जब शब्द सहेजे जाते हैं तो कॉल ट्रांस्क्रिप्ट समाप्त नहीं होती है।
तभी दूसरा काम शुरू होता है.
ग्राहक ने एक फ़ाइल भेजने का वादा किया। आपकी टीम ने एक संशोधित दायरे का वादा किया था। किसी ने एक अवरोधक का उल्लेख किया. एक समर्थन मुद्दे के लिए टिकट की आवश्यकता होती है। विवरण नरम होने से पहले एक अनुवर्ती ईमेल भेजा जाना चाहिए।
प्रतिलेख में वह सब शामिल है।
यह काम को बातचीत से अलग नहीं करता है।
यही कारण है कि कॉल ट्रांसक्रिप्ट को एक्शन आइटम में बदलना मायने रखता है। उपयोगी आउटपुट कच्चा रिकॉर्ड नहीं है. उपयोगी आउटपुट इस बात की स्पष्ट सूची है कि किसको क्या देना है, कब देना है और अगला अपडेट कहां से करना है।
जब कॉल अगला कदम बनना चाहिए
प्रतिलेखों को समीक्षा की गई कार्रवाइयों में बदलें
सुपरस्क्राइब फोन अगली बातचीत शुरू होने से पहले बिजनेस कॉल को सारांश, एक्शन आइटम, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक्शन आइटम वर्कफ़्लो के लिए एक अच्छा कॉल ट्रांसक्रिप्ट निकाला जाना चाहिए:
- निर्णय
- क्रिया वस्तु
- मालिक
- समयसीमा
- संबंधित ग्राहक, खाता, परियोजना, टिकट, या सौदा
- अनुवर्ती कार्रवाई भेजी जानी चाहिए
- कोई जोखिम, अवरोधक, या खुला प्रश्न
परीक्षण सरल है.
क्या कॉल मिस करने वाला कोई व्यक्ति समझ सकता है कि आगे क्या होना है?
यदि उत्तर नहीं है, तो प्रतिलेख अभी तक कार्य नहीं बन पाया है।
एक प्रतिलेख बहुत अधिक सुरक्षित रखता है
प्रतिलेख मूल्यवान हैं क्योंकि वे पूरा रिकॉर्ड रखते हैं।
इसी कारण से उन पर कार्रवाई करना भी कठिन है।
एक सामान्य व्यावसायिक कॉल में अभिवादन, दोहराव, सुधार, गलत शुरुआत, अतिरिक्त टिप्पणियाँ और संदर्भ शामिल होते हैं जो केवल तीन मिनट के लिए मायने रखते हैं। उस शोर के अंदर कुछ पंक्तियाँ दबी हुई हैं जो कॉल समाप्त होने के बाद मायने रखती हैं।
उदाहरण के लिए:
- "क्या आप अद्यतन आयात फ़ाइल गुरुवार तक भेज सकते हैं?"
- "हमें अनुमति मुद्दे के लिए एक समर्थन टिकट खोलना चाहिए।"
- "कानूनी तौर पर अभी भी डेटा क्लॉज की समीक्षा करने की जरूरत है।"
- "अगर अनुमान चार घंटे से कम रहता है तो विकल्प बी को आगे बढ़ाएं।"
वे पंक्तियाँ केवल प्रतिलेख अंश नहीं हैं।
वे कार्य निर्देश हैं.
समस्या यह है कि अधिकांश ट्रांसक्रिप्ट उपकरण अभी भी एक व्यक्ति को उन्हें ढूंढने, उन्हें फिर से लिखने, उन्हें असाइन करने और उन्हें सही सिस्टम में ले जाने के लिए छोड़ देते हैं।
पीछे भी वही फासला है एआई फ़ोन कॉल नोट्स. सारांश से मदद मिलती है, लेकिन अगले वर्कफ़्लो को अभी भी संरचित आउटपुट की आवश्यकता होती है।
क्रियाओं की तुलना में क्रिया मदों की अधिक आवश्यकता होती है
कई उपकरण ऐसे वाक्यांशों का पता लगा सकते हैं जो कार्यों की तरह लगते हैं।
वह पर्याप्त नहीं है.
"ग्राहक के साथ अनुवर्ती कार्रवाई" तकनीकी रूप से एक कार्रवाई आइटम है। यह कमजोर भी है.
