क्लाइंट हैंडऑफ़ तब विफल हो जाता है जब अगले व्यक्ति को साफ़ संस्करण तो मिलता है लेकिन उपयोगी संस्करण नहीं।
उन्हें कार्य मिलता है.
उन्हें समयसीमा मिलती है.
उन्हें कॉल सारांश भी मिल सकता है।
लेकिन उन्हें निर्णय के पीछे ग्राहक की चिंता, दायरे में कठिन बढ़त, ग्राहक द्वारा दो बार कही गई बात, या अगले कदम के महत्व का कारण नहीं पता चलता है।
यही कारण है कि जब आउटपुट क्लाइंट हैंडऑफ़ होता है तो कॉल नोट्स को एक अलग आकार की आवश्यकता होती है।
लक्ष्य हर शब्द का दस्तावेजीकरण करना नहीं है। लक्ष्य कॉल से अगले व्यक्ति तक पर्याप्त संदर्भ ले जाना है ताकि वे आपसे बातचीत को फिर से बनाने के लिए कहे बिना काम जारी रख सकें।
उन कॉलों के लिए जो हैंडऑफ़ बनाते हैं
क्लाइंट कॉल को उपयोगी हैंडऑफ नोट्स में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को सारांश, हैंडऑफ़, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है जबकि बातचीत अभी भी ताज़ा है।
लघु संस्करण
क्लाइंट हैंडऑफ़ वर्कफ़्लो के लिए एक अच्छे कॉल नोट्स में निम्नलिखित शामिल होने चाहिए:
- हैंडऑफ़ किसके लिए है
- कॉल पर क्या बदला
- ग्राहक जो मानता है उस पर सहमति हुई है
- निर्णय और बाधाएँ
- जोखिम, अवरोधक और खुले प्रश्न
- स्वामियों के साथ कार्रवाई आइटम
- समय सीमा या समीक्षा तिथियाँ
- ग्राहक की आवाज़, तात्कालिकता और आपत्तियाँ
- जहां अगले व्यक्ति को काम जारी रखना चाहिए
- ग्राहक को क्या वापस नहीं भेजा जाना चाहिए
परीक्षण सरल है.
क्या कोई व्यक्ति जिसने कॉल मिस कर दी है, वह लापता संदर्भ के लिए आपको पिंग किए बिना काम जारी रख सकता है?
यदि नहीं, तो आपके पास नोट्स हैं। आपके पास अभी तक कोई हैंडऑफ़ नहीं है.
हैंडऑफ़ कोई सारांश नहीं है
सारांश संपीड़ित करें.
हैंडऑफ़्स स्थानांतरण जिम्मेदारी।
यह अंतर मायने रखता है क्योंकि क्लाइंट कॉल ऐसे संदर्भ बनाते हैं जो अंतिम कार्रवाई आइटम से हमेशा स्पष्ट नहीं होते हैं।
एक क्रिया आइटम कह सकता है:
बुधवार तक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट अपडेट करें।
एक उपयोगी हैंडऑफ़ कहता है:
बुधवार तक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट अपडेट करें। ग्राहक ने वर्तमान आयात दायरे को बनाए रखने की मंजूरी दे दी है, लेकिन वे चिंतित हैं कि कानूनी तौर पर सीएसवी प्रतिधारण शर्तों को अस्वीकार कर दिया जा सकता है। कानूनी प्रतिक्रिया आने तक चेकलिस्ट को वर्तमान आयात कार्य तक ही सीमित रखें। यह न समझें कि नया डैशबोर्ड अनुरोध अभी शामिल है।
वही कॉल. अलग आउटपुट.
पहला संस्करण किसी को बताता है कि क्या करना है।
दूसरा संस्करण उन्हें बताता है कि समझौते को कैसे नहीं तोड़ना है।
यही कारण है कॉल नोट्स से लेकर मीटिंग मिनट्स तक प्रतिलेख से भिन्न प्रारूप की आवश्यकता है। उपयोगी रिकॉर्ड इस बात पर निर्भर करता है कि आउटपुट को क्या करना है।
क्लाइंट हैंडऑफ़ में क्या शामिल है
क्लाइंट हैंडऑफ़ व्यावहारिक होना चाहिए, न कि समारोह के लिए पॉलिश किया जाना चाहिए।
अगले व्यक्ति को संदर्भ की आवश्यकता है जिस पर वे शीघ्रता से कार्य कर सकें।
इस संरचना का प्रयोग करें.
परिस्थिति
शुरुआत इस बात से करें कि कॉल किस बारे में थी और हैंडऑफ़ क्यों मौजूद है।
अच्छा:
क्लाइंट ने ऑनबोर्डिंग आयात अवरोधकों की समीक्षा की और सीएसवी प्रतिधारण पर कानूनी संकेत मिलने पर वर्तमान दायरे को मंजूरी दे दी।
कमजोर:
क्लाइंट ऑनबोर्डिंग कॉल हुई.
