कॉल नोट्स अंतिम रेखा नहीं हैं.
वे कच्चा माल हैं.
उपयोगी हिस्सा तब होता है जब नोट एक ऐसा कार्य बन जाता है जिसे कोई वास्तव में कर सकता है। एक ग्राहक एक संशोधित प्रस्ताव मांगता है। आप एक लिंक भेजने का वादा करते हैं. एक टीम के साथी को एक एकीकरण की जाँच करने की आवश्यकता है। एक समर्थन मुद्दे के लिए टिकट की आवश्यकता होती है। इनमें से कोई भी समाप्त नहीं हुआ है क्योंकि यह पुनर्कथन में कहीं दिखाई देता है।
नोट को काम बनना है.
कार्यों में कॉल नोट्स के पीछे यही असली काम है: बातचीत से अगले चरण निकालें, उन्हें मालिक दें, गायब संदर्भ जोड़ें, और उन्हें ऐसी जगह रखें जहां उन्हें भुलाया न जाए।
जब कॉल नोट्स काम बन जाएं
कॉल को समीक्षा किए गए कार्यों और फ़ॉलो-अप में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को सारांश, कार्य, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है, इससे पहले कि अगली कॉल आपके दिमाग से सब कुछ निकाल दे।
लघु संस्करण
कार्यों के लिए एक अच्छे कॉल नोट्स वर्कफ़्लो में शामिल होना चाहिए:
- अगले क्या कदम उठाने हैं
- इसका मालिक कौन है
- जिसने इसका अनुरोध किया
- ग्राहक, परियोजना, सौदा, टिकट, या खाता जिसका वह मालिक है
- नियत तारीख या वादा किया गया समय
- अनुवर्ती संदेश जो भेजा जाना चाहिए
- कोई अवरोधक, जोखिम, या खुला प्रश्न
- कॉल के बाद कार्य कहाँ रहना चाहिए
कार्य उस व्यक्ति के लिए समझ में आना चाहिए जो कॉल पर नहीं था।
यदि यह केवल "क्लाइंट के साथ फ़ॉलो अप करें" कहता है, तो वर्कफ़्लो विफल हो गया। वह कोई कार्य नहीं है. यह एक अनुस्मारक है कि किसी अन्य व्यक्ति को अभी भी कॉल का पुनर्निर्माण करना होगा।
कॉल नोट्स कार्य सूची के रूप में विफल क्यों होते हैं?
अधिकांश कॉल नोट्स वार्तालाप क्रम को सुरक्षित रखते हैं।
कार्य वार्तालाप क्रम में कार्य नहीं करते.
एक ग्राहक चौथे मिनट में वास्तविक प्रश्न का उल्लेख कर सकता है, ग्यारह मिनट में दायरा बदल सकता है, बीस मिनट में समय सीमा जोड़ सकता है, और मालिक की पुष्टि कर सकता है क्योंकि हर कोई अलविदा कह रहा है। एक प्रतिलेख वह सब धारण कर सकता है। एक सामान्य सारांश में भी इसका उल्लेख हो सकता है।
लेकिन कार्य को एक आकार वाले संस्करण की आवश्यकता है:
आयात-जोखिम नोट और नई एसएसओ आवश्यकता सहित संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट गुरुवार तक प्रिया को भेजें।
वह प्रयोग करने योग्य है.
इसमें एक मालिक, एक प्राप्तकर्ता, एक नियत तारीख और संदर्भ होता है जो कार्य को एक अस्पष्ट कार्य में बदलने से रोकता है।
पीछे भी यही समस्या है एक्शन आइटम के लिए कॉल ट्रांस्क्रिप्ट. एक प्रतिलेख सब कुछ सुरक्षित रख सकता है और फिर भी अगला चरण अस्पष्ट छोड़ सकता है।
किसी कार्य के लिए एक मंजिल की आवश्यकता होती है
"कार्य बनाएँ" तब तक सरल लगता है जब तक आप यह नहीं पूछते कि इसे कहाँ जाना चाहिए।
एक कॉल कई अलग-अलग प्रकार के कार्य उत्पन्न कर सकती है:
- डिलीवरी टीम के लिए एक प्रोजेक्ट कार्य
- खाता इतिहास के लिए एक सीआरएम नोट
- समर्थन के लिए एक टिकट
- ग्राहक के लिए एक अनुवर्ती ईमेल
- समय सीमा के लिए एक कैलेंडर अनुस्मारक
- बाद के लिए एक स्कोप या बिलिंग नोट
वे वही वस्तु नहीं हैं.
