मीटिंग मिनट्स जेनरेटर
मीटिंग मिनट्स जेनरेटर जो पहले कमरे को रिकॉर्ड करता है
जब मीटिंग क्लाइंट के बोर्डरूम में हुई हो और किसी ने एक शब्द भी टाइप न किया हो, तब मीटिंग मिनट्स जेनरेटर किसी काम का नहीं। Start meeting टैप कीजिए, फोन मेज़ पर रखिए, और नाम सहित वक्ता, फैसले और फॉलो-अप लेकर बाहर निकलिए।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
आप मीटिंग मिनट्स जेनरेटर इसलिए ढूंढ रहे हैं क्योंकि कोई मिनट्स का इंतज़ार कर रहा है। शायद कोई क्लाइंट, शायद आज ही, और मीटिंग नब्बे मिनट चली जिसमें स्कोप, कीमत और टाइमलाइन को लेकर एक असहज बातचीत हुई, जिसे अब आपको सही-सही लिखना है।
यहाँ वह हिस्सा है जो ज़्यादातर टूल छोड़ देते हैं। मीटिंग मिनट्स जेनरेटर असल में एक फॉर्मेटिंग इंजन है। आप उसे ट्रांसक्रिप्ट देते हैं, वह आपको हेडिंग वाला साफ़-सुथरा दस्तावेज़ देता है। वह मीटिंग में बैठा नहीं था। अगर आपकी मीटिंग क्लाइंट के दफ़्तर में हुई या किसी आम फोन कॉल पर, तो पेस्ट करने के लिए कोई ट्रांसक्रिप्ट है ही नहीं। जेनरेटर के पास काम करने को कुछ नहीं, और आप फिर रात नौ बजे, बिना पैसे के, अपने अधूरे नोट्स को ढंग का रूप देने में लगे हैं।
इसी खाई में कंसल्टिंग का मुनाफ़ा चुपचाप गायब हो जाता है। काम करने में नहीं, उसे दोबारा खड़ा करने में। तो पहले फॉर्मेट देखिए, फिर यह कि उसे भरने वाला रिकॉर्ड आता कहाँ से है।
मीटिंग मिनट्स जेनरेटर को ऐसा रिकॉर्ड चाहिए जो आपके पास है ही नहीं
दो अलग काम एक ही नाम से बेचे जाते हैं। कैप्चर यानी शब्द, वक्ता और क्रम को पकड़ना। जेनरेशन यानी उन्हें मिनट्स की शक्ल में सजाना। इस श्रेणी का लगभग हर टूल दूसरा काम करता है और मान लेता है कि पहला हो चुका है।
बहुत से कंसल्टेंट्स के लिए वह हुआ ही नहीं है। आपके सबसे कीमती घंटे क्लाइंट की जगह पर किसी कमरे में बीतते हैं, या ऐसे ही दो कमरों के बीच फोन पर। बॉट को जुड़ने के लिए लिंक चाहिए, और लिंक है नहीं। तो आप अधूरे नोट्स लेते हैं और साथ ही उस बातचीत में मौजूद रहने की कोशिश करते हैं जहाँ बारीकी ही असली प्रोडक्ट है, फिर बाद में चालीस मिनट यह समझने में लगाते हैं कि तय असल में क्या हुआ था।
कीमत सिर्फ़ समय की नहीं है। याददाश्त से लिखे मिनट्स गोल-मोल हो जाते हैं। “हमने टाइमलाइन पर बात की”, बजाय इसके कि “प्रिया ने पुष्टि की कि API टीम 14 मार्च तक ब्लॉक है, इसलिए फेज़ दो आगे खिसकेगा।” इनमें से एक वाक्य तीन हफ़्ते बाद आपको बचाता है। दूसरा बस भराव है।
एक मिनट्स टेम्पलेट जिसे आप कॉपी कर सकते हैं, और उसे भरता क्या है
अगर आप फॉर्मेट के लिए आए हैं, तो यह लीजिए। इतना छोटा कि पढ़ा जाए, इतना ठोस कि उस पर बिल बनाया जा सके।
- क्लाइंट और असाइनमेंट। नाम, प्रोजेक्ट, मीटिंग की तारीख और अवधि।
- मौजूद। कौन कमरे में था, कौन फोन से जुड़ा, कौन नहीं आया।
