ब्रोकर्स के लिए कॉल नोट्स
ब्रोकर्स के लिए कॉल नोट्स, जब बोला हुआ हर आंकड़ा एक वादा होता है
दस बजे आप एक रेट बताते हैं, दो बजे कॉलबैक का वादा करते हैं, और शाम तक क्लाइंट की छह कॉल घुलकर एक हो चुकी होती हैं। Superscribe Phone कॉल को उसी वक्त पकड़ लेता है और सारांश, वादा किए गए कॉलबैक और पूरा रिकॉर्ड वापस देता है।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
ब्रोकर का दिन ज़ोर से बोले गए आंकड़ों की एक कड़ी होता है। दूसरी कॉल में बताया गया रेट। चौथी कॉल में तय हुई एक्सेस राशि। शुक्रवार को रिन्यूअल खत्म होने से पहले किसी को वापस फोन करने का वादा। जिस पल इनकी सबसे ज़्यादा ज़रूरत होती है, उस पल इनमें से कुछ भी लिखित में नहीं होता, और इसीलिए ब्रोकर्स के कॉल नोट्स असल में नोट्स होते ही नहीं। वे दोबारा गढ़ी गई कहानियां हैं, शाम सात बजे याद के भरोसे टाइप की गईं।
यह दोबारा गढ़ना आमतौर पर चल जाता है। यही तो दिक्कत है। यह इतना अच्छा चल जाता है कि कोई इसे जोखिम मानता ही नहीं, उस कॉल तक जिसमें क्लाइंट को कोई और आंकड़ा याद हो।
ब्रोकर्स के कॉल नोट्स कॉल के बाद नहीं, कॉल के दौरान ही बिगड़ते हैं
गड़बड़ शाम को नहीं होती। वह बातचीत के चौथे मिनट में होती है।
क्लाइंट कहता है कि मॉर्गेज जॉइंट है, फिर खुद को सुधार लेता है। किसी और बात के बीच में वह पुराने क्लेम का ज़िक्र कर देता है। वह पूछता है कि एक्सेस बढ़ाने पर प्रीमियम कितना होगा, और आप एक आंकड़ा बोल देते हैं जो उस पल आपके दिमाग में मौजूद केस के हिसाब से सही था। आप एक साथ सुन रहे हैं, हिसाब लगा रहे हैं और फैसला कर रहे हैं, और अगर साथ में टाइप भी करें तो इन तीनों में से कोई एक कमज़ोर पड़ेगा। आमतौर पर सुनना ही कमज़ोर पड़ता है।
इसलिए ब्रोकर बातचीत में मौजूद रहते हैं और बाद में लिखते हैं। फिर अगली कॉल आ जाती है, और जो नोट लिखा जाता है वह सारांश का सारांश होता है।
जो आपने कहा और जो आपने लिखा, उनके बीच की खाई
हर ब्रोकर बातचीत के दो रिकॉर्ड रखता है: जो कहा गया, और जो नोट किया गया। महंगी चीज़ें इन्हीं दोनों के बीच की खाई में रहती हैं। बताया गया आंकड़ा, जिसे क्लाइंट आपसे ज़्यादा भरोसे के साथ दोहराएगा। वादा किया गया कॉलबैक, जो कहते ही एक ज़िम्मेदारी बन जाता है और कॉल कटते ही दिखना बंद हो जाता है। उनके पास पहले से मौजूद किसी पॉलिसी की वह मामूली सी बात, जो बाद में पूरा केस बदल देती है।
इनमें से कोई याददाश्त की समस्या नहीं है। ये सब पकड़ने की समस्या हैं। शब्द साफ-साफ बोले गए थे, फिर छूट गए क्योंकि उनके टिकने के लिए कोई जगह ही नहीं थी।
मैंने Superscribe का कॉल वाला हिस्सा क्यों बनाया
जो पल मेरे साथ रह गया, वह किसी को क्लाइंट कॉल से फ्री होते, फोन उल्टा रखते और खाली नोट फील्ड के सामने बैठे देखना था, जहां लिखने को कुछ सूझ ही नहीं रहा था। लिखने लायक हर बात कुछ मिनट पहले ही ज़ोर से कही जा चुकी थी, सही तरह और सही क्रम में। फिर कॉल खत्म हुई, और काम याद के भरोसे दोबारा शुरू हुआ, दूसरी बार धीमा और घटिया।
डेस्कटॉप डिक्टेशन ने इसका कुछ हिस्सा हल किया। फोन वाला हिस्सा ज़्यादा मुश्किल था और ज़्यादा कीमती भी, क्योंकि ब्रोकर के हफ्ते की सबसे कीमती बातचीत किसी वीडियो लिंक पर नहीं होती जहां कोने में बॉट बैठा हो। वे आम फोन कॉल होती हैं, ऐसे लोगों से जो आपसे बात करने के लिए कुछ भी इंस्टॉल नहीं करेंगे।
इसलिए कॉल वाला हिस्सा उबाऊ तरीके से काम करता है। आपका नंबर वही रहता है और आप हमेशा की तरह ही कॉल उठाते हैं। कॉल में कुछ जुड़ता नहीं, कोई नया फोन सिस्टम नहीं है, और क्लाइंट के लिए अनुभव पिछले साल जैसा ही रहता है।
ब्रोकर की एक कॉल के बाद क्या निकलता है
Superscribe Phone एक मुफ़्त iPhone ऐप है। कॉल ट्रांसक्राइब हो जाती है, और आपको एक शीर्षक, एक सारांश और सुझाए गए कामों की सूची मिलती है।