एक उपयोगी कार्रवाई आइटम को यह कहना चाहिए:
- इसका मालिक कौन है
- अगला कदम क्या है
- यह किसे या क्या प्रभावित करता है
- यह कब देय होगा, यदि ज्ञात हो
- जहां इसे ट्रैक किया जाना चाहिए
- मालिक को किस संदर्भ की आवश्यकता है
कमजोर:
ऑनबोर्डिंग के बारे में अनुवर्ती कार्रवाई करें।
उपयोगी:
मारिया को गुरुवार तक प्रिया को संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट भेजनी होगी और सीआरएम खाते में आयात-जोखिम नोट जोड़ना होगा।
दूसरा संस्करण वास्तविक कार्य बन सकता है। इसका एक मालिक, एक प्राप्तकर्ता, एक समय सीमा और एक गंतव्य है।
कार्य-आकार वाले वाक्य को निकालने और कॉल को वर्कफ़्लो में बदलने के बीच यही अंतर है।
प्रतिलेख को कई आउटपुट उत्पन्न करने चाहिए
एक कॉल अक्सर एक से अधिक क्रियाएँ उत्पन्न करती है।
एक क्लाइंट कॉल बन सकती है:
- खाता इतिहास के लिए एक सीआरएम नोट
- प्रोजेक्ट स्वामी के लिए एक कार्य
- ग्राहक के लिए एक अनुवर्ती ईमेल
- समर्थन कतार के लिए एक टिकट
- अगले साथी के लिए एक हैंडऑफ़ नोट
- बाद में चालान-प्रक्रिया के लिए बिलिंग या स्कोप नोट
एक सामान्य सूची प्रत्येक गंतव्य को समान रूप से अच्छी तरह से सेवा प्रदान नहीं कर सकती है।
सीआरएम को ग्राहक संदर्भ की आवश्यकता है। प्रोजेक्ट बोर्ड को मालिक और समय सीमा की आवश्यकता है। टिकट के लिए पुनरुत्पादन विवरण और वर्तमान स्थिति की आवश्यकता है। अनुवर्ती ईमेल के लिए क्लाइंट-सुरक्षित भाषा की आवश्यकता होती है।
इसीलिए क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर पकड़ने के बाद क्या होता है, इसके आधार पर निर्णय लिया जाना चाहिए। एक सुंदर प्रतिलेख प्रयोग करने योग्य आउटपुट के समान नहीं है।
कॉल ट्रांस्क्रिप्ट से क्या कैप्चर करना है
किसी भी ट्रांसक्रिप्ट-टू-एक्शन वर्कफ़्लो की समीक्षा करते समय इसे एक चेकलिस्ट के रूप में उपयोग करें।
1. निर्णय
जो तय हुआ उस पर कब्ज़ा करो.
अच्छे निर्णय तथ्यों के रूप में लिखे जाते हैं:
- यदि अनुमान चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक द्वारा अनुमोदित विकल्प बी।
- टीम ने डेटा क्लॉज की कानूनी समीक्षा होने तक माइग्रेशन स्थगित कर दिया।
- समर्थन अनुमतियों के मुद्दे को एक नए टिकट के रूप में मानेगा, दोबारा खोलने के रूप में नहीं।
"चर्चा किया गया विकल्प बी" पर्याप्त नहीं है।
2. प्रतिबद्धताएँ
आपकी टीम ने जो वादा किया था उसे ग्राहक ने जो वादा किया था, उसे अलग करें।
यह मायने रखता है क्योंकि दोनों पक्ष अगले कदम को रोक सकते हैं।
आपकी टीम को पुनर्कथन, उद्धरण, सुधार, दस्तावेज़ या संशोधित समयरेखा का भुगतान करना पड़ सकता है। ग्राहक को अनुमोदन, फ़ाइल, हितधारक उत्तर, पहुंच परिवर्तन, या खरीद विवरण देना पड़ सकता है।
प्रतिलेख को "अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता" दोनों में समतल नहीं किया जाना चाहिए।
3. मालिक
प्रत्येक क्रिया आइटम को एक स्वामी की आवश्यकता होती है।
यदि स्वामित्व अस्पष्ट है, तो उसे दृश्यमान रखें।
किसी अज्ञात कार्य आइटम को असाइन किए जाने का दिखावा नहीं करना चाहिए। "मालिक अस्पष्ट" उस नकली नाम से बेहतर है जो काम को गलत व्यक्ति को भेजता है।
4. तारीखें और अत्यावश्यकता
तारीखें अनौपचारिक भाषा में छिप जाती हैं।
"शुक्रवार के डेमो से पहले," "एक बार कानूनी जवाब," "आयात समाप्त होने के बाद," और "अगले इनवॉइस रन तक" सभी मायने रखते हैं। हो सकता है कि वे औपचारिक नियत तिथियों की तरह न दिखें, लेकिन वे आगे क्या होगा, इसे आकार देते हैं।
कार्रवाई आइटम को समय संकेत को संरक्षित करना चाहिए, तब भी जब सटीक तारीख की समीक्षा की आवश्यकता हो।
5. गंतव्य
सबसे उपयोगी प्रश्न केवल यह नहीं है कि "कार्य क्या है?"