- मकसद। एक वाक्य कि मीटिंग हुई क्यों।
- फैसले। हर फैसले की एक लाइन, साथ में वह व्यक्ति जिसने वह फैसला लिया।
- खुले सवाल। क्या अब भी तय नहीं हुआ, और उसे सुलझाना किसकी ज़िम्मेदारी है।
- फॉलो-अप। काम, ज़िम्मेदार व्यक्ति, तारीख। इससे कम साफ़ कुछ नहीं।
- स्कोप नोट। कोई भी बात जो मौजूदा स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क से बाहर की है।
टेम्पलेट आसान हिस्सा है। आपने शायद इसे खुद तीन बार, तीन अलग दस्तावेज़ों में लिखा भी होगा। मुश्किल हिस्सा कच्चा माल है: इसका रिकॉर्ड कि किसने क्या कहा, किस क्रम में, और तय क्या हुआ। अटकाव कभी फॉर्मेटिंग में नहीं था। अटकाव यह याद रखने में था कि किसने किस बात का वादा किया।
मेज़ पर रखा फोन असल में क्या पकड़ता है
Superscribe Phone एक मुफ़्त iPhone ऐप है। आपका नंबर आपका ही रहता है और आप कॉल वैसे ही उठाते हैं जैसे हमेशा उठाते आए हैं। न कोई नया फोन सिस्टम लगाना है, न आपके क्लाइंट को कुछ इंस्टॉल करना है।
कमरे में हो रही मीटिंग के लिए आप Start meeting टैप करते हैं और फोन रख देते हैं। रिकॉर्डिंग चालू है, यह दिखता रहता है, इसलिए मेज़ पर बैठे सब देख सकते हैं कि रिकॉर्डिंग हो रही है। जो नहीं आ सका उसे फोन पर जोड़ लीजिए, वह उसी ट्रांसक्रिप्ट में आता है, तो सफ़र में मौजूद साथी भी रिकॉर्ड का हिस्सा है, बाद में जोड़ने के वादे वाला फुटनोट नहीं।
वक्ता अलग-अलग पहचाने जाते हैं, और जब कोई अपना परिचय देता है तो वह नाम उसकी बातों से जुड़ जाता है। अगर कोई परिचय नहीं देता, तो वक्ता अलग तो दिखेंगे पर बिना नाम के, इसलिए दस सेकंड का छोटा परिचय-दौर फ़ायदे का सौदा है। ट्रांसक्रिप्शन कई भाषाएँ संभालता है और उन्हें अपने आप पहचान लेता है, जो तब मायने रखता है जब आपकी क्लाइंट मीटिंग एक ही घंटे में भाषा बदलती रहती है।
जैसे ही आप मीटिंग रोकते हैं, सारांश, फैसले और फॉलो-अप पहले से मौजूद होते हैं। हर बात किसके नाम है यह दर्ज रहता है, तो जब कोई किसी लाइन पर सवाल उठाए, आप बता सकते हैं कि वह किसने कही, याददाश्त के भरोसे बहस करने की ज़रूरत नहीं।
फॉलो-अप सुझाए गए कामों की तरह आते हैं, जिन्हें आप एक टैप में कर सकते हैं: किसी को वापस कॉल करना, तय समय कैलेंडर में डालना, रिमाइंडर बनाना, अनजान नंबर को कॉन्टैक्ट्स में सहेजना, या बोलकर बनाई गई सूची को Reminders चेकलिस्ट में बदलना। कुछ भी अपने आप नहीं होता। जिनका समय तय है वे लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं, ताकि शाम 4 बजे का कॉलबैक कल की माफ़ी न बन जाए।
एक काम यह जानबूझकर नहीं करता: यह आपका क्लाइंट ईमेल न लिखता है, न भेजता है। यह आपको वह रिकॉर्ड और काम की सूची देता है जिनके आधार पर आप ईमेल लिखते। क्लाइंट तक जाने वाले शब्द आपके ही रहते हैं।
मैंने फॉर्मेटर नहीं, कैप्चर क्यों बनाया
