बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट
एक बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट, और उसे कमरे में बोले गए शब्दों से कैसे भरें
बोर्ड मिनट्स को मीटिंग के महीनों बाद तक टिकना होता है, और स्रोत आम तौर पर एक व्यक्ति की लिखावट होती है। जो iPhone पहले से मेज़ पर है उसी से कमरे को रिकॉर्ड करें, नाम के साथ वक्ता और फ़ैसले पाएँ, फिर उसी से टेम्पलेट भरें।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
अगर आप बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट खोज रहे हैं, तो इस हफ़्ते आपकी मीटिंग है और यह काम किसी ने ख़ुशी से नहीं लिया। टेम्पलेट नीचे है, कॉपी करने के लिए तैयार। उसके बाद वह हिस्सा है जो असल में तय करता है कि आपके मिनट्स टिकेंगे या नहीं, यानी उनमें लिखे शब्द आते कहाँ से हैं।
बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट फ़ॉर्मैटिंग की समस्या हल करता है। स्रोत की नहीं। बोर्ड मिनट्स का ढाँचा करीब सौ साल से तय है। तारीख़, उपस्थित लोग, कोरम, प्रस्ताव, अनुमोदन, वोट, फ़ैसले, काम, समापन। गड़बड़ लगभग कभी लेआउट में नहीं होती। होता यह है कि छह महीने बाद कोई पूछता है कि वेंडर कॉन्ट्रैक्ट पर बोर्ड ने असल में क्या तय किया था, और इकलौता रिकॉर्ड एक पन्ने भर की आड़ी-तिरछी लिखावट है, जो उस व्यक्ति ने लिखी थी जो साथ-साथ चर्चा में हिस्सा भी लेने की कोशिश कर रहा था।
एक बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट जिसे आप कॉपी कर सकते हैं
इसे अपने डॉक्यूमेंट टेम्पलेट में चिपकाएँ और भर लें। यह जानबूझकर सादा है। बोर्ड को लंबी इबारत नहीं चाहिए।
# [संस्था] बोर्ड मीटिंग मिनट्स
**तारीख़:**
**बैठक शुरू होने का समय:**
**स्थान / डायल-इन:**
**अध्यक्ष:**
**सचिव / मिनट्स लिखने वाला:**
## 1. उपस्थिति
- उपस्थित:
- अनुपस्थित, सूचना के साथ:
- मेहमान और पर्यवेक्षक:
- कोरम पूरा हुआ: हाँ / नहीं
## 2. पिछले मिनट्स की मंज़ूरी
- [तारीख़] के मिनट्स मंज़ूर, या संशोधनों के साथ मंज़ूर
- संशोधन:
- प्रस्तावक / अनुमोदक / नतीजा:
## 3. एजेंडा के विषय
### 3.1 [विषय का शीर्षक]
- चर्चा का सारांश:
- संदर्भित सामग्री:
- प्रस्ताव, जिन शब्दों में रखा गया:
- प्रस्तावक / अनुमोदक:
- वोट: पक्ष में / विपक्ष में / तटस्थ
- फ़ैसला:
हर एजेंडा विषय के लिए 3.x दोहराएँ।
## 4. रिपोर्ट
- वित्तीय रिपोर्ट:
- प्रबंधन रिपोर्ट:
- समितियों की रिपोर्ट:
## 5. फ़ैसलों का रजिस्टर
| फ़ैसला | ज़िम्मेदार | लागू होने की तारीख़ |
|---|---|---|
## 6. करने वाले काम
| काम | ज़िम्मेदार | आख़िरी तारीख़ |
|---|---|---|
## 7. आगे के लिए टाले गए विषय
## 8. अगली मीटिंग
**तारीख़, समय, स्थान:**
**बैठक समाप्त होने का समय:**
मिनट्स तैयार किए: ____________ तारीख़: ______
मंज़ूर किए: ____________ तारीख़: ______
