एआई फोन कॉल नोट्स को एक विनम्र पुनर्कथन पर नहीं रुकना चाहिए।
यही तो जाल है.
कॉल समाप्त होती है. एक सारांश प्रकट होता है. इसमें कहा गया है कि टीम ने ऑनबोर्डिंग पर चर्चा की, अगले चरणों की समीक्षा की और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए सहमति व्यक्त की।
पठनीय, हाँ.
उपयोगी, बमुश्किल।
वास्तविक कार्य आमतौर पर कॉल के अंदर छिपा होता है: एक निर्णय, एक ग्राहक का वादा, एक आंतरिक कार्य, एक जोखिम, एक अनुवर्ती ईमेल, एक सीआरएम अपडेट, शायद एक समर्थन टिकट। यदि एआई नोट उन टुकड़ों को अलग नहीं करता है, तब भी किसी को कॉल को अपने दिमाग में फिर से चलाना होगा और हाथ से काम का पुनर्निर्माण करना होगा।
एआई फोन कॉल नोट्स केवल तभी उपयोगी होते हैं जब वे यह संरक्षित करते हैं कि क्या बदल गया है और आगे क्या होने की जरूरत है।
जब फ़ोन कॉल कार्य आउटपुट बन जाएं
कॉल को नोट्स, फ़ॉलो-अप और अगले चरणों में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन अगली बातचीत शुरू होने से पहले व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए सारांश, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य, फॉलो-अप और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
अच्छे एआई फ़ोन कॉल नोट्स में कॉल के व्यावसायिक परिणाम को शामिल किया जाना चाहिए, न कि केवल शब्दों को।
इसका मतलब आमतौर पर होता है:
- संक्षिप्त सारांश
- निर्णय
- एक्शन आइटम
- मालिकों
- नियत तारीखें
- जोखिम
- खुले प्रश्न
- ग्राहक संदर्भ
- अनुवर्ती मसौदा
- सीआरएम, टिकट, या कार्य रूटिंग
परीक्षण सरल है.
क्या कॉल मिस करने वाला कोई व्यक्ति समझ सकता है कि क्या बदलाव हुआ है, क्या बकाया है और अगला अपडेट कहां है?
यदि नहीं, तो AI नोट अधूरा है।
एक प्रतिलेख स्रोत सामग्री है, आउटपुट नहीं
जब सटीक शब्दांकन मायने रखता है तो प्रतिलेख उपयोगी होते हैं।
वे दैनिक फ़ोन कॉल नोट्स की तरह कमज़ोर हैं।
एक प्रतिलेख सब कुछ सुरक्षित रखता है: अभिवादन, दोहराव, अतिरिक्त टिप्पणियाँ, सुधार, आधे-अधूरे विचार, और वे हिस्से जिनकी किसी को दोबारा आवश्यकता नहीं है। यह ऑडिट या संदर्भ में मदद कर सकता है, लेकिन यह अगले वर्कफ़्लो के लिए बहुत भारी है।
अधिकांश टीमों को किसी कॉल को दोबारा पढ़ने की आवश्यकता नहीं होती है।
उन्हें वादे, मालिक, समय सीमा, जोखिम और अगली कार्रवाई की आवश्यकता है।
यही कारण है क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर कॉल के बाद उत्पन्न आउटपुट के आधार पर निर्णय लिया जाना चाहिए। प्रतिलेख कच्चा माल है। नोट का आकार संस्करण है. वर्कफ़्लो वही है जो समीक्षा के बाद होता है।
एआई इन तीनों में मदद कर सकता है, लेकिन केवल तभी जब नोट उपयोग के लिए पर्याप्त रूप से संरचित हो।
जहां एआई फोन कॉल नोट्स आमतौर पर विफल हो जाते हैं
अधिकांश एआई नोट विफलताएं सारांश तैयार होने के बाद होती हैं।
नोट मौजूद है, लेकिन टीम को अभी भी यह करना होगा:
- अस्पष्ट भाषा साफ़ करें
- वास्तविक निर्णय खोजें
- क्रिया आइटम बाहर निकालें
- ग्राहक अनुवर्ती लिखें
- CRM अपडेट करें
- एक समर्थन टिकट बनाएं
- टीम को बताएं कि क्या बदलाव आया
- बिलिंग या स्कोप संदर्भ को सुरक्षित रखें
वह काम तब तक छोटा लगता है जब तक वह हर कॉल के बाद न हो जाए।
सेवा व्यवसाय के लिए, यह कॉल-पश्चात कर बन जाता है। कॉल से काम तो बनता है, लेकिन काम कहीं पहुंचता नहीं। एक सारांश एक सिस्टम में बैठता है जबकि सीआरएम, हेल्प डेस्क, प्रोजेक्ट बोर्ड, इनबॉक्स और इनवॉइस नोट इसका अनुवाद करने के लिए मानव की प्रतीक्षा करते हैं।
समस्या सिर्फ नोटबंदी की नहीं है.
