टिकट, एक सीआरएम अपडेट, एक प्रोजेक्ट परिवर्तन और एक चालान विवरण बना सकता है। यदि वे टुकड़े प्रतिलेख के अंदर रह जाते हैं, तो भी टीम को उन्हें खोदकर निकालना होगा।
सुपरस्क्राइब प्रत्येक नोट को लंबा करने का प्रयास नहीं कर रहा है।
यह आपकी अगली कॉल शुरू होने से पहले उपयोगी हिस्सों को गायब होने से बचाने की कोशिश कर रहा है।
क्लाइंट कॉल के लिए जो फॉलो-थ्रू बनाता है
निर्णयों, कार्यों और ग्राहक संदर्भ को एक साथ रखें
का उपयोग करें Superscribe क्लाइंट कॉल को नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम अपडेट, टिकट, कार्य और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
एक साधारण खरीदारी चेकलिस्ट
क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर चुनने से पहले, पूछें:
- क्या यह कॉल को विश्वसनीय रूप से कैप्चर करता है?
- क्या यह निर्णयों को सामान्य सारांश से अलग करता है?
- क्या यह कार्रवाई आइटम, मालिकों और समय सीमा की पहचान करता है?
- क्या यह क्लाइंट फॉलो-अप बनाने में मदद करता है?
- क्या यह सीआरएम या खाता संदर्भ को सुरक्षित रखता है?
- क्या यह जरूरत पड़ने पर टिकट, कार्य या हैंडऑफ़ का समर्थन करता है?
- जब कॉल भुगतान किए गए कार्य को प्रभावित करती है तो क्या यह बिलिंग या स्कोप संदर्भ रखता है?
- क्या कोई इंसान नोट के रिकॉर्ड बनने से पहले उसकी समीक्षा कर सकता है?
- क्या आउटपुट समय बचाता है, या साफ़ करने के लिए एक अच्छा ट्रांसक्रिप्ट बनाता है?
आखिरी सवाल असली है.
यदि सॉफ़्टवेयर ट्रांसक्रिप्ट को सुंदर बनाता है, लेकिन टीम को वही सफ़ाई करने के लिए छोड़ देता है, तो इससे क्लाइंट-कॉल समस्या का समाधान नहीं हुआ है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर क्या है?
क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर क्लाइंट वार्तालापों को कैप्चर करता है और उन्हें उपयोगी सारांश, निर्णय, एक्शन आइटम, सीआरएम संदर्भ, फॉलो-अप, टिकट, कार्य और हैंडऑफ़ नोट्स में बदल देता है।
क्या क्लाइंट कॉल नोट्स कॉल ट्रांस्क्रिप्ट के समान हैं?
नहीं, एक प्रतिलेख में जो कहा गया था उसे दर्ज किया जाता है। एक क्लाइंट कॉल नोट उपयोगी भागों को कार्य आउटपुट में बदल देता है जिस पर आपकी टीम कार्य कर सकती है।
क्लाइंट कॉल नोट्स में क्या शामिल होना चाहिए?
अच्छे ग्राहक कॉल नोट्स में सारांश, निर्णय, कार्रवाई आइटम, मालिक, समय सीमा, जोखिम, अनुवर्ती पाठ, सीआरएम संदर्भ और कॉल द्वारा बनाई गई कोई भी बिलिंग या स्कोप विवरण शामिल होता है।
क्या सुपरस्क्राइब क्लाइंट कॉल नोट्स में मदद कर सकता है?
हाँ। सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।