फ़ॉर्मैट से ज़्यादा दो नियम मायने रखते हैं। प्रस्ताव और फ़ैसले लगभग शब्दशः लिखें, और चर्चा को हूबहू उतारने के बजाय उसका सारांश दें। मिनट्स इस बात का रिकॉर्ड हैं कि बोर्ड ने क्या तय किया, न कि इसकी डायरी कि किसने उस पर क्या कहा।
टेम्पलेट आसान आधा हिस्सा है
ऊपर वाले लेआउट के सौ संस्करण डाउनलोड किए जा सकते हैं। उनमें से कोई नहीं बताता कि आप निष्पक्ष गवाह कैसे बनें जबकि आप ही वह व्यक्ति हैं जिसे बोर्ड राय देने के पैसे दे रहा है। सलाहकारों के लिए असली मुश्किल यही है। आप कमरे में सलाहकार के तौर पर बैठे होते हैं, अक्सर अकेले ऐसे व्यक्ति जिस पर कोई न्यासी ज़िम्मेदारी नहीं होती, इसलिए मिनट्स लिखने का काम आप पर आ जाता है।
लिखावट में सबसे पहले शर्तें छूटती हैं। बोर्ड ख़र्च को मंज़ूरी देता है, कानूनी समीक्षा के अधीन। आपके नोट्स में रह जाता है, मंज़ूर। नौ महीने बाद वह छूटी हुई शर्त किसी की मुसीबत बनती है, और पढ़कर सुनाया जाने वाला दस्तावेज़ यही मिनट्स होते हैं। बोर्ड मिनट्स इकलौती ऐसी चीज़ है जहाँ मोटे तौर पर सही होना, देर से देने से भी बुरा है।
दूसरी कीमत ज़्यादा चुपचाप लगती है। रविवार की शाम आप तीरों और आद्याक्षरों से भरे चार पन्नों से पूरी मीटिंग दोबारा खड़ी करते हैं। इसमें असली घंटे लगते हैं और वे किसी इनवॉइस पर कभी नहीं दिखते। जिस बारीकी के आपको पैसे मिलते हैं, वह सीधे बिना पैसे वाले दफ़्तरी काम में बह जाती है।
मैंने एक और टेम्पलेट के बजाय रिकॉर्डिंग वाला हिस्सा क्यों बनाया
मैं Siim हूँ। मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मेरे अपने काम में महँगा हिस्सा कभी काम नहीं था। महँगा था बाद में सब कुछ दोबारा खड़ा करना। कोई कॉल ख़त्म होती, करीब दस मिनट तक पूरी बात मेरे दिमाग़ में रहती, और फिर पूरी शाम उसे ब्यौरों समेत कागज़ पर वापस लाने में जाती।
Superscribe बिज़नेस कॉल, मीटिंग और डेस्कटॉप डिक्टेशन से बोले गए काम को पकड़ता है और उसे टेक्स्ट, कामों, फ़ॉलो-अप और बिल करने लायक संदर्भ में बदल देता है, ताकि बाद में कुछ भी दोबारा खड़ा न करना पड़े। बोर्ड मीटिंग उसी समस्या का सबसे तीखा रूप हैं। शब्द वहीं सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं, और जो व्यक्ति उन्हें लिख रहा होता है वही लिखने पर सबसे कम ध्यान दे पाता है।
मेज़ पर पहले से रखे फ़ोन से बोर्ड मीटिंग रिकॉर्ड करना
Superscribe Phone खोलें, Start meeting पर टैप करें, और iPhone को मेज़ के बीच में ऊपर की तरफ़ मुँह करके रख दें। स्क्रीन पर रिकॉर्डिंग की स्थिति दिखती है, तो किसी को सोचना नहीं पड़ता कि चल रही है या नहीं। कोई बॉट शामिल नहीं होता, कोई वीडियो लिंक नहीं, डायरेक्टरों को कुछ इंस्टॉल नहीं करना।
जो डायरेक्टर ख़ुद नहीं आ सकते उन्हें फ़ोन पर डायल कर लिया जाता है और वे उसी ट्रांसक्रिप्ट में आते हैं जिसमें कमरा। वक्ता अलग-अलग पहचाने जाते हैं और परिचय देने पर उनके नाम भी जुड़ जाते हैं। परिचय का जो दौर आप वैसे भी करने वाले थे, वह कर लीजिए और नाम जोड़ने का काम काफ़ी हद तक अपने आप हो जाता है।
