एक फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप को आपके पास टेक्स्ट की दीवार और करने के लिए कोई अन्य काम नहीं छोड़ना चाहिए।
प्रतिलेख मायने रखता है.
लेकिन प्रतिलेख केवल स्रोत सामग्री है।
उपयोगी परिणाम सीआरएम नोट, टिकट, अनुवर्ती ईमेल, कार्य सूची, हैंडऑफ़, केस नोट, या बिलिंग संदर्भ है जो कॉल द्वारा बनाया गया है। यदि ऐप रॉ ट्रांस्क्रिप्शन के बाद बंद हो जाता है, तो कॉल के बाद भी एडमिन आपके पास आता है।
यहीं पर फोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन महंगा हो जाता है।
रिकॉर्डिंग में नहीं.
सफ़ाई में.
जब कॉल उपयोगी कार्य बन जानी चाहिए
फोन कॉल को नोट्स, कार्यों और फॉलो-अप में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल को कैप्चर करता है और उन्हें बाद में साफ़ करने के लिए किसी अन्य ट्रांसक्रिप्ट के बजाय समीक्षा किए गए नोट्स, सीआरएम अपडेट, टिकट, फॉलो-अप और बिल योग्य संदर्भ में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक उपयोगी फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप आपको उत्तर देने में मदद करेगा:
- किसने बुलाया
- कॉल क्यों हुई
- कहा हुआ
- क्या बदला
- क्या वादा किया गया था
- अगला कदम किसका है
- आउटपुट कहां जाना चाहिए
- इसे भेजने या लॉग इन करने से पहले किस चीज़ की समीक्षा की जानी चाहिए
कच्ची प्रतिलेख ही अभिलेख है।
संरचित आउटपुट वर्कफ़्लो है.
यह अंतर मायने रखता है क्योंकि अधिकांश व्यवसायों को अधिक अभिलेखों की आवश्यकता नहीं होती है। स्मृति धूमिल होने से पहले उन्हें कार्रवाई करने के लिए कॉल की आवश्यकता होती है।
फ़ोन कॉल ट्रांस्क्रिप्शन अंतिम रेखा नहीं है
फ़ोन कॉल गंदे काम के कंटेनर हैं।
एक क्लाइंट कॉल एक स्कोप परिवर्तन, एक अनुवर्ती ईमेल, एक कार्य, एक सीआरएम नोट और एक बिलिंग प्रविष्टि बना सकता है। एक समर्थन कॉल एक टिकट, पुनरुत्पादन चरण, एक ग्राहक अद्यतन और एक आंतरिक हैंडऑफ़ बना सकता है। एक भर्ती कॉल उम्मीदवार नोट्स, स्कोरकार्ड संदर्भ और अगले चरण के अनुस्मारक बना सकती है।
कॉल एक वार्तालाप है.
आउटपुट काम के कई टुकड़े हैं।
इसीलिए व्यवसाय कॉल नोट्स कॉल के बाद क्या होता है, इसके आधार पर निर्णय लिया जाना चाहिए, न कि केवल ट्रांसक्रिप्शन सटीकता से।
यदि कोई फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप आपको पूर्ण ट्रांसक्रिप्ट देता है, लेकिन आपसे वादे की खोज करता है, सारांश को फिर से लिखता है, कार्य बनाता है, और नोट को किसी अन्य सिस्टम में पेस्ट करता है, तो इसने केवल पहली परत को हल किया है।
आपके पास अभी भी पोस्ट-कॉल व्यवस्थापक है.
