एक अनुवर्ती ईमेल वह जगह है जहां एक व्यावसायिक कॉल साझा मेमोरी बन जाती है।
कॉल शायद अच्छी गई होगी. ग्राहक ने समस्या बताई. आप अगले कदम पर सहमत हुए. किसी ने एक फ़ाइल का वादा किया था. एक समयसीमा आगे बढ़ी. अंत में एक छोटा जोखिम सामने आया।
फिर सभी ने फ़ोन रख दिया.
अब उपयोगी संस्करण लिखना होगा।
कॉल नोट्स को फॉलो-अप ईमेल में बदलने का यह कठिन हिस्सा है। आप केवल संक्षेप में नहीं बता रहे हैं कि क्या हुआ। आप यह तय कर रहे हैं कि ग्राहक को क्या देखना चाहिए, आंतरिक रूप से क्या रहना चाहिए, मालिक को क्या चाहिए, और क्या इतना स्पष्ट होना चाहिए कि कोई भी अगले सप्ताह उसी प्रश्न को दोबारा न पूछे।
जब फॉलो-अप दूसरा काम नहीं होना चाहिए
कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स और ईमेल में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को सारांश, अनुवर्ती ईमेल, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है जबकि बातचीत अभी भी ताज़ा है।
लघु संस्करण
अनुवर्ती ईमेल वर्कफ़्लो के लिए एक उपयोगी कॉल नोट्स में शामिल होना चाहिए:
- कॉल क्यों हुई
- क्या निर्णय लिया गया
- क्या बदला
- प्रत्येक अगले चरण का स्वामी कौन है?
- ग्राहक को क्या करना होगा
- आपकी टीम ने क्या वादा किया था
- कोई समय सीमा, जोखिम, या खुला प्रश्न
- आंतरिक क्या रहना चाहिए
- वह ईमेल ड्राफ्ट जो ग्राहक वास्तव में प्राप्त कर सकता है
आखिरी बिंदु मायने रखता है.
कॉल नोट कठोर हो सकता है. अनुवर्ती ईमेल नहीं हो सकता.
किसी अन्य स्पष्टीकरण कॉल को रोकने के लिए ईमेल सटीक, शांत, ग्राहक-सुरक्षित और पर्याप्त विशिष्ट होना चाहिए।
प्रतिलेख कोई ईमेल नहीं है
प्रतिलेख उपयोगी होते हैं क्योंकि वे कच्ची बातचीत को सुरक्षित रखते हैं।
वे इसी कारण से खराब अनुवर्ती ईमेल हैं।
एक वास्तविक कॉल में दोहराव, गलत शुरुआत, साइड टिप्पणियाँ और आंतरिक शॉर्टहैंड शामिल होते हैं। लोग खुद को सुधारें. वे ऐसे विकल्प पेश करते हैं जो निर्णय नहीं हैं। वे उन अवरोधकों का उल्लेख करते हैं जिन्हें ग्राहक द्वारा देखे जाने से पहले आंतरिक रूप से संभाला जाना चाहिए।
यदि आप किसी ईमेल में प्रतिलेख चिपकाते हैं, तो आप ग्राहक को परेशानी में डाल देते हैं।
यदि आप एक सामान्य सारांश चिपकाते हैं, तो आप अक्सर वास्तविक प्रतिबद्धताएँ खो देते हैं।
बेहतर आउटपुट उन दो चरम सीमाओं के बीच बैठता है। यह पढ़ने के लिए पर्याप्त संक्षिप्त और कार्य करने के लिए पर्याप्त सटीक होना चाहिए।
उदाहरण के लिए, कमजोर अनुवर्ती:
कॉल के लिए धन्यवाद. हमने ऑनबोर्डिंग पर चर्चा की और जल्द ही इस पर अमल करेंगे।
उपयोगी अनुवर्ती:
आज कॉल के लिए धन्यवाद. हमने पुष्टि की कि आयात समस्या फ़ील्ड मैपिंग के कारण है, साइनअप फ़ॉर्म के कारण नहीं। हम गुरुवार तक सफाई के दो विकल्प भेजेंगे। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि क्या पुराने सीएसवी निर्यात को अगले माइग्रेशन पास से पहले बनाए रखने की आवश्यकता है?
दूसरा ईमेल ग्राहक को एक स्पष्ट पुनर्कथन, एक वादा और एक विशिष्ट अनुरोध देता है।
कॉल नोट को यही बनना है।
खतरनाक हिस्सा यह तय करना है कि क्या शामिल किया जाए
अनुवर्ती ईमेल केवल एक लेखन कार्य नहीं है।
यह एक निर्णय कार्य है.
