मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर
मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर कागज़ी काम संभालता है। कमरे को सुनने के लिए कुछ और चाहिए।
आप सेशन चलाते हैं, उसमें हिस्सा लेते हैं, और फिर एक घंटे बाद याद से प्रोटोकॉल दोबारा खड़ा करते हैं। इसके बजाय iPhone मेज़ पर रख दें। कमरा रिकॉर्ड होता है, बोलने वालों के नाम लगते हैं, और बैग समेटने तक फैसले लिखे जा चुके होते हैं।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
अगर आपने मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर खोजा है, तो शायद इस हफ़्ते किसी को प्रोटोकॉल देना है। आपने क्लाइंट वर्कशॉप चलाई, फैसले हुए, और अब एक दस्तावेज़ चाहिए जो बताए कि क्या तय हुआ, किसकी क्या ज़िम्मेदारी है, और कब तक। उस खोज में मिलने वाले टूल दस्तावेज़ के इर्द-गिर्द का ढाँचा संभालते हैं: एजेंडा आइटम, उपस्थित लोग, नंबरिंग, वर्ज़न, मंज़ूरी, वितरण।
ढाँचा काम का है। पर मुश्किल हिस्सा वह नहीं है। मुश्किल हिस्सा बीच के वे बीस मिनट हैं जहाँ क्लाइंट ने स्कोप पर अपना मन बदला, वजह बताई, और आगे बढ़ गया। मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर को इसका कुछ पता नहीं। वह इंतज़ार करता है कि कोई इसे टाइप करे। वह कोई आप हैं, दो घंटे बाद, चार बुलेट पॉइंट और तीरों से भरे एक पन्ने के सहारे।
एक ही सर्च में दो अलग काम छिपे हैं
जब लोग प्रोटोकॉल टूल खरीदने निकलते हैं, तो आम तौर पर दो में से एक समस्या हल करना चाहते हैं और उन्हें अलग नहीं कर पाए होते।
पहली है दस्तावेज़ की परत। ढाँचा, नंबरिंग, वर्ज़न, वितरण। प्रोटोकॉल टूल इसमें अच्छे हैं, और अगर आपकी दिक्कत यह है कि प्रोटोकॉल छह अलग इनबॉक्स में पड़े हैं, तो एक खरीद लीजिए।
दूसरी है रिकॉर्ड की परत। असल में क्या कहा गया, किसने कहा, और उसमें से क्या वादा बना। कोई दस्तावेज़ टूल इसे हल नहीं करता, क्योंकि उसके पास ऑडियो कभी था ही नहीं। उसे बस वही मिलता है जो नोट लेने वाला मीटिंग चलाते हुए टाइप कर पाया।
कंसल्टेंट्स के पास लगभग हमेशा दूसरी समस्या होती है। आपके पास टेम्पलेट की कमी नहीं है। कमी उस बातचीत के सही ब्योरे की है जिसे चलाने में आप इतने व्यस्त थे कि लिख नहीं पाए। बेहतर टेम्पलेट सिस्टम खरीदने से यह ठीक नहीं होता, और तेज़ टाइप करने से भी नहीं। इनपुट ही गायब है, इसलिए आगे का हर सुधार सिर्फ़ सजावट है।
कंसल्टेंट्स के लिए बारीकी ही वह हिस्सा है जिसका बिल बनता है
पाँच एजेंडा आइटम और पाँच नतीजे गिनाने वाला प्रोटोकॉल गलत नहीं है। बस पतला है। आपने जो वैल्यू बेची वह तर्क में बैठी है: फ़ाइनेंस हेड ने जो आपत्ति उठाई, क्लाइंट ने हाँ के साथ जो शर्त जोड़ी, और अगले सेशन से पहले उन्होंने क्या जाँचने का वादा किया।
यह ब्योरा तेज़ी से धुँधला होता है। शाम तक आपके पास मोटा-मोटा खाका बचता है। अगली सुबह खाका भी बचता है और शक भी। तो या तो आप अपडेट में गोलमोल लिखते हैं, या छोटा भेजकर बाकी सिर में रखे रहते हैं जब तक तीन हफ़्ते बाद वह स्कोप की बहस न बन जाए।
दोनों हाल में रिकैप बिना पैसे का काम बन जाता है। या तो आप एक घंटा उस बातचीत को दोबारा खड़ा करने में लगाते हैं जिसमें आप खुद बैठे थे, या बाद में उतना ही वक्त उस बात का बचाव करने में जिसे किसी ने लिखा ही नहीं। दोनों आपके मार्जिन से निकलते हैं, और दोनों किसी इनवॉइस पर नहीं दिखते।