मैंने Superscribe एक ही बात को देखकर बनाया। असली मूल्य बोले गए काम में बनता है, और फिर ज़्यादातर लोग उसे घंटों बाद, नोट्स और याददाश्त से, दूसरी बार, खराब तरीके से दोबारा बनाते हैं। क्लाइंट कॉल, साइट विज़िट, गलियारे में लिया गया फैसला। असली काम, और उसमें से लगभग कुछ भी पूरा बचा नहीं रहता।
मेरी अपनी कंसल्टिंग का ढर्रा हर हफ़्ते एक जैसा था। मीटिंग में पूरी तरह मौजूद, और लगभग कुछ भी नहीं लिखता, क्योंकि लिखने का मतलब है सुनना छोड़ देना। फिर गुरुवार की रात दो घंटे उसी बातचीत को क्लाइंट अपडेट में बदलना, जिसका कोई पैसा नहीं मिलता। उसी खाई में बारीकी रिसकर निकल जाती है, और मुनाफ़ा भी।
इसलिए Superscribe बोले गए काम को उसी वक़्त पकड़ता है, कॉल में, मीटिंग में और डेस्कटॉप डिक्टेशन में, और उसे टेक्स्ट, कामों, बिल लायक संदर्भ और वर्कफ़्लो में बदल देता है। मिनट्स को सुंदर बनाना कभी दिलचस्प समस्या थी ही नहीं। दिलचस्प यह था कि वे मौजूद ही हों।
कमरा खाली होने के बाद मिनट्स कहाँ जाते हैं
कॉल और मीटिंग अपने आप सही प्रोजेक्ट में दर्ज हो जाती हैं, तो आपको शुक्रवार दोपहर बेनाम रिकॉर्डिंग छाँटनी नहीं पड़तीं। जब कोई मीटिंग किसी डील से जुड़ी हो, तो वह Pipedrive में एक गतिविधि के रूप में भेज दी जाती है। Pipedrive इकलौता CRM है जिससे हमारा नाम लेकर इंटीग्रेशन है। बाकी सब वही डेटा API और MCP के ज़रिए ले सकते हैं, तो कोई कस्टम स्टैक या एजेंट वर्कफ़्लो भी ये मिनट्स ले सकता है।
अगर आप दूसरे कंसल्टेंट्स के साथ काम करते हैं, तो Business Voice सीटें और साझा मिनट जोड़ता है। अकेले के लिए ऐप शुरू करने को मुफ़्त है। एक सीमा जान लेना ठीक रहेगा: कैप्चर सिर्फ़ iPhone पर होता है, और डेस्कटॉप ऐप डिक्टेशन करते हैं, मीटिंग कैप्चर नहीं।
अगला कदम
अगली क्लाइंट मीटिंग में फोन मेज़ पर रख दीजिए
एक मीटिंग काफ़ी है। रिकॉर्डिंग से निकले मिनट्स की तुलना उन मिनट्स से कीजिए जो आप घर लौटती ट्रेन में लिखते।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मुझे मीटिंग बॉट या वीडियो लिंक चाहिए? नहीं। कोई भी प्रतिभागी बनकर नहीं जुड़ता। आप अपने iPhone पर Start meeting टैप करते हैं और कमरा रिकॉर्ड होता है, रिकॉर्डिंग चालू होने का संकेत दिखता रहता है। इसीलिए यह उन मीटिंग्स में भी काम करता है जिनका कोई लिंक कभी था ही नहीं।
जो व्यक्ति आ नहीं सका, उसका क्या? उन्हें फोन पर जोड़ लीजिए। वे उसी ट्रांसक्रिप्ट में आते हैं जिसमें कमरे के बाकी लोग हैं, और उनकी बातें बाकी वक्ताओं की तरह अलग दिखती हैं।
क्या यह क्लाइंट को भेजा जाने वाला फॉलो-अप ईमेल लिख देगा? नहीं, और यह जानबूझकर है। आपको सारांश, फैसले और फॉलो-अप एक टैप वाले सुझाए गए कामों के रूप में मिलते हैं, जैसे कैलेंडर एंट्री, रिमाइंडर या कॉलबैक। ईमेल आप खुद लिखते हैं, एक सही रिकॉर्ड के आधार पर।