मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट
एक मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट जिसे आप कॉपी कर सकते हैं, और उसे मीटिंग के दौरान ही भरने का तरीका
आप क्लाइंट सेशन भी चला रहे हैं और साथ-साथ मिनट्स भी ले रहे हैं, तो सारी बारीकी उस रात के बिना पैसे वाले रीकैप काम में चली जाती है। iPhone मेज़ पर रखिए, Start meeting टैप कीजिए, और कमरा खाली होते-होते फैसले और फॉलो-अप तैयार होते हैं।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट ढूंढने वाले ज़्यादातर लोग दो चीज़ें चाहते हैं। एक ढाँचा जिसे वे क्लाइंट सेशन शुरू होने से पहले किसी दस्तावेज़ में पेस्ट कर सकें, और थोड़ी उम्मीद कि यह ढाँचा लिखने का काम आसान कर देगा। ढाँचा आसान वाला आधा हिस्सा है। वह नीचे है, कॉपी करने के लिए तैयार।
दूसरा आधा हिस्सा वहीं है जहाँ मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट काम आना बंद कर देता है। टेम्पलेट एक डिब्बा है। लोग बोल रहे हों तब भी उसे किसी को भरना ही पड़ता है, और अगर सेशन आप ही चला रहे कंसल्टेंट हैं, तो वह कोई आप ही हैं। आप एक गलत धारणा को चुनौती दें, स्कोप दोबारा तय करें और साथ-साथ सही फैसलों की सूची भी टाइप करें, यह एक साथ नहीं हो सकता। तो आप उसे आधा भरते हैं और बाकी उसी शाम दोबारा खड़ा करते हैं।
यही दोबारा खड़ा करना महँगा पड़ता है। यह बिल वाले घंटे बंद होने के बाद होता है, और याददाश्त चुपचाप उस ठीक-ठीक वाक्य को चिकना कर देती है जो क्लाइंट ने अतिरिक्त फेज़ पर हामी भरते समय कहा था। तीन हफ़्ते बाद पूरी बहस उसी वाक्य पर टिकी होती है।
मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट, कॉपी करने के लिए तैयार
इसे अपने नोट्स ऐप या दस्तावेज़ टेम्पलेट में पेस्ट कर लीजिए। यह जानबूझकर नीरस है। मिनट्स एक रिकॉर्ड होते हैं, कोई शख़्सियत वाला दस्तावेज़ नहीं।
# मिनट्स: [क्लाइंट / असाइनमेंट]
- तारीख:
- शुरू होने का समय / खत्म होने का समय:
- जगह:
- फोन से जुड़े लोग:
- उपस्थित (नाम, भूमिका):
- अनुपस्थित:
- मिनट्स लिखने वाला:
## उद्देश्य
## चर्चा
### [एजेंडा बिंदु 1]
### [एजेंडा बिंदु 2]
## फैसले
1.
2.
## काम
| काम | ज़िम्मेदार | समय-सीमा | कहाँ उठा |
|---|---|---|---|
| | | | |
## खुले सवाल
## अगली मीटिंग
- तारीख:
- उद्देश्य:
- उससे पहले क्या तैयार होना चाहिए:
हर हिस्सा कैसे भरें:
- हेडर। इसे किसी के बैठने से पहले भर लीजिए। यही अकेला हिस्सा है जो मीटिंग के दौरान आपका कुछ नहीं लेता।
- मकसद। एक वाक्य कि मीटिंग हुई क्यों। अगर आप वह लिख नहीं पाते, तो मीटिंग का कोई उद्देश्य था ही नहीं।
- चर्चा। हर एजेंडा बिंदु पर दो-तीन लाइनें: किस पर बात हुई, किसे जोखिम बताया गया, क्या अनसुलझा रह गया। राय किसकी है, यह दर्ज रखिए। “फाइनेंस ने लाइसेंस की लागत पर ध्यान दिलाया” एक रिकॉर्ड है। “कुछ चिंताएँ थीं” नहीं है।
- फैसले। हर नंबर वाली लाइन में एक, इस तरह लिखा हो कि जो वहाँ नहीं था वह भी उस पर काम कर सके। किसने हामी भरी और कोई शर्त जुड़ी हो तो वह भी लिखिए।