बेहतर कॉल वर्कफ़्लो की तीन परतें
सर्वोत्तम कॉल वर्कफ़्लो में तीन परतें होती हैं।
1. कॉल कैप्चर करें
कैप्चर का मतलब है कि बातचीत को समीक्षा के लिए पर्याप्त रूप से संरक्षित किया गया है।
जब नोट वर्कफ़्लो में हो
इसे उस ऐप में निर्देशित करें जिसे आपने पहले ही खोल रखा है
कार्य को एक अलग ट्रांसक्रिप्शन इनबॉक्स में ले जाए बिना क्लाइंट अपडेट, कार्य टिप्पणियों, सीआरएम नोट्स, संकेतों और फॉलो-अप के लिए सुपरस्क्राइब का उपयोग करें।
यहीं पर प्रतिलेखन सटीकता मायने रखती है। नाम, संख्याएं, समय सीमा, ग्राहक शब्द, तकनीकी विवरण और आपत्तियां बाद में मायने रख सकती हैं।
लेकिन अकेले पकड़ने से अगले व्यक्ति को यह नहीं पता चलता कि क्या करना है।
यह उन्हें केवल कच्चा माल देता है।
2. उपयोगी भागों की संरचना करें
कैप्चर करने के बाद, कॉल को आकार की आवश्यकता होती है।
एक उपयोगी फ़ोन कॉल आउटपुट अलग होना चाहिए:
- सारांश
- निर्णय
- एक्शन आइटम
- मालिकों
- खजूर
- जोखिम
- खुले प्रश्न
- ग्राहक या ग्राहक संदर्भ
- बिलिंग या दायरा संदर्भ
वह संरचना ही पूरी चीज़ को दोबारा दोहराए बिना कॉल को प्रयोग करने योग्य बनाती है।
उदाहरण के लिए, एक समर्थन प्रतिलेख में दस मिनट की समस्या निवारण शामिल हो सकता है। टिकट के लिए प्रभावित खाता, लक्षण, आजमाए गए कदम, संभावित कारण, वर्तमान स्थिति और वादा किया गया अपडेट आवश्यक है।
इसीलिए समर्थन कॉल के लिए टिकट-तैयार आउटपुट की आवश्यकता होती है, सिर्फ एक प्रतिलेख नहीं।
3. आउटपुट को रूट करें
अंतिम परत रूटिंग है.
सीआरएम नोट खाते के पास रहना चाहिए। टिकट समर्थन कतार में रहना चाहिए. अनुवर्ती कार्रवाई ईमेल के लिए तैयार होनी चाहिए. कार्य वहीं उतरना चाहिए जहां काम सौंपा गया है। बिलिंग नोट ग्राहक संदर्भ से जुड़ा रहना चाहिए।
यह वह हिस्सा है जिसे कई ट्रांसक्रिप्शन वर्कफ़्लो छोड़ देते हैं।
वे पाठ तैयार करते हैं, फिर आपको एक सफ़ाई कतार सौंपते हैं।
कॉल-हैवी टीमों के लिए, वह कतार ही वास्तविक लागत है।
फ़ोन कॉल ट्रांस्क्रिप्शन ऐप में क्या देखें?
किसी एक को चुनने से पहले इस चेकलिस्ट का उपयोग करें।
यह कॉल सोर्स को साफ़-साफ़ कैप्चर करता है
जब विवरण मायने रखता है तो आपको एक विश्वसनीय स्रोत रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।
फ़ोन कार्य के लिए, इसका मतलब है कि ऐप को वास्तव में होने वाली कॉल के तरीके में फिट होना चाहिए, न कि केवल निर्धारित वीडियो मीटिंग में। यदि महत्वपूर्ण कार्य फ़ोन कॉल पर शुरू होता है, तो कैप्चर प्रवाह को सीधे फ़ोन कॉल का समर्थन करना चाहिए।