स्थिति को विवरण पढ़ने से पहले अगले व्यक्ति को कार्य के स्वरूप को समझने में मदद करनी चाहिए।
क्या बदला
कॉल नोट्स अक्सर परिवर्तन को छुपा देते हैं।
एक हैंडऑफ़ को इसे दृश्यमान बनाना चाहिए।
उदाहरण:
- ग्राहक ने समीक्षा तिथि को मंगलवार से गुरुवार तक स्थानांतरित कर दिया।
- ग्राहक ने विकल्प बी को मंजूरी दी लेकिन केवल वर्तमान बजट के तहत।
- क्लाइंट ने कानूनी समीक्षा पूरी होने तक डैशबोर्ड का काम रोकने के लिए कहा।
- समर्थन समस्या अब लॉन्च को रोक रही है, न कि केवल व्यवस्थापक टीम को परेशान कर रही है।
अगर कुछ नहीं बदला तो वो भी कहो.
कोई दायरा परिवर्तन नहीं. ग्राहक केवल यह पुष्टि चाहता था कि वर्तमान आयात योजना अभी भी पटरी पर है।
वह रेखा अनावश्यक मंथन को रोक सकती है।
निर्णय और बाधाएँ
निर्णय अगले व्यक्ति को बताते हैं कि क्या अनुमति है।
बाधाएँ उन्हें बताती हैं कि किनारे कहाँ हैं।
उपयोगी हैंडऑफ़ नोट्स दोनों को अलग करते हैं।
निर्णय:
मौजूदा स्प्रिंट में ऑनबोर्डिंग इंपोर्ट जारी रखें।
बाधा:
जब तक ग्राहक बजट की पुष्टि न कर दे तब तक डैशबोर्ड अनुरोध न जोड़ें।
बिना किसी बाधा के, अगला व्यक्ति निर्णय को वास्तविकता से कहीं अधिक व्यापक मान सकता है।
इसके पीछे मूल समस्या भी यही है प्रोजेक्ट अपडेट के लिए कॉल नोट्स. एक स्थिति नोट केवल तभी उपयोगी होता है जब यह दिखाता है कि क्या बदल गया है, क्या अवरुद्ध है और आगे क्या होना चाहिए।
ग्राहक स्वर और चिंताएँ
कुछ हैंडऑफ़ संदर्भ कोई कार्य नहीं है.
यह संकेत है.
इसे ध्यान से लिखें.
अच्छा:
ग्राहक नई समयसीमा के साथ सहज लग रहे थे लेकिन कानूनी समीक्षा के बारे में बार-बार चिंतित थे। कानूनी अनुमोदन को देखने का जोखिम समझें।
कमजोर:
ग्राहक ठीक लग रहा था.
लहजा गपशप नहीं बनना चाहिए. इसे स्पष्ट करना चाहिए कि अगले व्यक्ति को क्या सावधानी से संभालना चाहिए।
केवल-आंतरिक नोट्स
क्लाइंट हैंडऑफ़ के लिए अक्सर दो परतों की आवश्यकता होती है:
- ग्राहक-सुरक्षित पुनर्कथन
- आंतरिक हैंडऑफ़
उन्हें मिश्रित न करें.
ग्राहक-सुरक्षित पुनर्कथन निर्णयों, मालिकों, तिथियों और अगले चरणों की पुष्टि करता है। आंतरिक हैंडऑफ़ में जोखिम, अनिश्चितता, वितरण संबंधी चिंताएँ, बिलिंग संदर्भ, या विवरण शामिल हो सकते हैं जिन्हें ग्राहक को देखने की आवश्यकता नहीं है।
इसीलिए फॉलो-अप ईमेल पर कॉल नोट्स एक संबंधित लेकिन अलग वर्कफ़्लो है। एक अनुवर्ती ईमेल ग्राहक के लिए है. हैंडऑफ़ उस व्यक्ति के लिए है जिसे काम को आगे बढ़ाना है।
एक व्यावहारिक हैंडऑफ़ टेम्पलेट
कॉल नोट्स को क्लाइंट हैंडऑफ़ में बदलते समय इसका उपयोग करें।
ग्राहक:
कॉल दिनांक:
हैंडऑफ़ मालिक:
अगला मालिक:
स्थिति:
क्या बदला:
निर्णय:
बाधाएँ:
खुले प्रश्न:
जोखिम या अवरोधक:
ग्राहक स्वर या चिंता:
कार्रवाई आइटम:
ग्राहक-सुरक्षित अनुवर्ती की आवश्यकता:
इसे कहाँ रहना चाहिए:
टेम्पलेट जानबूझकर उबाऊ है।
जब कोई एक ग्राहक खाते से दूसरे ग्राहक खाते में स्विच कर रहा हो तो बोरिंग हैंडऑफ़ को स्कैन करना आसान होता है।
हैंडऑफ़ को रूट करने से पहले समीक्षा करें
एआई कॉल नोट्स को हैंडऑफ़ में बदलने में मदद कर सकता है।
समीक्षा कदम अभी भी मायने रखता है.
