एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स प्रतिलेखों का ढेर नहीं होना चाहिए।
एजेंसी कॉल से निर्णय, कार्यक्षेत्र में बदलाव, ग्राहक के वादे, आंतरिक कार्य, परियोजना जोखिम, हैंडऑफ़ संदर्भ और कभी-कभी बिल योग्य विवरण तैयार होते हैं। यदि वे विवरण रिकॉर्डिंग या कच्चे सारांश के अंदर रहते हैं, तो टीम को अभी भी हाथ से उपयोगी संस्करण का पुनर्निर्माण करना होगा।
यहीं पर एजेंसी कॉल नोट आमतौर पर टूट जाते हैं।
जब सभी लोग कॉल पर थे तो बातचीत स्पष्ट थी। अगला कदम स्पष्ट था. ग्राहक संपत्ति भेजने के लिए सहमत हो गया। अकाउंट लीड ने एक संशोधित समयरेखा का वादा किया। डेवलपर ने एक अवरोधक का उल्लेख किया. प्रोजेक्ट मैनेजर ने संभावित कार्यक्षेत्र परिवर्तन के बारे में सुना।
फिर सभी लोग कॉल छोड़ देते हैं और काम बिखर जाता है।
कोई एक संक्षिप्त पुनर्कथन लिखता है. कोई अन्य व्यक्ति कार्य बनाता है. CRM नोट छूट जाता है. प्रोजेक्ट अद्यतन अस्पष्ट है. बिलिंग संदर्भ गायब हो जाता है. जब तक अगला क्लाइंट कॉल शुरू होता है, एजेंसी के पास व्यवस्थापक के रूप में छिपी हुई एक मेमोरी समस्या होती है।
जब क्लाइंट कॉल काम बनाते हैं
एजेंसी कॉल को उपयोगी आउटपुट में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन अगली बातचीत शुरू होने से पहले व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
अच्छे एजेंसी कॉल नोट्स ग्राहक वार्तालाप को उस कार्य पैकेट में बदल देते हैं जिसकी आपकी टीम को आवश्यकता होती है।
इसमें आमतौर पर शामिल हैं:
- एक संक्षिप्त सारांश
- ग्राहक निर्णय
- अनुवर्ती कार्रवाई का वादा किया
- स्वामियों के साथ कार्रवाई आइटम
- दिनांक और समय सीमा
- परियोजना जोखिम
- दायरा या बजट परिवर्तन
- सीआरएम या खाता संदर्भ
- परियोजना प्रबंधन अद्यतन
- जब कॉल ग्राहक के काम को प्रभावित करती है तो बिल योग्य विवरण
परीक्षण यह नहीं है कि नोट लंबा है या नहीं।
परीक्षण यह है कि क्या अगला व्यक्ति यह पूछे बिना कार्य कर सकता है, "ग्राहक ने वास्तव में क्या कहा?"
एजेंसी कॉल डिफ़ॉल्ट रूप से गड़बड़ होती हैं
एजेंसियों के पास एक साफ़ कॉल प्रकार नहीं है.
एक खाता कॉल एक प्रोजेक्ट अपडेट में बदल सकता है। एक बिक्री कॉल हैंडऑफ़ में बदल सकती है। एक सहायता कॉल टिकट में बदल सकती है। एक रणनीति कॉल पांच कार्य और एक नया जोखिम पैदा कर सकती है। एक भर्ती या सलाहकार कॉल सीआरएम संदर्भ बना सकती है जो अगले महीने मायने रखती है।
इसीलिए व्यवसाय कॉल नोट्स प्रतिलेख की तुलना में अधिक संरचना की आवश्यकता है।
आउटपुट को परिचालन कार्य से मेल खाना चाहिए:
- खाता टीमों को ग्राहक संदर्भ की आवश्यकता होती है
- परियोजना प्रबंधकों को निर्णय और मालिकों की आवश्यकता होती है
- डिलीवरी टीमों को कार्यों और अवरोधकों की आवश्यकता होती है
- बिक्री टीमों को सीआरएम नोट्स और अगले चरणों की आवश्यकता है
- वित्त को बिलिंग संदर्भ की आवश्यकता है
- नेताओं को आश्चर्यचकित होने से पहले जोखिम की आवश्यकता होती है
एक सामान्य अनुच्छेद उन सभी कार्यों को पूरा नहीं कर सकता।
एक प्रतिलेख केवल स्रोत सामग्री है
जब आपको सटीक शब्दों की आवश्यकता होती है तो प्रतिलेख उपयोगी होते हैं।
वे कोई तैयार एजेंसी नोट नहीं हैं.