समस्या रूटिंग की है.
एआई फोन कॉल नोट्स में क्या शामिल होना चाहिए
एक उपयोगी एआई फोन कॉल नोट लंबा हुए बिना विशिष्ट होना चाहिए।
इस संरचना का उपयोग खरीदारी चेकलिस्ट के रूप में करें।
1. कॉल का उद्देश्य
नोट में यह लिखा होना चाहिए कि कॉल क्यों हुई।
कमजोर:
- चेक-इन कॉल
- समर्थन कॉल
- बिक्री संबंधित मुलाकात
उपयोगी:
- निदान करें कि क्लाइंट दो उपयोगकर्ताओं को कार्यक्षेत्र में आमंत्रित क्यों नहीं कर सकता।
- आयात में देरी के बाद संशोधित ऑनबोर्डिंग दायरे की पुष्टि करें।
- तय करें कि बिक्री खाता खरीद समीक्षा के लिए तैयार है या नहीं।
उद्देश्य प्रत्येक निर्णय को उसके बाद तैयार करता है।
2. निर्णय
निर्णयों को स्थापित तथ्यों के रूप में लिखा जाना चाहिए।
"ग्राहक को विकल्प पसंद आया" कोई निर्णय नहीं है।
"यदि कार्यान्वयन चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक द्वारा अनुमोदित विकल्प बी" एक निर्णय है।
नोट में यह शामिल होना चाहिए कि क्या स्वीकृत किया गया, अस्वीकार किया गया, विलंबित किया गया, प्रत्यायोजित किया गया, या अनिर्णीत छोड़ दिया गया।
3. क्रिया वस्तुएँ
प्रत्येक क्रिया आइटम को एक स्वामी की आवश्यकता होती है।
यदि मालिक स्पष्ट नहीं है, तो नोट में यह भी लिखा होना चाहिए। नकली असाइनमेंट की तुलना में दिखाई देने वाला अंतर बेहतर है।
उपयोगी क्रिया आइटम इस प्रकार लगते हैं:
- गुरुवार तक प्रिया को संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट भेजें।
- अनुपलब्ध कार्यस्थान अनुमतियों के लिए समर्थन टिकट बनाएँ।
- वित्त से पूछें कि क्या नई योजना को खरीद अनुमोदन की आवश्यकता है।
- खाता नोट में माइग्रेशन जोखिम जोड़ें.
यहीं पर कार्यों के लिए कॉल नोट्स एक सुंदर पुनर्कथन से अधिक मूल्यवान हो जाता है।
4. जोखिम और अवरोधक
फ़ोन कॉल में अक्सर छोटी चेतावनियाँ होती हैं जो सामान्य सारांश से गायब हो जाती हैं।
एक अच्छे AI नोट को संरक्षित करना चाहिए:
- बजट की चिंता
- समयरेखा जोखिम
- लापता हितधारक
- तकनीकी अवरोधक
- अस्पष्ट अनुमोदन
- ग्राहक निराशा
- कार्यक्षेत्र परिवर्तन
यदि कोई ग्राहक कहता है, "हम शुक्रवार को लॉन्च कर सकते हैं, लेकिन लीगल ने डेटा क्लॉज की समीक्षा नहीं की है," नोट को इसे "चर्चा की गई समयरेखा" तक सीमित नहीं करना चाहिए।
5. अनुवर्ती मसौदा
नोट को अनुवर्ती भेजने में आसान बनाना चाहिए।
इसका मतलब ग्राहक को बिना समीक्षा वाला ईमेल भेजना नहीं है।
इसका मतलब है कि कॉल नोट में उपयोगी अंश शामिल होने चाहिए:
- पुष्ट निर्णय
- वादा की गई सामग्री
- खुले प्रश्न
- अगली बैठक या समय सीमा
- ग्राहक-सुरक्षित पुनर्कथन
यदि अनुवर्ती कार्रवाई के लिए अभी भी पूरी कॉल को दोबारा चलाने की आवश्यकता है, तो एआई नोट ने काम पूरा नहीं किया है।
नोट को अगले सिस्टम में भेजा जाना चाहिए
सर्वोत्तम एआई फ़ोन कॉल नोट्स केवल फ़ोन टूल में नहीं रहते हैं।
वे अगले सिस्टम अपडेट बन गए:
- खाता संदर्भ के लिए सीआरएम नोट
- समर्थन विवरण के लिए टिकट अद्यतन
- मालिक के लिए कार्य