जब आप मीटिंग रोकते हैं, तब तक सारांश, फ़ैसले और फ़ॉलो-अप तैयार होते हैं। ट्रांसक्रिप्ट ही रिकॉर्ड है, तो किसी विवादित प्रस्ताव का निपटारा बोले गए शब्दों से होता है, न कि चार पन्नों की आड़ी-तिरछी लिखावट से। मीटिंग की शुरुआत में रिकॉर्डिंग की घोषणा करें और मिनट्स में उसका ज़िक्र करें। यह अच्छी बोर्ड प्रथा है और सवाल उठने से पहले ही बात साफ़ कर देती है।
ट्रांसक्रिप्ट से दर्ज मिनट्स और फ़ॉलो-अप तक
Superscribe रिकॉर्ड देता है। औपचारिक ढाँचा फिर भी आप ही लगाते हैं, क्योंकि औपचारिक मिनट्स एक कानूनी दस्तावेज़ हैं और फ़ॉर्मैट आपके सचिव का काम है, सॉफ़्टवेयर का नहीं।
ट्रांसक्रिप्ट के साथ आपको फ़ॉलो-अप की परत मिलती है। सुझाए गए काम वही होते हैं जो असल में किसी मीटिंग से निकलते हैं: किसी को वापस कॉल करना, तय तारीख़ कैलेंडर में डालना, रिमाइंडर बनाना, ऐसे कॉलर को सेव करना जो आपके कॉन्टैक्ट में नहीं है, बोली गई सूची को Reminders चेकलिस्ट में बदलना। हर एक बस एक टैप है और कुछ भी अपने आप नहीं चलता। समय पर करने वाले काम लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं। यह आपके लिए ईमेल नहीं लिखता। यह आपको वह सारांश और ऐक्शन आइटम देता है जिनसे आप ईमेल लिखेंगे।
मीटिंग और कॉल अपने आप सही प्रोजेक्ट में दर्ज हो जाती हैं, और Pipedrive में ऐक्टिविटी के रूप में चली जाती हैं। Pipedrive वह CRM है जो सीधे जुड़ा है। बाकी कुछ भी वही रिकॉर्ड API और MCP से ले सकता है। अगर आपकी फ़र्म में कई लोग मिनट्स लिखते हैं, तो Business Voice सीटें और साझा मिनट जोड़ देता है। रिकॉर्डिंग iPhone पर होती है। डेस्कटॉप ऐप डिक्टेशन संभालते हैं, कमरे की रिकॉर्डिंग नहीं।
इसे फ़ायदे का सौदा बनाने वाली आदत यह है कि इमारत से निकलने से पहले सेक्शन 3 और 6 भर लें, जब फ़ैसले और उनके शब्द अभी सामने हों।
सलाहकार इस बारे में क्या पूछते हैं
क्या रिकॉर्डिंग लिखित बोर्ड मिनट्स की जगह ले सकती है?
नहीं, और Superscribe ऐसा करने की कोशिश भी नहीं करता। बोर्ड लगभग हमेशा मंज़ूर किए गए लिखित मिनट्स को ही आधिकारिक रिकॉर्ड मानते हैं। ट्रांसक्रिप्ट को अपना कामकाजी स्रोत मानिए, वह चीज़ जिससे आप टेम्पलेट भरते हैं।
दूर से जुड़ने वाले डायरेक्टरों का क्या?
वे फ़ोन से कॉल करके जुड़ते हैं और अपने वक्ता नाम के साथ उसी ट्रांसक्रिप्ट में दिखते हैं जिसमें कमरा। अलग से कोई वीडियो लिंक तय नहीं करना पड़ता और उन्हें कुछ इंस्टॉल नहीं करना पड़ता।
अगर बोर्ड एक से ज़्यादा भाषाओं में बात करे तो क्या यह काम करता है?
हाँ। ट्रांसक्रिप्शन कई भाषाओं में होता है और उन्हें अपने आप पहचान लेता है, जो उन बोर्डों के लिए मायने रखता है जिनके डायरेक्टर एक से ज़्यादा देशों में हैं।
अगली मीटिंग, अगली तिमाही नहीं
टेम्पलेट को अपनी अगली बोर्ड मीटिंग में ले जाएँ और रिकॉर्ड परखें
ऊपर दिया गया ढाँचा कॉपी करें, अपने iPhone पर मीटिंग शुरू करें, और ट्रांसक्रिप्ट की तुलना उससे करें जो आप हाथ से लिखते।