- एक्शन। एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख, वरना वह काम नहीं है। “कहाँ उठा” वापस एजेंडा बिंदु की ओर इशारा करता है ताकि काम अपना संदर्भ न खोए।
- खुले सवाल। वे बातें जो जानबूझकर टाली गईं, हर एक के साथ वह व्यक्ति जिसे जवाब लाना है।
- अगली मीटिंग। तारीख, उद्देश्य, और उससे पहले क्या तैयार होना चाहिए।
यह ढाँचा सालों तक आपके काम आएगा। Superscribe इसे आपके लिए फॉर्मेट नहीं करता। यह वह रिकॉर्ड देता है जिससे टेम्पलेट भरा जाता है।
वह हिस्सा जो टेम्पलेट आपके लिए नहीं कर सकता
सस्ते खाने वही हैं जो आप पहले ही भर चुके हैं। महँगे हैं फैसले, नाम सहित चर्चा और कामों के ज़िम्मेदार, क्योंकि इनके लिए किसी को ठीक से सुनना पड़ता है, और वह वही व्यक्ति है जो खुद बोल भी रहा है।
इसीलिए ज़्यादातर कंसल्टेंट मिनट्स मीटिंग का रिकॉर्ड नहीं, एजेंडा का सारांश बनकर रह जाते हैं। डिब्बा उसी से भर जाता है जो पहले से पता था, और ठीक-ठीक शब्द शाम की दोबारा लिखाई में नरम पड़ जाते हैं।
इसका असर दो जगह दिखता है। क्लाइंट अपडेट धुँधले हो जाते हैं, तो क्लाइंट को कुछ ऐसा पता नहीं चलता जो वह पहले से मान नहीं रहा था। बिल वाले सारांश पतले हो जाते हैं, क्योंकि आप काम को दूर से बयान कर रहे होते हैं।
मैंने बेहतर टेम्पलेट नहीं, एक रिकॉर्डर क्यों बनाया
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि पेशेवर काम का बोला हुआ हिस्सा लगातार हवा हो जाता था। कॉल, गलियारे में लिए गए फैसले, वे पाँच मिनट जिनमें असली स्कोप बदल जाता है। यह सब आवाज़ में होता है, कहीं दर्ज नहीं होता, और लोग बिना बिल वाली शामें उसे टेक्स्ट में दोबारा खड़ा करने में बिताते हैं।
कंसल्टेंट्स का मामला सबसे साफ़ था। छह घंटे तेज़ और काम के, फिर रात को वही दोबारा लिखने का दफ़्तरी काम जो उन्हें दोपहर 3 बजे ही पता था। रीकैप काम नहीं था। वह काम पर लगा टैक्स था।
तो लक्ष्य कभी भी कोई ज़्यादा स्मार्ट टेम्पलेट नहीं था। खाली फ़ॉर्म अड़चन नहीं हैं। लक्ष्य था काम के दौरान ही शब्दों को पकड़ना और उन्हें टेक्स्ट, कामों और बिल करने लायक संदर्भ में बदलना।
टेम्पलेट याददाश्त से नहीं, कमरे से भरना
Superscribe Phone, एक मुफ़्त iPhone ऐप, के साथ यह ऐसा दिखता है। कोई बॉट कहीं शामिल नहीं होता, कोई वीडियो लिंक नहीं, कोई नया फ़ोन सिस्टम नहीं।
आप Start meeting पर टैप करते हैं और फ़ोन मेज़ पर रख देते हैं। रिकॉर्डिंग की स्थिति स्क्रीन पर दिखती रहती है, और यह मायने रखता है, क्योंकि कमरे को बताना ज़रूरी है कि रिकॉर्डिंग चल रही है और स्क्रीन की ओर इशारा कर देना सबसे आसान तरीका है। अगर क्लाइंट का विशेषज्ञ नहीं आ पा रहा, तो उसे फ़ोन पर डायल करके उसी ट्रांसक्रिप्ट में जोड़ा जा सकता है।
वक्ता अलग-अलग पहचाने जाते हैं। जब कोई अपना परिचय देता है तो नाम जुड़ जाता है। यही चीज़ ट्रांसक्रिप्ट को मिनट्स में बदलती है, क्योंकि “फ़ाइनेंस लीड ने कहा कि लाइसेंस की लागत ही अड़चन है” काम की लाइन है और “Speaker 3” नहीं। अगर कोई अपना नाम न बोले तो भी वक्ता अलग-अलग मिलते हैं, बस बिना नाम के, इसलिए लोगों से शुरू में एक बार नाम बोलने को कहें। पाँच सेकंड, और इसी से तय होता है कि बाद में कितनी एडिटिंग करनी पड़ेगी।