- ग्राहक के लिए अनुवर्ती ईमेल
- टीम के लिए हैंडऑफ नोट
- जब कॉल भुगतान किए गए कार्य को प्रभावित करती है तो बिलिंग नोट
इसीलिए ए क्लाइंट कॉल सारांश जनरेटर इसका मूल्यांकन इस बात से किया जाना चाहिए कि सारांश मौजूद होने के बाद यह आपको क्या करने में मदद करता है।
एक कॉल कई आउटपुट बना सकती है।
खाता प्रबंधक को CRM संदर्भ की आवश्यकता है. सपोर्ट लीड को टिकट विवरण की आवश्यकता है। प्रोजेक्ट स्वामी को कार्य की आवश्यकता है. ग्राहक को अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता है. वित्त को स्कोप या बिलिंग नोट की आवश्यकता हो सकती है।
एक पैराग्राफ उन सभी कार्यों को समान रूप से अच्छी तरह से पूरा नहीं कर सकता है।
समीक्षा अभी भी जरूरी है
एआई फ़ोन कॉल नोट्स को रिकॉर्ड बनने से पहले उनकी समीक्षा की जानी चाहिए।
आप सीआरएम में मतिभ्रमपूर्ण वादा नहीं चाहते। आप नहीं चाहेंगे कि अस्पष्ट समर्थन का मुद्दा टिकट बन जाए। आप ऐसा बिलिंग नोट नहीं चाहते जो ऐसे काम का आविष्कार करता हो जो हुआ ही नहीं।
बेहतर वर्कफ़्लो है:
- कॉल को कैप्चर करें।
- नोट की संरचना करें.
- जब कॉल अभी ताज़ा हो तब समीक्षा करें.
- प्रत्येक टुकड़े को सही स्थान पर ले जाएँ।
यह रिकॉर्ड की प्रणाली को कबाड़ दराज में बदले बिना गति बनाए रखता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह फोन वार्तालापों को अन्य सफाई कतार के बजाय समीक्षा सारांश, अनुवर्ती, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण बनने में मदद करता है।
यह मायने रखता है क्योंकि कॉल शायद ही कभी काम का अंत होती है।
कॉल से काम बनता है.
यदि एआई नोट केवल संक्षेप में बताता है कि क्या हुआ, तो टीम को अभी भी बातचीत को व्यावसायिक आउटपुट में अनुवाद करना होगा। यदि एआई नोट निर्णयों, कार्यों, जोखिमों और गंतव्यों को अलग करता है, तो अगला वर्कफ़्लो पहले ही आधा हो चुका है।
फ़ोन कॉल के लिए जो फ़ॉलो-थ्रू बनाते हैं
नोट्स, कार्य और ग्राहक संदर्भ को एक साथ रखें
का उपयोग करें Superscribe व्यावसायिक कॉलों को सारांश, अनुवर्ती कार्रवाई, सीआरएम अपडेट, टिकट, कार्य और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
खरीदारी चेकलिस्ट
एआई फ़ोन कॉल नोट्स टूल चुनने से पहले पूछें:
- क्या यह कॉल को विश्वसनीय रूप से कैप्चर करता है?
- क्या यह निर्णयों को सामान्य सारांश से अलग करता है?
- क्या यह कार्य आइटम, स्वामियों और तिथियों की पहचान करता है?
- क्या यह जोखिमों और खुले प्रश्नों को सुरक्षित रखता है?
- क्या इससे फॉलो-अप का मसौदा तैयार करने में मदद मिलती है?
- क्या यह सीआरएम, टिकट, कार्य या हैंडऑफ-रेडी आउटपुट बनाता है?
- क्या कोई इंसान नोट के रिकॉर्ड बनने से पहले उसकी समीक्षा कर सकता है?
- क्या यह सफाई को कम करता है, या सिर्फ सफाई के लिए एक अच्छा नोट बनाता है?
आखिरी सवाल असली है.
एआई फोन कॉल नोट्स मूल्यवान नहीं हैं क्योंकि वे पॉलिश किए हुए लगते हैं।
जब वे अगला कदम स्पष्ट करते हैं तो वे मूल्यवान होते हैं।