यह है "यह कहाँ जाना चाहिए?"
कुछ आउटपुट सीआरएम में हैं। कुछ टिकट में हैं. कुछ प्रोजेक्ट बोर्ड में हैं। कुछ अनुवर्ती ईमेल में हैं। कुछ को आंतरिक रहना चाहिए.
वह रूटिंग चरण वह जगह है जहां कार्यों के लिए कॉल नोट्स एक सामान्य पुनर्कथन से अधिक उपयोगी हो जाता है।
रूटिंग से पहले समीक्षा करें
रिकॉर्ड बनने से पहले प्रतिलेखों की कार्रवाई वस्तुओं की समीक्षा की जानी चाहिए।
एआई गलत तरीके से पढ़ सकता है कि किसने क्या वादा किया था। यह एक सुझाव को प्रतिबद्धता में बदल सकता है। यह चूक सकता है कि एक समय सीमा सशर्त थी। यह समर्थन टिकट को हल करने के लिए बहुत अस्पष्ट बना सकता है।
बेहतर प्रवाह है:
- कॉल को कैप्चर करें।
- प्रतिलेख को सारांश, निर्णय, कार्य आइटम, जोखिम और गंतव्यों में संरचित करें।
- जब कॉल ताज़ा हो तो आउटपुट की समीक्षा करें।
- प्रत्येक टुकड़े को सही स्थान पर भेजें.
यह सीआरएम, टिकट कतार, या टास्क बोर्ड को आधे-अधूरे नोटों से भरे बिना गति देता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह व्यावसायिक कॉलों को साफ करने के लिए किसी अन्य प्रतिलेख के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, कार्रवाई आइटम, अनुवर्ती, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
यह मायने रखता है क्योंकि कॉल ट्रांस्क्रिप्ट केवल स्रोत सामग्री है।
काम तब शुरू होता है जब कोई जानता है कि क्या बदला है, अगला कदम किसका है और अपडेट कहां है।
उन कॉल्स के लिए जो फॉलो-थ्रू बनाती हैं
फ़ोन कॉल को अगले चरणों में उपयोगी बनाएं
का उपयोग करें Superscribe व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा किए गए सारांश, कार्रवाई आइटम, अनुवर्ती, सीआरएम अपडेट, टिकट, कार्य और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
एक सरल टेम्पलेट
यदि आप अभी भी इसे हाथ से कर रहे हैं, तो प्रत्येक कॉल के बाद इस संरचना का उपयोग करें।
सारांश:
कॉल के दौरान क्या बदला.
निर्णय:
क्या स्वीकृत किया गया, अस्वीकृत किया गया, विलंबित किया गया, या खुला छोड़ दिया गया।
कार्रवाई आइटम:
मालिक, अगला कदम, गंतव्य और समय सीमा ज्ञात होने पर।
ग्राहक प्रतिबद्धताएँ:
ग्राहक क्या भेजने, पुष्टि करने, समीक्षा करने या निर्णय लेने के लिए सहमत हुआ।
आंतरिक प्रतिबद्धताएँ:
आपकी टीम क्या भेजने, ठीक करने, ड्राफ्ट करने, बनाने या अपडेट करने के लिए सहमत हुई।
जोखिम और अवरोधक:
बजट, समय, हितधारक, तकनीकी, कानूनी, या कार्यक्षेत्र संबंधी मुद्दे।
फॉलो-अप:
क्लाइंट-सुरक्षित पुनर्कथन जिसे भेजा जाना चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
आप कॉल ट्रांसक्रिप्ट को एक्शन आइटम में कैसे बदलते हैं?
निर्णयों, प्रतिबद्धताओं, मालिकों, तिथियों, जोखिमों और गंतव्यों के लिए प्रतिलेख पढ़ें। फिर प्रत्येक उपयोगी वस्तु को मालिक के साथ एक ठोस अगले चरण के रूप में फिर से लिखें और इसे कहाँ ट्रैक किया जाना चाहिए।
क्या कार्रवाई आइटम कॉल सारांश के समान हैं?
नहीं, एक सारांश बताता है कि क्या हुआ। कार्य आइटम बताते हैं कि आगे क्या होने की आवश्यकता है।
क्या कॉल से प्राप्त AI एक्शन आइटम की समीक्षा की जानी चाहिए?
हाँ। कॉल में सशर्त वादे, अस्पष्ट स्वामित्व और संवेदनशील संदर्भ शामिल होते हैं। सीआरएम, टिकट, टास्क बोर्ड या क्लाइंट को भेजने से पहले आउटपुट की समीक्षा करें।
क्या सुपरस्क्राइब कॉल ट्रांस्क्रिप्ट और एक्शन आइटम में मदद कर सकता है?
हाँ। सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए सारांश, कार्रवाई आइटम, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।