यदि सब कुछ एक सामान्य कार्य सूची में आता है, तो भी टीम को इसे बाद में सुलझाना होगा। बेहतर वर्कफ़्लो गंतव्य तय करना है जबकि कॉल संदर्भ अभी भी ताज़ा है।
एक सलाहकार के लिए, इसका मतलब यह हो सकता है कि ग्राहक का वादा प्रोजेक्ट बोर्ड में जाता है, खाता संदर्भ सीआरएम में जाता है, और अनुवर्ती ईमेल तुरंत तैयार किया जाता है।
आईटी सहायता टीम के लिए, समस्या निवारण विवरण टिकट में होता है, जबकि ग्राहक अपडेट उत्तर थ्रेड में होता है। इसीलिए समर्थन कॉल नोट्स एक सादे पुनर्कथन से अधिक संरचना की आवश्यकता है।
उपयोगी संरचना
कॉल नोट्स को कार्यों में बदलते समय इस चेकलिस्ट का उपयोग करें।
1. प्रतिबद्धता निकालें
वादों, अनुरोधों, निर्णयों, अवरोधकों और खुले प्रश्नों की तलाश करें।
उदाहरण:
- "क्या आप शुक्रवार तक अद्यतन मूल्य भेज सकते हैं?"
- "हमें यह पुष्टि करने के लिए इंजीनियरिंग की आवश्यकता है कि एसएसओ इस सेटअप का समर्थन करता है या नहीं।"
- "अनुमति मुद्दे के लिए एक समर्थन टिकट खोलें।"
- "अगर अनुमान चार घंटे से कम रहता है तो आगे बढ़ें।"
ये केवल कॉल के वाक्य नहीं हैं।
वे ऐसी प्रतिबद्धताएँ हैं जिनके लिए रहने के लिए जगह की आवश्यकता होती है।
2. छूटे हुए फ़ील्ड जोड़ें
कोई भी कार्य स्मृति पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
किसी टूल में उतरने से पहले, जोड़ें:
- स्वामी
- ग्राहक या खाता
- प्रोजेक्ट या टिकट
- नियत तारीख
- स्रोत कॉल
- संक्षिप्त संदर्भ नोट
- अगली दृश्यमान क्रिया
कमजोर:
- एसएसओ की जांच करें.
उपयोगी:
- गुरुवार की ऑनबोर्डिंग कॉल से पहले एलेक्स यह पुष्टि करेगा कि एक्मे का एसएसओ सेटअप ठेकेदार खातों का समर्थन करता है या नहीं। Acme कार्यान्वयन टिकट में उत्तर जोड़ें।
दूसरा संस्करण पुनर्निर्माण कार्य को हटा देता है।
3. कार्यों को नोट्स से अलग करें
प्रत्येक उपयोगी विवरण एक कार्य नहीं है.
