क्लाइंट कॉल फॉलो-अप नोट्स वे होते हैं जहां एक अच्छी बातचीत या तो काम में बदल जाती है या चुपचाप गायब हो जाती है।
जब आप इस पर हों तो कॉल स्पष्ट महसूस हो सकती है। ग्राहक ने समस्या समझाई. आप अगले कदम पर सहमत हुए. किसी ने एक समय सीमा का उल्लेख किया। एक छोटा सा दायरा परिवर्तन सामने आया.
फिर अगली कॉल शुरू होती है.
जब तक आप अनुवर्ती कार्रवाई लिखने बैठते हैं, तब तक स्वच्छ संस्करण धुंधला होना शुरू हो चुका होता है।
इसीलिए फॉलो-अप नोट्स को कॉल वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में कैप्चर करने की आवश्यकता होती है, न कि इसे एक अलग लेखन कार्य के रूप में माना जाता है जिसे आप बाद में करते हैं जब आपकी याददाश्त थक जाती है।
जबकि फॉलोअप पहले से ही होना चाहिए
क्लाइंट कॉल को नोट्स और अगली कार्रवाइयों में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को कैप्चर करने और उन्हें कॉल के बाद किसी अन्य सफ़ाई कार्य के बजाय समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, कार्यों और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
अनुवर्ती नोट कोई प्रतिलेख नहीं है
प्रतिलेख जो कहा गया उसका रिकॉर्ड है।
एक अनुवर्ती नोट आगे क्या होने की आवश्यकता है इसका उपयोगी संस्करण है।
वे अलग-अलग नौकरियां हैं।
यदि आप किसी ग्राहक को प्रतिलेख भेजते हैं, तो आपने उन्हें होमवर्क सौंप दिया है। यदि आप एक साफ़ अनुवर्ती भेजते हैं, तो आपने बातचीत को साझा दिशा में बदल दिया है।
एक उपयोगी क्लाइंट कॉल फॉलो-अप नोट आमतौर पर उत्तर देता है:
- क्या चर्चा हुई
- क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- अगला कदम किसका है
- क्या अभी भी उत्तर की आवश्यकता है
- कौन सी समय सीमा या समीक्षा बिंदु मायने रखता है
- जहां कार्य लॉग किया जाना चाहिए
- कौन सा बिलिंग या स्कोप संदर्भ खोना नहीं चाहिए
यह वह परत है जिसे अधिकांश कॉल टूल छोड़ देते हैं। वे शब्दों को सुरक्षित रखते हैं, फिर आपको उन शब्दों को कार्य में बदलने के लिए छोड़ देते हैं।
वास्तविक लागत कॉल के बाद का अंतर है
पोस्ट-कॉल एडमिन छोटा दिखता है क्योंकि प्रत्येक कार्य छोटा होता है।
सीआरएम नोट लिखें. कार्य बनाएँ. पुनर्कथन भेजें. टिकट अपडेट करें. स्कोप नोट जोड़ें. बिल करने योग्य संदर्भ रिकॉर्ड करें. टीम को बताएं कि क्या बदलाव आया.
इनमें से कोई भी कार्य नाटकीय नहीं है.
साथ में, वे कारण हैं कि कॉल-भारी काम उससे अधिक भारी लगता है जितना उसे करना चाहिए।
नुकसान केवल समय का नहीं है. यह आत्मविश्वास है.
जब अनुवर्ती नोट्स स्मृति पर निर्भर करते हैं, तो आप दूसरा अनुमान लगाना शुरू करते हैं:
- क्या ग्राहक ने छोटे विकल्प को मंजूरी दी या दोनों को देखने के लिए कहा?
- अगला कदम आपका था या उनका?
- क्या समय सीमा गुरुवार तक चली गई या ड्राफ्ट के लिए केवल गुरुवार ही था?
- क्या बिलिंग बदल गई, या यह सिर्फ एक चर्चा थी?
- क्या वह चिंता सीआरएम में लॉग इन करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण थी?
इसलिए व्यवसाय कॉल नोट्स संरचित आउटपुट बनने की आवश्यकता है। एक कच्चा रिकॉर्ड उपयोगी है. रूट की गई अगली कार्रवाई बेहतर है.
अच्छे ग्राहक कॉल अनुवर्ती नोट्स में क्या शामिल है
सर्वोत्तम अनुवर्ती नोट्स संक्षिप्त हैं, लेकिन वे अस्पष्ट नहीं हैं।
इस संरचना का प्रयोग करें:
- सारांश: कॉल क्यों हुई इसके बारे में एक या दो वाक्य।
- निर्णय: किस बात पर सहमति बनी.
- कार्य आइटम: स्वामी और अगले चरण.
- खुले प्रश्न: उत्तर की प्रतीक्षा में कुछ भी।
- संदर्भ: दायरा, बिलिंग, जोखिम, या संरक्षण योग्य ग्राहक विवरण।
- रूटिंग: जहां नोट, कार्य या अपडेट को जाने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए:
हमने ऑनबोर्डिंग मुद्दे की समीक्षा की और पुष्टि की कि समस्या आयात मैपिंग में है, न कि नए साइनअप फॉर्म में। सुपरस्क्राइब गुरुवार तक दो सफ़ाई विकल्प भेजेगा। ग्राहक पुष्टि करेगा कि पुराने सीएसवी निर्यात को बनाए रखने की आवश्यकता है या नहीं। इसे खाता नोट में जोड़ें और आयात समीक्षा के लिए एक अनुवर्ती कार्य बनाएं।
वह नोट फैंसी नहीं है.