कुछ विवरण ग्राहक ईमेल में हैं:
- निर्णय
- समय सीमा
- अनुरोध
- वादे
- अगले कदम
- साझा जोखिम
कुछ विवरण कहीं और से संबंधित हैं:
- आंतरिक अनिश्चितता
- निजी टीम नोट्स
- बिलिंग संदर्भ
- कठिन समस्या निवारण अनुमान
- सीआरएम इतिहास
- टिकट पुनरुत्पादन विवरण
इसीलिए एक कॉल सारांश पर्याप्त नहीं है। एक कॉल के लिए क्लाइंट ईमेल, सीआरएम नोट, प्रोजेक्ट कार्य, समर्थन टिकट और आंतरिक चेतावनी की आवश्यकता हो सकती है।
वे आउटपुट संबंधित हैं, लेकिन वे एक ही दस्तावेज़ नहीं हैं।
पीछे भी यही समस्या है कार्यों के लिए कॉल नोट्स. मूल्य केवल शब्दों को पकड़ने का नहीं है। मान शब्दों को सही अगली वस्तु में आकार दे रहा है।
एक अच्छे अनुवर्ती ईमेल के लिए संरचना की आवश्यकता होती है
यदि आप कॉल नोट्स को हाथ से ईमेल में बदल रहे हैं, तो इस संरचना का उपयोग करें।
1. कॉल के उद्देश्य से प्रारंभ करें
कॉल क्यों हुई, इसके साथ खोलें।
उपयोगी भाग से पहले औपचारिक धन्यवाद पैराग्राफ न लिखें।
अच्छा:
ऑनबोर्डिंग आयात मुद्दे के बारे में आज कॉल करने के लिए धन्यवाद।
इससे पाठक को तुरंत संदर्भ मिल जाता है।
2. निर्णय की पुष्टि करें
निर्णय को तथ्य के रूप में लिखें।
अच्छा:
हम वर्तमान साइनअप फॉर्म को बनाए रखने और पहले आयात मैपिंग को ठीक करने पर सहमत हुए।
कमजोर:
हमने साइनअप फॉर्म और आयात मैपिंग के बारे में बात की।
"बात की गई" अस्पष्टता पैदा करता है। अनुवर्ती कार्रवाई से अस्पष्टता कम होनी चाहिए।
3. अपने वादे को उनके वादे से अलग करें
अधिकांश क्लाइंट कॉल से दोनों तरफ काम होता है।
आपकी टीम को कोई प्रस्ताव, सुधार, पुनर्कथन, परीक्षण परिणाम, उद्धरण, टिकट अपडेट या दस्तावेज़ देना पड़ सकता है। ग्राहक को पहुंच, अनुमोदन, फ़ाइलें, हितधारक प्रतिक्रिया, या एक समय सीमा उत्तर देना पड़ सकता है।
दोनों को "अगले चरणों" के अंतर्गत न रखें।
यदि आवश्यक हो तो दो छोटी पंक्तियों का उपयोग करें:
- हम गुरुवार तक संशोधित आयात योजना भेज देंगे।'
- कृपया पुष्टि करें कि क्या पुराने सीएसवी निर्यात को बनाए रखने की आवश्यकता है।
इससे स्वामित्व दिखाई देता है।
4. वे तारीखें शामिल करें जब कॉल में समय निहित हो
कॉल में अक्सर सॉफ्ट टाइमिंग सिग्नल होते हैं।
"डेमो से पहले," "कानूनी समीक्षा के बाद," "अगले चालान चलाने के बाद," और "एक बार ग्राहक इसे मंजूरी दे देता है" सभी मायने रखते हैं।
अनुवर्ती कार्रवाई को उन संकेतों को संरक्षित करना चाहिए, भले ही वे औपचारिक कैलेंडर तिथियां न हों।
यदि तिथि अनिश्चित हो तो कहें।
डेटा क्लॉज की कानूनी पुष्टि के बाद हम संशोधित प्लान भेजेंगे।
यह किसी तारीख का आविष्कार करने से बेहतर है।
5. आंतरिक संदर्भ को क्लाइंट ईमेल से दूर रखें
प्रत्येक उपयोगी नोट ग्राहक-उन्मुख नहीं होना चाहिए।
शायद ग्राहक निराश लग रहा था. हो सकता है कि दायरा उम्मीद से ज़्यादा बड़ा दिखे. हो सकता है कि समर्थन मुद्दे को गहन पुनरुत्पादन की आवश्यकता हो। शायद टीम के किसी साथी को यह जानना होगा कि सौदा ख़तरे में है।
वे महत्वपूर्ण विवरण हैं.
