रिक्रूटर्स के लिए कॉल नोट्स
उन रिक्रूटर्स के लिए कॉल नोट्स जो लंच से पहले पाँच स्क्रीनिंग निपटा देते हैं
आप एक स्क्रीनिंग कॉल पूरी करते हैं और अगली कॉल पहले से ही बज रही होती है। Superscribe Phone एक मुफ़्त iPhone ऐप है जो आपके अपने नंबर पर कॉल रिकॉर्ड करता है और लिखाई का बैकलॉग शुरू होने से पहले ही आपको नोट्स, एक्शन और एक-टैप अगले कदम सौंप देता है।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
रिक्रूटर्स को नोट लेने की समस्या नहीं है। उन्हें क्रम की समस्या है। सबसे ज़्यादा मायने वही बातचीत रखती है जिसमें आप अभी हैं, और उसे लिखने का काम अगली कॉल से भिड़ता है, जो पहले से बुक है। इसीलिए रिक्रूटर्स के लिए कॉल नोट्स अक्सर शाम छह बजे लिखे जाते हैं, याददाश्त से, तीन कैंडिडेट बाद।
तब तक आपके पास इंसान का खाका होता है, उसके शब्द नहीं। याद रहता है कि वह प्लेटफ़ॉर्म माइग्रेशन में मज़बूत थी। यह याद नहीं रहता कि रोलबैक प्लान उसी की ज़िम्मेदारी थी, या कि अगले हफ़्ते कहीं और उसका आखिरी राउंड है। हायरिंग मैनेजर को दो लाइनें मिलती हैं। स्कोरकार्ड में रेटिंग तो आ जाती है, पर उसके नीचे लगभग कुछ भी नहीं होता।
कॉल खत्म होती है और ब्योरा रिसने लगता है
स्क्रीनिंग कॉल में बहुत कुछ ठुँसा होता है। आधे घंटे में कैंडिडेट आपको काम का इतिहास, सैलरी की रेंज, नौकरी छोड़ने की वजह, दो-तीन दबी हुई चिंताएँ और एक यूँ ही कहा गया वाक्य दे देता है, और छह हफ़्ते बाद उसकी हाँ या ना की वजह वही वाक्य निकलता है।
उनके बोलते वक्त टाइप करके आप यह पकड़ सकते हैं, पर तब आप आधे ही सुन रहे होते हैं। कैंडिडेट को कीबोर्ड और बीच के ठहराव सुनाई देते हैं, और आपके सवाल फीके पड़ने लगते हैं क्योंकि दिमाग का एक हिस्सा पिछला जवाब सजाने में लगा है। या फिर आप ठीक से सुनते हैं और बाद में इसकी कीमत चुकाते हैं, जो ज़्यादातर अच्छे रिक्रूटर चुनते भी यही हैं, और सब कुछ दोबारा खड़ा करने का काम चार और कॉल के पीछे कतार में लग जाता है।
दोनों ही हाल में सबसे पहले वही चीज़ें जाती हैं: वे ब्योरे जो हायरिंग मैनेजर के सामने कैंडिडेट को असली बनाते हैं, क्योंकि उनके लिए आपके पास कोई कॉलम ही नहीं था।
रिक्रूटर्स के लिए कॉल नोट्स जब याददाश्त से दोबारा बनाए जाते हैं तो क्या टूटता है
असली लागत टाइप करने में लगे बीस मिनट नहीं हैं। असली बात यह है कि उन नोट्स का आगे क्या इस्तेमाल होता है।
| उम्मीदवार ने क्या कहा | लिखित नोट तक आमतौर पर क्या पहुंचता है |
|---|---|
| असल में उनके पास कौन सा काम था और वे किसे रिपोर्ट करते थे | “सीनियर, अच्छा बैकग्राउंड” |
| नौकरी छोड़ने की उनकी असली वजह, उन्हीं के शब्दों में | “ग्रोथ की तलाश में” |
| उपलब्धता, नोटिस पीरियड, दूसरी जगहों की चल रही प्रक्रियाएं | “जल्दी उपलब्ध” |
| अंत के पास उन्होंने जो एक झिझक बताई | कुछ नहीं |
आखिरी पंक्ति सबसे महंगी है। झिझक देर से सामने आती है, जब आपका ध्यान पहले ही अगली कॉल पर होता है, इसलिए सबसे पहले वही छूट जाती है। जो उम्मीदवार कहता है कि “मैं जानना चाहूंगा कि टीम ऑन-कॉल कैसे संभालती है”, उसने आपको ठीक-ठीक बता दिया है कि उसे कैसे राज़ी करना है। अगर यह बात हायरिंग मैनेजर तक कभी नहीं पहुंचती, तो कोई किसी को राज़ी नहीं कर पाता।
दूसरी लागत है भरोसा। हायरिंग मैनेजर रिक्रूटर को इसी से आंकते हैं कि सारांश किसी इंसान जैसा लगता है या किसी टेम्पलेट जैसा।
मैंने Superscribe का कॉल वाला हिस्सा क्यों बनाया
मीटिंग बॉट रिक्रूटर्स के लिए यह समस्या हल नहीं करता, क्योंकि भर्ती की बातचीत फोन कॉल पर होती है। ये मोबाइल पर होती हैं, अक्सर ऐसे उम्मीदवार से जो अपने मौजूदा ऑफिस के बाहर खड़ा है और उसके पास आठ मिनट हैं। उस इंसान से वीडियो लिंक स्वीकार करने और रिकॉर्डर को जुड़ते देखने को कहना, कॉल गंवाने का तरीका है।
यही वह खाई थी जिसे मैं बार-बार देखता रहा। असली काम बातचीत में होता है, और फिर कोई उसे दूसरी बार अपने दिमाग में बची घटिया कॉपी से दोहराता है। जिन टूल्स ने वीडियो मीटिंग के लिए यह ठीक किया, वे फोन तक कभी पहुंचे ही नहीं, और भर्ती तो वहीं होती है।
