एक क्लाइंट कॉल पांच मिनट में प्रोजेक्ट बदल सकती है।
दायरा बदल जाता है. एक अवरोधक प्रकट होता है. ग्राहक एक विकल्प को स्वीकार करता है और दूसरे को अस्वीकार करता है। एक समयसीमा चलती है. कोई पहुंच भेजने का वादा करता है. एक टीम-साथी जो कॉल पर नहीं था, उसे अभी भी यह जानने की जरूरत है कि क्या बदलाव हुआ।
यहीं पर अधिकांश कॉल नोट गिरते हैं।
वे बातचीत को सुरक्षित रखते हैं, लेकिन वे प्रोजेक्ट अपडेट नहीं बनते।
उपयोगी संस्करण यह नहीं है कि "हमारे पास क्लाइंट के साथ कॉल थी।" उपयोगी संस्करण यह है: यहां नई स्थिति है, यहां क्या बदला है, यहां बताया गया है कि अगले चरण का मालिक कौन है, और यहां बताया गया है कि टीम को आगे क्या करना चाहिए।
जब कॉल आती है तो प्रोजेक्ट कार्य बदल जाता है
क्लाइंट कॉल को समीक्षा किए गए प्रोजेक्ट अपडेट में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को सारांश, प्रोजेक्ट अपडेट, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है जबकि बातचीत अभी भी ताज़ा है।
लघु संस्करण
प्रोजेक्ट अपडेट वर्कफ़्लो के लिए एक अच्छे कॉल नोट्स में निम्नलिखित शामिल होने चाहिए:
- वर्तमान परियोजना स्थिति
- कॉल के दौरान क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- क्या अवरुद्ध है
- प्रत्येक अगले चरण का स्वामी कौन है?
- ग्राहक का क्या बकाया है
- आपकी टीम का क्या बकाया है
- कोई समय सीमा या समय संकेत
- जहां अद्यतन रहना चाहिए
परीक्षण सरल है.
क्या कॉल मिस करने वाला कोई टीम-साथी समझ सकता है कि क्या बदलाव आया है और आगे क्या करना है?
यदि नहीं, तो नोट अभी भी स्रोत सामग्री है। यह कोई प्रोजेक्ट अपडेट नहीं बन पाया है.
प्रोजेक्ट अद्यतन प्रतिलेख नहीं हैं
समय के अनुसार एक प्रतिलेख का आदेश दिया जाता है।
किसी प्रोजेक्ट अद्यतन का आदेश उपयोगिता के आधार पर दिया जाता है।
वास्तविक ग्राहक कॉल पर, महत्वपूर्ण भाग शायद ही कभी एक सुव्यवस्थित क्रम में पहुंचते हैं। ग्राहक पहले ही अवरोधक का उल्लेख कर सकता है, बाद में समाधान को मंजूरी दे सकता है, अंत में समय बदल सकता है, और जिम्मेदार व्यक्ति को जोड़ सकता है क्योंकि हर कोई काम पूरा कर रहा है।
प्रतिलेख में यह सब समाहित हो सकता है और फिर भी इसका उपयोग करना कठिन हो सकता है।
प्रोजेक्ट अपडेट में बातचीत को ऐसे स्वरूप में बदलना होगा जिस पर टीम कार्रवाई कर सके:
स्थिति: फ़ील्ड-मैपिंग त्रुटियों के कारण ऑनबोर्डिंग आयात में देरी हो रही है। निर्णय: वर्तमान साइनअप फॉर्म रखें और पहले आयात मैपिंग ठीक करें। ग्राहक को बुधवार तक पुरानी सीएसवी निर्यात नीति का भुगतान करना होगा। टीम के पास गुरुवार तक सफाई के दो विकल्प हैं। जोखिम: यदि कानूनी ने डेटा क्लॉज की समीक्षा नहीं की है तो डेमो तिथि आगे बढ़ सकती है।
वह कोई सुंदर प्रतिलेख नहीं है.
यह एक कार्यशील अद्यतन है.
पीछे भी यही गैप है कार्यों के लिए कॉल नोट्स. आह्वान से काम बनता है, लेकिन काम तभी उपयोगी होता है जब उसका आकार, मालिक और मंजिल हो।
किसी प्रोजेक्ट को अद्यतन करने की क्या आवश्यकता है
किसी प्रोजेक्ट अपडेट में पुनर्कथन ईमेल की तुलना में भिन्न प्रश्नों का उत्तर होना चाहिए।
ग्राहक-सामना पुनर्कथन पूछता है, "ग्राहक को क्या देखना चाहिए?"
प्रोजेक्ट अपडेट पूछता है, "टीम को क्या पता होना चाहिए?"
वे संबंधित हैं, लेकिन वे एक ही चीज़ नहीं हैं।
1. स्थिति
प्रोजेक्ट की वर्तमान स्थिति से प्रारंभ करें.
अच्छा:
फ़ील्ड मैपिंग द्वारा आयात क्लीनअप अभी भी अवरुद्ध है, लेकिन साइनअप फॉर्म को अब इसका कारण नहीं माना जाता है।
कमजोर:
हमने आयात सफ़ाई पर चर्चा की।
"चर्चा की गई" टीम को लगभग कुछ भी नहीं बताती है। स्थिति रेखा में यह बताना चाहिए कि क्या परिवर्तन हुआ है या कार्य अब कहां है।
2. निर्णय
निर्णयों को तथ्य के रूप में लिखें.