एक ख़राब हैंडऑफ़ छिपी हुई लागत पैदा करता है। अगला व्यक्ति गलत काम कर सकता है, ग्राहक के प्रश्न को दोहरा सकता है, आंतरिक अनिश्चितता को उजागर कर सकता है, या निर्णय में बाधा के कारण को भूल सकता है।
व्यावहारिक वर्कफ़्लो है:
- कॉल को कैप्चर करें।
- निर्णय, परिवर्तन, जोखिम, बाधाएँ और स्वामी निकालें।
- आंतरिक हैंडऑफ़ संदर्भ से क्लाइंट-सुरक्षित आउटपुट को विभाजित करें।
- जब कॉल ताज़ा हो तो हैंडऑफ़ की समीक्षा करें।
- इसे सीआरएम, टिकट, प्रोजेक्ट बोर्ड, फॉलो-अप ईमेल या एजेंट वर्कफ़्लो पर रूट करें।
हैंडऑफ़ तेज़ होना चाहिए, लेकिन फिर भी इसे भरोसेमंद होना चाहिए।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन बिजनेस कॉल के बाद की परत के लिए बनाया गया है।
यह कॉल को किसी अन्य प्रतिलेख के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, हैंडऑफ़, फ़ॉलो-अप, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट और बिल योग्य संदर्भ बनने में मदद करता है जिसे किसी को बाद में साफ़ करना पड़ता है।
एक एकल सलाहकार के लिए, वह हैंडऑफ़ आपके भविष्य के लिए हो सकता है।
किसी एजेंसी के लिए, यह अकाउंट लीड, डिलीवरी टीम, सपोर्ट स्वामी या प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए हो सकता है।
समर्थन-भारी सेवा व्यवसाय के लिए, यह वह टिकट नोट बन सकता है जिसे कोई अन्य तकनीशियन खाते को छूने से पहले पढ़ता है।
उपयोगी आउटपुट रिकॉर्डिंग नहीं है.
यह अगला व्यक्ति है जो धागा खोए बिना आगे बढ़ने में सक्षम है।
क्लाइंट कॉल के लिए यह काम बन जाता है
कॉल संदर्भ को हैंडऑफ़ में ले जाएं
का उपयोग करें Superscribe व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा किए गए हैंडऑफ़, फ़ॉलो-अप, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
व्यावहारिक नियम
किसी को प्रतिलेख न सौंपें और इसे हैंडऑफ़ न कहें।
उन्हें अपने दिमाग में कॉल को दोबारा खोले बिना काम जारी रखने के लिए आवश्यक संदर्भ दें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लाइंट हैंडऑफ़ नोट क्या है?
क्लाइंट हैंडऑफ़ नोट वह आंतरिक रिकॉर्ड है जो क्लाइंट से बातचीत के बाद किसी अन्य व्यक्ति को काम जारी रखने में मदद करता है। इसमें क्या बदला, क्या निर्णय लिया गया, बाधाएं, जोखिम, खुले प्रश्न, मालिक और अगला काम कहां होना चाहिए, यह शामिल होना चाहिए।
क्या कॉल नोट्स हैंडऑफ़ के लिए पर्याप्त हैं?
हमेशा नहीं। कॉल नोट्स बातचीत को सुरक्षित रखते हैं, लेकिन हैंडऑफ़ के लिए जिम्मेदारी और संदर्भ की आवश्यकता होती है। अगले व्यक्ति को निर्णयों, बाधाओं, जोखिमों, मालिकों और ग्राहक चिंताओं को इस तरह से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है जिस पर वे कार्य कर सकें।
क्या क्लाइंट हैंडऑफ़ नोट्स में आंतरिक संदर्भ शामिल होना चाहिए?
हां, जब यह अगले व्यक्ति को गलतियों से बचने में मदद करता है। आंतरिक संदर्भ को क्लाइंट-सुरक्षित अनुवर्ती से अलग रखें। आंतरिक हैंडऑफ़ में जोखिम, अनिश्चितता, बिलिंग संदर्भ, या डिलीवरी संबंधी चिंताएँ शामिल हो सकती हैं जो क्लाइंट ईमेल में शामिल नहीं हैं।