इसलिए Superscribe Phone उसी कॉल पर काम करता है जो आप वैसे भी करने वाले थे, उसी iPhone से जो आप पहले से रखते हैं, उसी नंबर पर जो आप पहले से देते हैं। कॉल में कुछ जुड़ता नहीं और उम्मीदवार की तरफ कुछ इंस्टॉल नहीं होता। दूसरा दौर खत्म हो जाता है, और नोट्स, अगले कदम और फॉलो-अप आपकी याद से नहीं, बातचीत से निकलते हैं।
एक स्क्रीनिंग कॉल, घंटी बजने से लेकर लिखे हुए नोट तक
आप कॉल हमेशा की तरह अपने ही नंबर पर लेते हैं, उसी iPhone पर जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं। उसका ट्रांसक्रिप्ट बनता है, उसी भाषा में जिसमें आप दोनों असल में बात कर रहे हैं, और भाषा अपने आप पहचानी जाती है। फोन रखते ही कॉल का एक शीर्षक, एक सारांश और सुझाए गए कामों की छोटी सूची तैयार होती है।
काम की चीज़ यही सुझाव हैं। गुरुवार को उम्मीदवार को वापस कॉल करें। तय हुआ इंटरव्यू स्लॉट कैलेंडर में डालें। हायरिंग मैनेजर से पीछा करने का रिमाइंडर लगाएं। किसी अनजान नंबर को कॉन्टैक्ट्स में सेव करें, जो तब मायने रखता है जब आपकी इनकमिंग कॉल का अच्छा-खासा हिस्सा ऐसे नंबरों से आता हो जो आपने पहले कभी नहीं देखे। बोली गई सूची को Reminders में चेकलिस्ट बना दें। हर काम के लिए बस एक टैप, कुछ भी अपने आप नहीं चलता, और समय पर करने वाले काम लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं, ताकि सुबह 11 बजे तय किया कॉलबैक शाम 5 बजे किसी ऐप में गुम न पड़ा रहे।
कॉल अपने आप सही प्रोजेक्ट में फाइल हो जाती हैं। प्रोजेक्ट क्या है, यह आप तय करते हैं, तो हर खुली सर्च के लिए एक प्रोजेक्ट रखें और उस सर्च की सारी स्क्रीनिंग खुद-ब-खुद एक ही जगह जमा होती जाएंगी। अगर आप Pipedrive में काम करते हैं तो कॉल वहां एक्टिविटी के रूप में भी भेजी जाती हैं। अगर आपके ATS या आपके अपने टूल्स को ट्रांसक्रिप्ट और स्ट्रक्चर्ड आउटपुट चाहिए, तो वे उन्हें API और MCP से ले सकते हैं।
इनटेक कॉल और कमरे में होने वाली डीब्रीफ
हायरिंग मैनेजर के साथ इनटेक कॉल ही पूरी सर्च तय करती है, और आमतौर पर यही पूरी प्रक्रिया की सबसे कम दर्ज होने वाली बातचीत होती है।
अगर वह मीटिंग किसी कमरे में है, तो Start meeting दबाएं और फोन मेज़ पर रख दें। रिकॉर्डिंग चल रही है, यह वहां मौजूद सबको दिखता रहता है। जो नहीं आ सका, उसे फोन पर उसी ट्रांसक्रिप्ट में जोड़ा जा सकता है, और बोलने वाले अलग-अलग पहचाने जाते हैं और जब वे अपना परिचय देते हैं तो उनके नाम भी लग जाते हैं। मीटिंग खत्म होते ही मिनट्स तैयार होते हैं, सारांश, फैसले और फॉलो-अप के साथ, ताकि जिस ब्रीफ पर आप काम करें वही हो जो असल में तय हुआ था।
कई रिक्रूटर वाली टीम के लिए Business Voice सीटें और साझा मिनट जोड़ता है। अकेले इस्तेमाल के लिए iPhone ऐप मुफ्त शुरू होता है, और यही ईमानदार तरीका है यह जानने का कि यह आपके दिन में फिट बैठता है या नहीं।
आज़माने से पहले रिक्रूटर तीन सवाल पूछते हैं
क्या उम्मीदवारों को कुछ इंस्टॉल करना होगा या कोई लिंक स्वीकार करना होगा? नहीं। आप अपने ही नंबर से कॉल करते या उठाते हैं और उम्मीदवार के लिए यह एक आम फोन कॉल होती है। लोगों को बता दें कि आप रिकॉर्ड कर रहे हैं, क्योंकि यही शराफत है और कई जगहों पर कानूनी ज़रूरत भी।
अंग्रेज़ी के अलावा दूसरी भाषाओं की कॉल का क्या होता है? ट्रांसक्रिप्शन कई भाषाओं में काम करता है और भाषा अपने आप पहचानी जाती है, इसलिए आपको पहले से कोई भाषा चुननी नहीं पड़ती।
क्या उम्मीदवार या मैनेजर को कुछ अपने आप भेजा जाता है? नहीं। सुझाए गए एक्शन सिर्फ़ सुझाव हैं। हर एक टैप का इंतज़ार करता है, इसलिए कोई कॉलबैक या कैलेंडर इनवाइट तभी बनता है जब आपने तय किया हो कि वह बनना चाहिए।
अगली कॉल पर ही आज़माएं
अगली उम्मीदवार कॉल इसे चालू करके लें
एक ही कॉल में फर्क दिख जाता है कि याद से लिखे नोट्स कैसे होते हैं और बातचीत से निकले नोट्स कैसे।