कोई भी अकाउंट लीड उस एक वाक्य को खोजने के लिए पूर्ण प्रतिलेख की खोज नहीं करना चाहता जहां क्लाइंट ने छोटे लॉन्च स्कोप को मंजूरी दी हो। कोई भी प्रोजेक्ट मैनेजर कॉल रिकॉर्डिंग नहीं चाहता जब उसे किसी मालिक के साथ किसी कार्य की आवश्यकता होती है। कोई भी डेवलपर "ऑनबोर्डिंग बग पर चर्चा" नहीं चाहता है, जब उपयोगी विवरण पुनरुत्पादन पथ और ग्राहक प्रभाव है।
प्रतिलेख कच्चा माल है।
एजेंसी नोट प्रयोग करने योग्य संस्करण है.
इसीलिए भी सीआरएम नोट्स प्रतिलेख नहीं हैं. सीआरएम नोट को खाते की वास्तविकता को सुरक्षित रखना चाहिए। एक प्रोजेक्ट नोट में वितरण वास्तविकता को संरक्षित रखा जाना चाहिए। एक कार्य को अगली क्रिया को सुरक्षित रखना चाहिए।
एजेंसी कॉल नोट्स को उन आउटपुट को साफ़-साफ़ विभाजित करने की आवश्यकता है।
एक उपयोगी एजेंसी कॉल नोट में क्या शामिल है?
एक मजबूत एजेंसी कॉल नोट आमतौर पर छोटा होता है, लेकिन यह विशिष्ट होता है।
इस संरचना का प्रयोग करें:
- सारांश: कॉल क्यों हुई और क्या बदलाव हुआ।
- निर्णय: जिस पर सहमति हुई, अस्वीकार किया गया, या स्थगित किया गया।
- कार्रवाई आइटम: मालिक, अगला चरण, और नियत तारीख ज्ञात होने पर।
- जोखिम: अवरोधक, अस्पष्ट जिम्मेदारियाँ, विलंबित संपत्ति, बजट दबाव, या ग्राहक चिंताएँ।
- दायरा संदर्भ: कोई भी परिवर्तन जो समयरेखा, मूल्य, डिलिवरेबल्स या अपेक्षाओं को प्रभावित कर सकता है।
- रूटिंग: प्रत्येक टुकड़े को आगे कहाँ जाना चाहिए।
रूटिंग वह हिस्सा है जिसे एजेंसियां अक्सर भूल जाती हैं।
निर्णय सीआरएम में हो सकता है। एक अवरोधक लीनियर, जीरा, आसन, क्लिकअप या क्लाइंट प्रोजेक्ट बोर्ड से संबंधित हो सकता है। कोई वादा अनुवर्ती ईमेल में हो सकता है। बजट विवरण चालान नोट में हो सकता है। ग्राहक की समस्या समर्थन टिकट से संबंधित हो सकती है।
यदि आउटपुट एक नोट्स ऐप में बैठता है, तब भी किसी को इसे स्थानांतरित करना होगा।
वास्तविक लागत संदर्भ स्विचिंग है
पोस्ट-कॉल एडमिन बाहर से छोटा दिखता है।
पुनर्कथन लिखें. सीआरएम अपडेट करें. कार्य बनाएँ. डिज़ाइनर को बताओ. टिकट नोट जोड़ें. स्कोप दस्तावेज़ को अद्यतन करें. बिलिंग परिवर्तन का उल्लेख करें. अनुवर्ती भेजें.
प्रत्येक चरण छोटा है.
साथ में, वे ऐसे दबाव हैं जो ग्राहक सेवा को वास्तविक कार्य से अधिक भारी महसूस कराते हैं।
बड़ी लागत टाइपिंग नहीं करना है. यह प्रत्येक कॉल के बाद मानसिक संदर्भ बदल रहा है।
आप किसी ग्राहक वार्तालाप को ताज़ा संदर्भ के साथ छोड़ते हैं, फिर तुरंत याद रखना होगा कि किस सिस्टम को वार्तालाप के किस भाग की आवश्यकता है। CRM खाता संदर्भ चाहता है. प्रोजेक्ट टूल एक्शन आइटम चाहता है। ग्राहक एक विनम्र पुनर्कथन चाहता है। टीम व्यावहारिक संस्करण चाहती है. वित्त बिल योग्य विवरण चाहता है.