अच्छा:
यदि अनुमान चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक ने विकल्प बी को मंजूरी दे दी है।
कमजोर:
ग्राहक को विकल्प बी में रुचि दिखाई दी।
यदि कॉल से कोई निर्णय नहीं हुआ, तो उसे भी स्पष्ट रखें।
अभी कोई निर्णय नहीं. ग्राहक विकल्प बी को मंजूरी देने से पहले कानूनी समीक्षा चाहता है।
यह टीम को शायद को हाँ मानने से रोकता है।
3. अवरोधक
अवरोधकों को दृश्यमान होना आवश्यक है.
उन्हें सामान्य नोट्स के पैराग्राफ के अंदर छिपना नहीं चाहिए।
अच्छा:
अवरोधक: ग्राहक ने पुष्टि नहीं की है कि पुराने सीएसवी निर्यात को बरकरार रखा जाना चाहिए या नहीं।
वह पंक्ति टीम को बताती है कि परियोजना अभी तक सुचारु रूप से आगे क्यों नहीं बढ़ सकी है।
4. मालिक
प्रत्येक अगले चरण के लिए एक स्वामी की आवश्यकता होती है।
यदि स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, तो कहें।
एक ईमानदार "मालिक अस्पष्ट" अनुमान लगाने और गलत व्यक्ति को कार्य भेजने से बेहतर है।
उपयोगी स्वामी पंक्तियाँ इस प्रकार दिखती हैं:
- मारिया गुरुवार तक संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट भेजेंगी।
- माइग्रेशन पास से पहले क्लाइंट को निर्यात-प्रतिधारण आवश्यकता की पुष्टि करनी होगी।
- अनुमति टिकट के लिए समर्थन स्वामी अस्पष्ट है।
5. गंतव्य
अद्यतन को यह बताना चाहिए कि प्रत्येक आउटपुट कहाँ से संबंधित है।
कुछ विवरण प्रोजेक्ट बोर्ड में हैं। कुछ सीआरएम से संबंधित हैं। कुछ समर्थन टिकट में हैं। कुछ क्लाइंट फॉलो-अप ईमेल में हैं। कुछ को आंतरिक रहना चाहिए.
इसलिए फॉलो-अप ईमेल पर कॉल नोट्स और प्रोजेक्ट अपडेट एक ही दस्तावेज़ नहीं होने चाहिए। एक ही कॉल दोनों को फीड कर सकती है, लेकिन प्रत्येक आउटपुट के लिए अलग-अलग शब्दों की आवश्यकता होती है।
एक सरल परियोजना अद्यतन प्रारूप
कॉल नोट्स को हाथ से प्रोजेक्ट अपडेट में बदलते समय इस संरचना का उपयोग करें।
परियोजना:
ग्राहक, खाता, टिकट, या प्रोजेक्ट का नाम।
स्थिति:
क्या बदलाव आया या प्रोजेक्ट अब कहां खड़ा है.
निर्णय:
क्या स्वीकृत किया गया, अस्वीकृत किया गया, विलंबित किया गया, या खुला छोड़ दिया गया।
अवरोधक:
प्रगति को कौन रोक रहा है?
अगले कदम:
स्वामी, कार्य, गंतव्य और समय।
ग्राहक अनुवर्ती:
ग्राहक को वापस क्या भेजा जाना चाहिए, यदि कुछ भी हो।
आंतरिक संदर्भ:
टीम को जो कुछ भी जानना है वह ग्राहक के ईमेल में नहीं जाना चाहिए।
वह संरचना जानबूझकर उबाऊ है।
बोरिंग प्रोजेक्ट अपडेट को स्कैन करना आसान है। वे पुनः कार्य करने से रोकते हैं। उन्होंने कॉल की निजी तौर पर दोबारा जानकारी मांगे बिना किसी को काम में शामिल होने दिया।
साझा करने से पहले समीक्षा करें
एआई कॉल नोट्स को ड्राफ्ट प्रोजेक्ट अपडेट में बदलने में मदद कर सकता है।
समीक्षा कदम अभी भी मायने रखता है.
प्रोजेक्ट अपडेट गलत होने पर वास्तविक नुकसान पहुंचा सकते हैं। एक सुझाव निर्णय बन सकता है. एक नरम समय सीमा एक पक्की समय सीमा बन सकती है। कोई आंतरिक चिंता गलती से ग्राहक के सामने आ सकती है। कोई कार्य किसी ऐसे व्यक्ति को सौंपा जा सकता है जो कभी भी उस कार्य को करने के लिए सहमत नहीं था।
बेहतर प्रवाह है:
- कॉल को कैप्चर करें।
- उपयोगी भागों को स्थिति, निर्णय, अवरोधक, मालिकों और गंतव्यों में संरचित करें।
- जब कॉल अभी ताज़ा हो तब समीक्षा करें.
- प्रोजेक्ट अपडेट को सही जगह पर भेजें.
यह प्रोजेक्ट बोर्ड को आधे-अधूरे नोट्स से भरे बिना गति देता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन बिजनेस कॉल के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह कॉल को किसी अन्य सफाई कार्य के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, प्रोजेक्ट अपडेट, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
महत्वपूर्ण हिस्सा हर शब्द को सहेजना नहीं है।
महत्वपूर्ण हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि कॉल द्वारा बनाया गया कार्य अगली कॉल के मेमोरी में बदलने से पहले कहीं उपयोगी हो।
उन कॉलों के लिए जो प्रोजेक्ट कार्य को बदल देती हैं
स्थिति, अवरोधक और अगले चरण एक साथ रखें
का उपयोग करें Superscribe व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा किए गए प्रोजेक्ट अपडेट, फ़ॉलो-अप, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
व्यावहारिक नियम
अपनी टीम से कॉल पढ़ने के लिए न कहें.
उन्हें बताएं कि कॉल के कारण क्या बदलाव आया।
सहेजे गए नोट और उपयोगी प्रोजेक्ट अपडेट के बीच यही अंतर है।