सुझाव विषयों पर नहीं, आपके वादों पर बनते हैं। इस व्यक्ति को वापस कॉल करें। तय हुआ समय कैलेंडर में डालें। एक रिमाइंडर बनाएँ। अभी-अभी जिस अनजान नंबर से किसी लेंडर के ऑफ़र के बारे में कॉल आई, उसे सीधे कॉन्टैक्ट्स में सेव करें। हर सुझाव एक टैप का काम है और कुछ भी अपने आप नहीं चलता। जो काम वक़्त के मोहताज हैं, वे लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं, इसीलिए सुबह दस बजे किया गया कॉलबैक का वादा दोपहर दो बजे तक नहीं भूलता।
| पहले का तरीका | अब क्या होता है |
|---|---|
| कॉल लें, दो आँकड़े जल्दी से लिख लें | कॉल लें, दोनों हाथ खाली रखें |
| याद करने की कोशिश करें कि किससे क्या वादा किया था | सुझाए गए कॉलबैक और रिमाइंडर पर टैप करें |
| नतीजा दोबारा CRM में टाइप करें | कॉल प्रोजेक्ट में दर्ज होती है और Pipedrive में एक्टिविटी बनकर चली जाती है |
जो मिलता है, वह नोट फ़ील्ड में लिखी हुई तीन लाइनें नहीं होतीं। एक कॉल इस तरह आती है: एक शीर्षक जिसे आप महीने भर बाद भी पहचान लेंगे, ट्रांसक्रिप्ट उन्हीं शब्दों में जो आप दोनों ने बोले, क्या तय हुआ इसका सारांश, सुझाए गए काम जो या तो टैप हो चुके हैं या अब भी बाकी हैं, और उसी रिकॉर्ड पर ऑडियो। यह ऐसा रिकॉर्ड है जो आप किसी और को सौंप सकते हैं, न कि बस एक नोट कि बातचीत हुई थी।
आमने-सामने की मीटिंग भी ऐसे ही चलती है। Start meeting पर टैप करें, फ़ोन मेज़ पर रखें ताकि रिकॉर्डिंग चालू होना दिखता रहे, और मीटिंग खत्म होते ही उसके नोट्स तैयार मिलते हैं।
रिकॉर्ड बना रहे, बिना फ़ाइल-क्लर्क बने
ऑडियो इसलिए नहीं रखा जाता कि आपको किसी पर शक है। वजह यह है कि छह हफ़्ते बाद कोई क्लाइंट कहेगा कि आपने अलग रेट बताया था, और “मैं अपने नोट्स देखता हूँ” की कीमत उस वाक्य से कम है जो आपने असल में कहा था।
ऑडियो आपके अकाउंट से जुड़ा रहता है और तब तक रहता है जब तक आप उसे मिटा न दें। वह आपके साइन-इन किए अकाउंट से मिलता है, क्लाइंट या टेलीकॉम कंपनी के पास रखी किसी चीज़ से नहीं। जब किसी केस की अपनी अलग फ़ाइल चाहिए, तो ट्रांसक्रिप्ट और सारांश API और MCP से बाहर निकाले जा सकते हैं, ताकि रिकॉर्ड वहीं रहे जहाँ आप पहले से क्लाइंट के दस्तावेज़ रखते हैं, सिर्फ़ किसी ऐप के अंदर नहीं।
रोज़ काम आने वाला रिकॉर्ड सारांश ही है। ऑडियो तब काम आता है जब किसी बात पर विवाद खड़ा हो जाए। लोगों को यह बताना फिर भी ज़रूरी है कि आप रिकॉर्ड कर रहे हैं, और मीटिंग मोड में यह चालू होना दिखता रहता है।
एक कॉल से ही पता चल जाएगा
अगली क्लाइंट कॉल लें और बाद में सारांश देखें
कोई स्क्रिप्ट नहीं, कोई सेटअप नहीं। अपने ही नंबर पर कॉल उठाएँ, फ़ोन रखें, और देखें कि दिया गया भाव, कॉलबैक और वह एक ज़रूरी बात वहाँ मौजूद है या नहीं।
ब्रोकर सबसे पहले यही पूछते हैं
ऑडियो कहाँ रखा जाता है, और कितने समय तक? AWS S3 पर एन्क्रिप्टेड क्लाउड स्टोरेज में, आपके अकाउंट के तहत, और कोई चीज़ टाइमर पर खत्म नहीं होती। रिकॉर्डिंग मिटाने पर ऑडियो फ़ाइल सच में हट जाती है, सिर्फ़ लिस्ट से छिपती नहीं, इसलिए कम समय तक रखने का नियम आपको खुद लागू करना होता है। अकाउंट बंद करने पर सब कुछ उसके साथ चला जाता है। किसी अकाउंट में रिकॉर्ड की गई कोई भी चीज़ ट्रेनिंग के लिए इस्तेमाल नहीं होती।
क्या यह सिर्फ़ iPhone के लिए है? हाँ। फ़िलहाल Android वर्शन नहीं है, इसलिए जिस फ़ोन पर आप कॉल उठाते हैं वह iPhone होना चाहिए। टीमों के लिए Business Voice है, जो कोई दूसरा ऐप नहीं बल्कि सीटें और साझा मिनट जोड़ता है।
दूसरी भाषा में हुई कॉल का क्या होता है? जिस भाषा में बात हुई, ट्रांसक्रिप्ट उसी भाषा में बनता है। कई भाषाएँ समर्थित हैं और अपने आप पहचानी जाती हैं, इसलिए जो क्लाइंट अपनी भाषा में बात करना चाहता है, उसकी कॉल उठाने से पहले कुछ सेट करने की ज़रूरत नहीं।