वह अनुवाद कार्य ठीक वहीं है जहाँ गलतियाँ होती हैं।
कैप्चर, संरचना, समीक्षा, मार्ग
बेहतर एजेंसी वर्कफ़्लो के चार चरण होते हैं।
सबसे पहले, कॉल होते समय उसे कैप्चर करें।
दूसरा, उपयोगी भागों को निर्णयों, कार्यों, जोखिमों, समय-सीमाओं, मालिकों और अनुवर्ती पाठ में संरचित करें।
तीसरा, आउटपुट को ग्राहक-सामना या रिकॉर्ड प्रणाली का हिस्सा बनने से पहले उसकी समीक्षा करें।
चौथा, सही टुकड़ों को सही उपकरणों में डालें।
कॉल रिकॉर्डिंग और कॉल फॉलो-थ्रू के बीच यही अंतर है।
समर्थन-भारी एजेंसी के लिए, कॉल एक टिकट बन सकती है। एक रणनीति एजेंसी के लिए, यह एक ग्राहक पुनर्कथन और एक परियोजना योजना अद्यतन बन सकता है। एक भर्ती एजेंसी के लिए, यह सीआरएम संदर्भ और उम्मीदवार नोट्स बन सकता है। एक विकास एजेंसी के लिए, यह एक स्कोप नोट, एक कार्य और बिल योग्य संदर्भ बन सकता है।
ऑडियो ख़त्म होने पर कॉल ख़त्म नहीं होती.
कॉल तब समाप्त होती है जब उसके द्वारा बनाया गया कार्य सही स्थान पर होता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फोन बातचीत के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह व्यावसायिक कॉलों को अन्य सफाई कतार के बजाय समीक्षा किए गए नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
यह एजेंसियों के लिए मायने रखता है क्योंकि एक ही ग्राहक कॉल एक साथ कई तरह के काम कर सकती है। एक एकल वार्तालाप के लिए क्लाइंट पुनर्कथन, एक आंतरिक कार्य, एक सीआरएम अपडेट, एक स्कोप नोट और बिलिंग संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है।
सुपरस्क्राइब प्रत्येक कॉल को एक लंबे दस्तावेज़ में बदलने का प्रयास नहीं कर रहा है।
इससे पहले कि टीम उन पर कार्रवाई कर सके, वह उपयोगी हिस्सों को गायब होने से बचाने की कोशिश कर रही है।
एजेंसी कॉल के लिए जो फॉलो-थ्रू बनाती है
निर्णयों, कार्यों और ग्राहक संदर्भ को एक साथ रखें
का उपयोग करें Superscribe क्लाइंट कॉल को नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम अपडेट, टिकट, कार्य और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
एक साधारण एजेंसी कॉल नोट्स चेकलिस्ट
प्रत्येक महत्वपूर्ण ग्राहक कॉल के बाद पूछें:
- ग्राहक ने क्या निर्णय लिया?
- हमने क्या वादा किया था?
- हम किसका इंतज़ार कर रहे हैं?
- अगले कदम का मालिक कौन है?
- कौन सी समय सीमा मायने रखती है?
- क्या दायरा, समयरेखा या बजट बदल गया?
- सीआरएम में क्या जाना चाहिए?
- कार्य या टिकट क्या बनना चाहिए?
- ग्राहक को अनुवर्ती कार्रवाई के रूप में क्या मिलना चाहिए?
- कौन सा बिलिंग या हैंडऑफ़ संदर्भ खोना नहीं चाहिए?
यदि वे उत्तर स्पष्ट हैं, तो कॉल नोट अपना काम कर रहा है।
यदि उन उत्तरों के लिए रिकॉर्डिंग को दोबारा चलाने की आवश्यकता होती है, तो नोट अभी भी अधूरा है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एजेंसी कॉल नोट्स क्या हैं?
एजेंसी कॉल नोट्स ग्राहक, बिक्री, समर्थन, रणनीति या डिलीवरी कॉल से संरचित रिकॉर्ड हैं। वे आम तौर पर सारांश, निर्णय, कार्रवाई आइटम, जोखिम, कार्यक्षेत्र संदर्भ और अनुवर्ती कार्य को कैप्चर करते हैं।
क्या एजेंसी कॉल नोट्स ट्रांस्क्रिप्ट के समान हैं?
नहीं, एक प्रतिलेख जो कहा गया था उसे सुरक्षित रखता है। एक एजेंसी कॉल नोट उपयोगी भागों को निर्णयों, कार्यों, सीआरएम संदर्भ, प्रोजेक्ट अपडेट, फॉलो-अप और बिलिंग विवरण में बदल देता है।
एजेंसियों को क्लाइंट कॉल नोट्स में क्या शामिल करना चाहिए?
एक संक्षिप्त सारांश, निर्णय, कार्रवाई आइटम, मालिक, समय सीमा, जोखिम, कार्यक्षेत्र परिवर्तन, सीआरएम संदर्भ, परियोजना अपडेट और अनुवर्ती पाठ शामिल करें।
क्या सुपरस्क्रिप्ट कॉल नोट्स के साथ एजेंसियों की मदद कर सकता है?
हाँ। सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्यों और एजेंसी वर्कफ़्लो के लिए बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।