वे केवल सीआरएम, एक कार्य, एक टिकट, या एक आंतरिक नोट से संबंधित हैं, जरूरी नहीं कि अनुवर्ती ईमेल में हों।
यहीं पर सीआरएम को बिक्री कॉल नोट्स और अनुवर्ती ईमेल ओवरलैप होते हैं। एक ही बातचीत दोनों को पोषित कर सकती है, लेकिन प्रत्येक आउटपुट के लिए अलग-अलग शब्दों की आवश्यकता होती है।
समीक्षा चरण वैकल्पिक नहीं है
एआई अनुवर्ती मसौदा तैयार करने में मदद कर सकता है।
इसे समीक्षा के बिना अनुवर्ती कार्रवाई नहीं भेजनी चाहिए।
जोखिम यह नहीं है कि ईमेल अजीब लगे। जोखिम यह है कि यह समझौते को बदल देता है।
सामान्य गलतियों में शामिल हैं:
- किसी सुझाव को निर्णय मानना
- गलत व्यक्ति को स्वामित्व सौंपना
- समय सीमा को पहले की तुलना में अधिक मजबूत बनाना
- ग्राहक के लिए आंतरिक संदर्भ को उजागर करना
- एक खुले प्रश्न को सुलझाना जिसके लिए अभी भी उत्तर की आवश्यकता है
सही वर्कफ़्लो कैप्चर करना, संरचना करना, समीक्षा करना और फिर भेजना है।
इससे ईमेल को दायित्व में बदले बिना गति लाभ बना रहता है।
वर्कफ़्लो को क्या उत्पादन करना चाहिए
अनुवर्ती ईमेल वर्कफ़्लो के लिए एक मजबूत कॉल नोट्स में एक से अधिक फ़ील्ड उत्पन्न होने चाहिए।
आप चाहते हैं:
- एक संक्षिप्त ग्राहक-सुरक्षित सारांश
- एक मसौदा अनुवर्ती ईमेल
- स्वामियों के साथ कार्रवाई आइटम
- खुले प्रश्न
- आंतरिक नोट्स
- सीआरएम या खाता संदर्भ
- प्रासंगिक होने पर टिकट या प्रोजेक्ट अपडेट
ईमेल केवल एक आउटपुट है.
ईमेल के आसपास का काम भी उतना ही मायने रखता है।
उदाहरण के लिए, एक सहायता कॉल के लिए क्लाइंट रीकैप और टिकट की आवश्यकता हो सकती है। परामर्श कॉल के लिए पुनर्कथन और स्कोप नोट की आवश्यकता हो सकती है। भर्ती कॉल के लिए उम्मीदवार अद्यतन और सीआरएम नोट की आवश्यकता हो सकती है। किसी एजेंसी कॉल के लिए क्लाइंट ईमेल और तीन आंतरिक कार्यों की आवश्यकता हो सकती है।
इसीलिए क्लाइंट कॉल फॉलो-अप नोट्स वे अधिक उपयोगी होते हैं जब वे रूटेड आउटपुट बन जाते हैं, न कि केवल एक अच्छा नोट।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह व्यावसायिक कॉलों को किसी अन्य क्लीनअप पास के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, अनुवर्ती ईमेल, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
महत्वपूर्ण हिस्सा जादुई ईमेल लेखन नहीं है।
महत्वपूर्ण हिस्सा है कॉल को ताजा रहते हुए संरक्षित करना, क्लाइंट-सुरक्षित भाषा को आंतरिक संदर्भ से अलग करना, और बातचीत को आपके वर्कफ़्लो के लिए आवश्यक अगले ऑब्जेक्ट में बदलना।
अनुवर्ती ईमेल वह जगह है जहां ग्राहक परिणाम देखता है।
इसके पीछे की व्यवस्था ही वादे को ख़त्म होने से बचाती है।
उन कॉलों के लिए जिनके लिए अगले साफ़ चरण की आवश्यकता है
कॉल ताजा होने पर फॉलो-अप ड्राफ्ट करें
का उपयोग करें Superscribe व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा किए गए सारांश, अनुवर्ती ईमेल, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
एक सरल अनुवर्ती ईमेल टेम्पलेट
जब आप मैन्युअल रूप से रूपांतरण कर रहे हों तो इसका उपयोग करें।
विषय: [विषय] के बारे में हमारी कॉल का पुनर्कथन
नमस्ते [नाम],
[विषय] के बारे में आज कॉल करने के लिए धन्यवाद।
हम इस बात की पुष्टि करते हैं:
- [निर्णय या साझा समझ]
- [कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन]
- [कोई समय सीमा या समय संकेत]
अगले कदम:
- हम [आपका अगला कदम] [तारीख या शर्त] के अनुसार उठाएंगे।
- क्या आप कृपया [ग्राहक को अगला कदम] [तिथि या शर्त] तक बता सकते हैं?
एक खुला प्रश्न:
- [प्रश्न जिसका अभी भी उत्तर चाहिए]
धन्यवाद,
[आपका नाम]
इसे उबाऊ रखो.
उबाऊ अनुवर्ती ईमेल अक्सर सर्वोत्तम होते हैं। वे समझौते को दृश्यमान बनाते हैं, आगे-पीछे कम करते हैं, और अगला कदम शुरू होने पर सभी को बात करने के लिए एक साफ जगह देते हैं।