जब आप मीटिंग रोकते हैं, तब तक सारांश, फ़ैसले और फ़ॉलो-अप तैयार होते हैं। ट्रांसक्रिप्ट में वही शब्द रहते हैं जो सच में बोले गए थे, इसलिए छह हफ़्ते बाद जब किसी फ़ैसले पर सवाल उठे, तो आप उस वाक्य से काम करते हैं जो क्लाइंट ने कहा था, न कि उससे जो आपको याद है।
फ़ॉलो-अप सुझाए गए कामों के रूप में वापस आते हैं, हर एक बस एक टैप। किसी को वापस कॉल करना। तय समय कैलेंडर में डालना। रिमाइंडर बनाना। बोली गई सूची को Reminders चेकलिस्ट में बदलना। कुछ भी अपने आप नहीं होता। समय पर करने वाले काम लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं, ताकि “शुक्रवार तक sandbox ऐक्सेस कन्फ़र्म करना” किसी नोट्स ऐप में चुपचाप दम न तोड़ दे।
कॉल और मीटिंग अपने आप सही प्रोजेक्ट में दर्ज हो जाती हैं और Pipedrive में ऐक्टिविटी के रूप में भेज दी जाती हैं। अगर आप कुछ और इस्तेमाल करते हैं, तो वही स्ट्रक्चर्ड आउटपुट API और MCP से मिल जाता है।
दो ईमानदार सीमाएँ। Superscribe आपका क्लाइंट ईमेल नहीं लिखता। यह आपको वह सारांश और ऐक्शन आइटम देता है जिनसे आप ईमेल लिखेंगे, और लहजे का तथा क्या छोड़ना है इसका फ़ैसला आपका ही रहता है, वैसे भी क्लाइंट उसी हिस्से के पैसे देते हैं। रिकॉर्डिंग फ़िलहाल सिर्फ़ iPhone पर होती है, तो कमरे को रिकॉर्ड करने वाले के पास iPhone होना चाहिए। दूर से जुड़ने वालों को बस एक फ़ोन लाइन चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या कोई ऐसा मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट है जो ख़ुद भर जाए?
सचमुच नहीं। टेम्पलेट सिर्फ़ फ़ॉर्मैटिंग है, और फ़ॉर्मैटिंग वही हिस्सा है जो आपके हाथ में रहना चाहिए। जो अपने आप हो सकता है वह है इनपुट: अलग-अलग पहचाने गए वक्ताओं वाला ट्रांसक्रिप्ट, एक सारांश, फ़ैसले और फ़ॉलो-अप। इन्हें उस ढाँचे में चिपकाइए जिसकी आपका क्लाइंट उम्मीद करता है, और इसमें मिनट लगते हैं, पूरी शाम नहीं।
क्या मुझे लोगों को बताना ज़रूरी है कि मैं मीटिंग रिकॉर्ड कर रहा हूँ?
हाँ, और आपको बताना भी चाहिए। नियम हर देश और हर क्लाइंट कॉन्ट्रैक्ट में अलग होते हैं, इसलिए शुरू में ही कह दें और स्क्रीन पर रिकॉर्डिंग की स्थिति दिखा दें। लोग आम तौर पर देखकर सहज हो जाते हैं, क्योंकि फिर किसी को नोट्स नहीं लेने पड़ते।
अगर कुछ लोग कमरे में मौजूद न हों तो?
उन्हें फ़ोन पर डायल करके जोड़ा जा सकता है और वे उसी ट्रांसक्रिप्ट में आते हैं जिसमें मेज़ पर बैठे बाकी लोग। कोई वीडियो लिंक भेजना नहीं, उन्हें कुछ इंस्टॉल नहीं करना, एक मीटिंग का एक ही रिकॉर्ड।
अगले सेशन में, अगली तिमाही में नहीं
अगली क्लाइंट मीटिंग रिकॉर्ड करें और दोनों नतीजे मिलाकर देखें
मिनट्स हमेशा की तरह लिखें। फिर ट्रांसक्रिप्ट से जो निकला उसे पढ़ें और देखें कि आपका क्लाइंट कौन सा पाना ज़्यादा पसंद करेगा।