यह संरचित आउटपुट बनाता है
"सारांश" से अधिक की तलाश करें।
अच्छे आउटपुट में निर्णयों, वादों, मालिकों, तिथियों, जोखिमों, कार्यों और सिस्टम अपडेट की पहचान होनी चाहिए। यदि किसी को अभी भी इसे परिचालन कार्य में बदलना है तो एक सुंदर अनुच्छेद पर्याप्त नहीं है।
यह कार्रवाई से पहले समीक्षा का समर्थन करता है
स्वचालन का अर्थ ग्राहक प्रणालियों में बिना समीक्षा किए गए नोटों को आँख मूँद कर डालना नहीं होना चाहिए।
बिल करने योग्य संदर्भ के लिए, केवल पाठ के लिए नहीं
जब आप काम कर रहे हों तो स्पष्टीकरण को कैद कर लें
सुपरस्क्राइब बोले गए काम को उपयोगी नोट्स और समय के संदर्भ में बदलने में मदद करता है, इसलिए बाद में समीक्षा मेमोरी के बजाय रिकॉर्ड से शुरू होती है।
सुरक्षित वर्कफ़्लो कैप्चर, संरचना, समीक्षा और फिर रूट है। इससे मानव को सीआरएम नोट, टिकट या फॉलो-अप के ग्राहक रिकॉर्ड का हिस्सा बनने से पहले गलतियाँ पकड़ने में मदद मिलती है।
यह वहां काम भेजता है जहां काम होता है
सबसे अच्छा आउटपुट आमतौर पर किसी अन्य ऐप में कोई अन्य नोट नहीं होता है।
यह खाते पर एक सीआरएम नोट है, दाहिनी कतार में एक टिकट अपडेट है, प्रोजेक्ट सिस्टम में एक कार्य है, या भेजने के लिए तैयार अनुवर्ती ड्राफ्ट है।
यदि आपकी टीम को अभी भी सब कुछ कॉपी और पेस्ट करना है, तो ऐप ने एडमिन को नहीं हटाया है। इसने इसे स्थानांतरित कर दिया है.
यह बिलिंग और हैंडऑफ़ के लिए संदर्भ को सुरक्षित रखता है
सलाहकारों, एजेंसियों, सलाहकारों और सहायता टीमों के लिए, एक कॉल का अक्सर बिल योग्य मूल्य होता है।
ऐप को यह संरक्षित करने में मदद करनी चाहिए कि कॉल क्यों हुई, क्या बदलाव हुआ और उसके बाद क्या काम हुआ। इसके पीछे भी यही तर्क है व्यवसाय कॉल से फॉलो-अप वर्कफ़्लो: मान केवल प्रतिलेख नहीं है, बल्कि अगली क्रिया है जो इसे सक्षम बनाती है।
यह सहमति, पहुंच और प्रतिधारण का सम्मान करता है
कॉल में निजी ग्राहक, ग्राहक, उम्मीदवार या रोगी की जानकारी शामिल हो सकती है।
कॉल रिकॉर्ड करने या ट्रांसक्रिप्ट करने से पहले, सहमति आवश्यकताओं, प्रतिधारण सेटिंग्स, एक्सेस नियंत्रण, विलोपन वर्कफ़्लो और संवेदनशील डेटा को कैसे प्रबंधित किया जाता है, इसकी समीक्षा करें। सही सेटअप आपके स्थान, ग्राहकों, उद्योग और आंतरिक नीति पर निर्भर करता है।
एक सरल आउटपुट स्वरूप
यदि आप अभी भी मैन्युअल रूप से कॉल संसाधित कर रहे हैं, तो इस प्रारूप का उपयोग करें।
कॉल संदर्भ
- कॉल करने वाला या ग्राहक
- खाता, प्रोजेक्ट, टिकट, या अवसर
- कॉल का कारण
सारांश
जो हुआ उस पर दो-चार गोलियां लिखो.