कुछ विवरण संदर्भ संदर्भ हैं:
- ग्राहक स्लैक की अपेक्षा ईमेल को प्राथमिकता देता है
- वित्त पर बजट की मंजूरी का इंतजार है
- पासवर्ड नीति में बदलाव के बाद उत्पादन समस्या शुरू हुई
- हितधारक प्रवासन समय के बारे में चिंतित है
वे विवरण नोट, सीआरएम रिकॉर्ड, टिकट या खाता इतिहास में रहने चाहिए। हर चीज़ को एक कार्य में बदलने से शोर पैदा होता है।
सबसे अच्छा वर्कफ़्लो अलग करता है:
- कार्य, क्योंकि किसी को कार्य करना होगा
- नोट्स, क्योंकि किसी को संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है
- अनुवर्ती, क्योंकि ग्राहक प्रतिक्रिया की अपेक्षा करता है
- रिकॉर्ड, क्योंकि व्यवसाय को इतिहास की आवश्यकता होती है
वह विभाजन वह है जहां कॉल नोट्स टेक्स्ट के दूसरे ढेर के बजाय उपयोगी कार्य आउटपुट बन जाते हैं।
रीयल-टाइम कैप्चर क्यों मदद करता है
कॉल के बाद की सफ़ाई नाजुक होती है क्योंकि अगली कॉल बहुत जल्दी शुरू हो जाती है।
आप स्पष्ट स्मृति के साथ फ़ोन काटते हैं। दस मिनट बाद, एक अन्य ग्राहक का कॉल आता है। दोपहर के भोजन तक, दो समय सीमाएँ और एक अवरोधक एक साथ मिल गए हैं।
रीयल-टाइम कैप्चर में परिवर्तन होता है क्योंकि कॉल पहले से ही आकार ले रही होती है जबकि विवरण ताज़ा होता है। आप कार्य सूची की समीक्षा कर सकते हैं, स्वामी को सही कर सकते हैं, और संदर्भ समाप्त होने से पहले अनुवर्ती कार्रवाई भेज सकते हैं।
इसका मतलब यह नहीं है कि हर कार्य को आँख बंद करके स्वचालित कर दिया जाना चाहिए।
इसका मतलब है कि मेमोरी से कॉल को फिर से बनाने के लिए मजबूर होने से पहले पहला ड्राफ्ट मौजूद होना चाहिए।
यही कारण भी है क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर मायने रखता है. कैप्चर चरण केवल तभी मूल्यवान है यदि यह व्यवस्थापक को कम कर देता है जो सामान्यतः बातचीत के बाद होता है।
कार्यों के लिए एक सरल कॉल नोट्स टेम्पलेट
प्रत्येक क्लाइंट कॉल के बाद, यह आउटपुट बनाएं:
कॉल सारांश
ग्राहक, विषय, निर्णय और वर्तमान स्थिति के साथ एक पैराग्राफ।
कार्य
प्रत्येक कार्य में शामिल होना चाहिए:
- स्वामी
- कार्रवाई
- ग्राहक या परियोजना
- समय सीमा
- गंतव्य
- स्रोत संदर्भ
अनुवर्ती मसौदा
एक संक्षिप्त संदेश यह पुष्टि करता है कि क्या सहमति हुई, आगे क्या होता है, और प्रत्येक चरण का स्वामी कौन है।
सीआरएम, टिकट, या प्रोजेक्ट नोट
टिकाऊ संदर्भ जो कार्य सूची से परे जीवित रहना चाहिए।
यह आपको एक कॉल से चार उपयोगी आउटपुट देता है। कार्य सूची उनमें से केवल एक है, लेकिन यह वह है जो अगले चरण को गायब होने से रोकती है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन एक व्यावसायिक कॉल के बाद उस क्षण के लिए बनाया गया है, जब बातचीत को काम में बदलना होता है।
लक्ष्य सिर्फ एक प्रतिलेख संग्रहीत करना नहीं है।
लक्ष्य कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, कार्यों, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट और बिल योग्य विवरण में बदलना है, जबकि कॉल अभी भी समझ में आता है।
"हमारे पास कहीं कॉल नोट्स हैं" और "अगला चरण पहले से ही गति में है" के बीच यही अंतर है।
भारी काम के लिए
कॉल के बाद कार्य सूचियों का पुनर्निर्माण बंद करें
विवरण फीका पड़ने से पहले कॉल नोट्स को कार्यों, फ़ॉलो-अप और वर्कफ़्लो-तैयार संदर्भ में बदलने के लिए सुपरस्क्राइब फ़ोन का उपयोग करें।