यह उपयोगी है.
यह अगले व्यक्ति को कॉल दोबारा चलाए बिना आगे बढ़ने के लिए पर्याप्त संदर्भ देता है।
बाद में नोट्स लिखना क्यों विफल हो जाता है?
अधिकांश लोग अनुवर्ती नोट्स नहीं छोड़ते क्योंकि वे आलसी हैं।
वे उन्हें छोड़ देते हैं क्योंकि वर्कफ़्लो सबसे खराब क्षण में नोट मांगता है।
क्लाइंट कॉल के ठीक बाद, आप अक्सर होते हैं:
- अगली कॉल के लिए देर हो गई
- कॉल के दौरान आए संदेश का उत्तर दे रहा हूं
- ग्राहक द्वारा पूछी गई चीज़ की जाँच करना
- स्मृति से एक कार्य बनाना
- यह याद रखने की कोशिश करना कि क्या वादा आंतरिक था या ग्राहक-सामना वाला था
नोट एक सफ़ाई कार्य बन जाता है. सफ़ाई कार्यों को स्थगित करना आसान है।
इस प्रकार महत्वपूर्ण विवरण "आयात मुद्दे पर अनुवर्ती कार्रवाई" या "पुनरावृत्ति भेजें" जैसे अस्पष्ट अपडेट में बदल जाते हैं।
वे नोट कार्य को सुरक्षित नहीं रखते.
वे केवल आपको याद दिलाते हैं कि काम था।
कैप्चर, संरचना, समीक्षा, मार्ग
बेहतर वर्कफ़्लो के चार चरण होते हैं.
सबसे पहले, कॉल होते समय उसे कैप्चर करें।
दूसरा, उपयोगी भागों को निर्णयों, कार्रवाई मदों, मालिकों, तिथियों, जोखिमों और अनुवर्ती पाठ में संरचित करें।
तीसरा, किसी भी चीज़ को ग्राहक-सामना या रिकॉर्ड प्रणाली का हिस्सा बनने से पहले समीक्षा करें।
चौथा, आउटपुट को वहीं रूट करें जहां वह है: सीआरएम, टिकट, कार्य, ईमेल ड्राफ्ट, प्रोजेक्ट नोट, या बिलिंग संदर्भ।
कॉल ट्रांस्क्रिप्शन और कॉल फॉलो-थ्रू के बीच यही अंतर है।
फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप्स जब स्रोत रिकॉर्ड मायने रखता है तो उपयोगी होते हैं। लेकिन व्यावसायिक मूल्य आमतौर पर नीचे की ओर होता है। कॉल को एक नोट, एक कार्य, एक ग्राहक अपडेट या अगला चरण बनना होगा।
सहायता टीमों के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है समर्थन कॉल एक टिकट बन जाता है. सलाहकारों के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि क्लाइंट कॉल एक पुनर्कथन और एक स्कोप नोट बन जाए। फ्रीलांसरों के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि कॉल अनुवर्ती और बिल योग्य संदर्भ दोनों बन जाएगी।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन एक व्यावसायिक कॉल के बाद उस क्षण के लिए बनाया गया है, जब बातचीत द्वारा बनाए गए कार्य को कहीं उपयोगी बनाने की आवश्यकता होती है।
लक्ष्य एक सुंदर संग्रह बनाना नहीं है।
लक्ष्य कम पुनर्निर्माण के साथ कॉल को समीक्षा नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिलिंग विवरण बनने में मदद करना है।
यह मायने रखता है क्योंकि क्लाइंट कॉल शायद ही कभी सिर्फ एक कॉल होती है। यह एक निर्णय बिंदु, एक वादा स्रोत, एक स्कोप मार्कर और एक हैंडऑफ़ क्षण है।
जब उस आउटपुट को कैप्चर किया जाता है जबकि बातचीत अभी भी ताजा है, तो वीरतापूर्ण स्मृति के आधार पर फॉलो-अप रुक जाता है।
ऐसे कॉल्स के लिए जो असली काम बनाते हैं
वादा, कार्य और संदर्भ एक साथ रखें
शेष दिन में विवरण गायब होने से पहले व्यावसायिक कॉल को अनुवर्ती नोट्स और वर्कफ़्लो-तैयार आउटपुट में बदलने के लिए सुपरस्क्राइब फ़ोन का उपयोग करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लाइंट कॉल फ़ॉलो-अप नोट्स क्या हैं?
क्लाइंट कॉल फ़ॉलो-अप नोट्स संरचित सारांश, निर्णय, कार्रवाई आइटम, खुले प्रश्न और क्लाइंट वार्तालाप से बनाए गए अगले चरण हैं।
क्या अनुवर्ती नोट्स कॉल ट्रांस्क्रिप्ट के समान हैं?
नहीं, एक प्रतिलेख में जो कहा गया था उसे दर्ज किया जाता है। एक अनुवर्ती नोट उपयोगी भागों को निर्णय, कार्य, संदर्भ और अगले कार्यों में बदल देता है।
क्लाइंट कॉल के बाद मुझे क्या शामिल करना चाहिए?
एक संक्षिप्त सारांश, निर्णय, मालिक, समय सीमा, खुले प्रश्न, दायरा या बिलिंग संदर्भ और प्रत्येक अगला कदम कहां जाना चाहिए, शामिल करें।
क्या सुपरस्क्राइब क्लाइंट कॉल फॉलो-अप में मदद कर सकता है?
हाँ। सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉलों को कैप्चर करने और उन्हें समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, कार्यों और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।