निर्णय
सूचीबद्ध करें कि किस पर सहमति हुई, क्या अस्वीकार किया गया, क्या बदला गया या क्या स्थगित किया गया।
कार्य वस्तुएं
प्रत्येक क्रिया के लिए, कैप्चर करें:
- स्वामी
- अगला कदम
- नियत तिथि या अपेक्षित समय
- गंतव्य प्रणाली
अनुवर्ती मसौदा
कॉल ताज़ा होने पर ग्राहक-सामना करने वाला पुनर्कथन लिखें।
व्यवस्थापक दिवस से पहले
जो काम आप पहले ही कर चुके हैं उसके लिए एक स्पष्ट निशान छोड़ें
पुनर्कथन, इनवॉइस नोट, टिकट अपडेट, या फ़ॉलो-अप बोलें जबकि विवरण अभी भी ताज़ा हैं, फिर उसी स्थान पर काम करते रहें।
आंतरिक नोट
वे विवरण कैप्चर करें जो आपकी टीम के लिए मायने रखते हैं लेकिन ग्राहक तक नहीं जाने चाहिए।
बिलिंग या दायरा संदर्भ
ग्राहक के काम के लिए, ध्यान दें कि क्या बिल किया जाना चाहिए, क्या बदला हुआ दायरा और चालान पर कौन सा संदर्भ दिखाई देना चाहिए।
यह टेम्पलेट जानबूझकर सरल है. मुद्दा यह है कि "हमारे पास एक प्रतिलेख है" से "हम जानते हैं कि आगे क्या होगा" की ओर बढ़ना है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
कॉल के बाद वर्कफ़्लो के लिए सुपरस्क्राइब फ़ोन बनाया गया है।
कॉल को कैप्चर किया जा सकता है, ट्रांसक्राइब किया जा सकता है, संरचित किया जा सकता है, समीक्षा की जा सकती है और महत्वपूर्ण सिस्टम या कार्रवाइयों में रूट किया जा सकता है: सीआरएम नोट्स, टिकट, कार्य, फॉलो-अप, हैंडऑफ़, बिलिंग संदर्भ, एपीआई, ओपनएआई वर्कफ़्लो, या एजेंट पाइपलाइन।
यह इसे बेसिक फोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप से अलग बनाता है।
मूल प्रतिलेखन उत्तर:
क्या कहा गया था?
एक बेहतर कॉल वर्कफ़्लो उत्तर देता है:
अब क्या होना चाहिए?
ग्राहक-सामना वाले काम के लिए, दूसरा सवाल यह है कि पैसा कहाँ है। यहीं पर गलतियाँ भी होती हैं जब प्रत्येक कॉल तथ्य के बाद सही नोट्स लिखने वाले किसी व्यक्ति पर निर्भर करती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप क्या है?
एक फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप फ़ोन वार्तालापों को कैप्चर करता है और भाषण को टेक्स्ट में बदल देता है। अधिक उपयोगी संस्करण सारांश, कार्य, अनुवर्ती, सीआरएम नोट्स, टिकट और अन्य संरचित आउटपुट भी बनाते हैं।
क्या व्यावसायिक कॉल के लिए एक प्रतिलेख पर्याप्त है?
आमतौर पर नहीं. एक प्रतिलेख बातचीत को सुरक्षित रखता है, लेकिन व्यावसायिक कॉल के लिए अक्सर अनुवर्ती कार्य की आवश्यकता होती है। उपयोगी आउटपुट कॉल से निर्मित कार्य, सीआरएम नोट, टिकट, ईमेल, हैंडऑफ़ या बिलिंग संदर्भ है।
कॉल रिकॉर्ड करने से पहले मुझे क्या जांचना चाहिए?
सहमति आवश्यकताओं, पहुंच नियंत्रण, अवधारण नियम, हटाने के विकल्प और संवेदनशील डेटा को कैसे प्रबंधित किया जाता है, इसकी जांच करें। आवश्यकताएँ स्थान, उद्योग और कॉल प्रकार के अनुसार भिन्न-भिन्न होती हैं।
क्लाइंट कार्य के लिए सबसे अच्छा फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप कौन सा है?
सबसे अच्छा फिट इस पर निर्भर करता है कि आपके कॉल के बाद क्या होता है। यदि कॉल को सीआरएम नोट्स, टिकट, कार्य, फॉलो-अप और बिल योग्य संदर्भ बनने की आवश्यकता है, तो केवल ट्रांसक्रिप्ट संग्रह के बजाय वर्कफ़्लो टूल चुनें।
टेकअवे
फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन उपयोगी है, लेकिन यह काम का अंत नहीं है।
असली जीत दिन आगे बढ़ने से पहले कॉल को अगले उपयोगी आर्टिफैक्ट में बदलना है।
यदि आपकी वर्तमान प्रक्रिया एक प्रतिलेख के साथ समाप्त होती है, तो आपको अभी भी उसे साफ करना, खोजना, फिर से लिखना और कहीं और चिपकाना है, प्रतिलेखन ऐप केवल काम का सबसे आसान हिस्सा कर रहा है।