एक दूसरा नुकसान है जिस पर नज़र नहीं जाती। जब आपको पता है कि सेशन बाद में दोबारा खड़ा करना है, तो आप उसी दौरान नोट्स लेते हैं। यानी आप आधे ध्यान से मीटिंग चलाते हैं, और क्लाइंट को यह दिखता है। सबसे अच्छा सवाल जो आप पूछ सकते थे, वह पूछा ही नहीं जाता क्योंकि आप पिछला जवाब लिखने में लगे थे।
रिकॉर्ड किए गए कमरे के ऊपर मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर बेहतर चलता है
Superscribe Phone यहीं फ़िट होता है। यह प्रोटोकॉल टूल नहीं है और आपका दस्तावेज़ सिस्टम बनना भी नहीं चाहता। यह नीचे वाली परत पकड़ता है, ताकि आप जो भी टेम्पलेट इस्तेमाल करें वह याद से नहीं, असली रिकॉर्ड से भरे।
व्यवहार में ऐसा होता है। आप Start meeting पर टैप करते हैं और iPhone मेज़ पर रख देते हैं। फ़ोन पर रिकॉर्डिंग की स्थिति दिखती है, इसलिए सबको पता रहता है कि यह चालू है। जो व्यक्ति खुद नहीं आ सकता, वह फ़ोन से जुड़ता है और मेज़ के आसपास बैठे लोगों वाले उसी ट्रांसक्रिप्ट में आ जाता है। न वीडियो लिंक, न बॉट, न क्लाइंट के लिए कोई ऐप इंस्टॉल करने की ज़रूरत।
बोलने वाले अलग होते हैं, और परिचय देते ही उन्हें नाम मिल जाता है। मीटिंग रोकते ही सारांश, फैसले और फ़ॉलो-अप तैयार होते हैं। ट्रांसक्रिप्ट ही रिकॉर्ड है, इसलिए शब्द वही रहते हैं, आपकी याद नहीं। अगर कमरे में भाषा बदलती है, जो सीमा पार काम में अक्सर होता है, तो ट्रांसक्रिप्शन साथ चलता है। भाषा की पहचान अपने आप होती है और कई भाषाएँ शामिल हैं।
फ़ॉलो-अप सुझाए गए कामों के रूप में आते हैं जिन्हें आप एक-एक करके मंज़ूर करते हैं। किसी को वापस कॉल करें, तय तारीख़ कैलेंडर में डालें, रिमाइंडर बनाएँ, नया कॉन्टैक्ट सेव करें, या बोली गई लिस्ट को Reminders चेकलिस्ट में बदलें। कुछ भी अपने आप नहीं होता। समय से जुड़े सुझाव बटन के साथ लॉक स्क्रीन पर दिखते हैं, ताकि कमरे में किया गया कॉलबैक का वादा नोट्स ऐप में चुपचाप न मरे।
एक बात साफ़ रहे: यह आपके लिए क्लाइंट ईमेल नहीं लिखता। यह आपको वह सारांश और वे काम देता है जिनसे आप ईमेल लिखते। क्लाइंट क्या पढ़ेगा, यह अब भी आप तय करते हैं।
मीटिंग अपने आप सही प्रोजेक्ट में फ़ाइल होती है और Pipedrive में एक्टिविटी के रूप में भेजी जाती है। अगर आप Pipedrive के बजाय कुछ और चलाते हैं, तो वही ढाँचागत आउटपुट API और MCP के ज़रिए आपके मौजूदा सिस्टम में आ जाता है।
एक प्रोटोकॉल टेम्पलेट जिसे रिकॉर्ड भर सके
अगर आप फ़ॉर्मैट के लिए आए हैं, तो यह वाला कॉपी कर लें। यह जानबूझकर उबाऊ है, क्योंकि जिस प्रोटोकॉल को क्लाइंट नब्बे सेकंड में पढ़ ले, वह उस सुंदर वाले से बेहतर है जिसे वह कभी खोलता ही नहीं। नीचे की हर लाइन के लिए सामग्री Superscribe देता है। यह फ़ॉर्मैटिंग नहीं करता, और क्लाइंट ईमेल भी नहीं लिखता। वह आप लिखते हैं, ऐसे सारांश से जिस पर भरोसा किया जा सके।
# प्रोटोकॉल: [क्लाइंट] / [वर्कशॉप या मीटिंग का नाम]
तारीख़: [तारीख़] जगह: [कमरा या डायल-इन]
उपस्थित: [नाम और भूमिकाएँ]
अनुपस्थित: [नाम]
## 1. मक़सद
एक वाक्य में कि यह मीटिंग क्यों हुई।
## 2. फैसले
- [फैसला] - तय किया [नाम] ने, [तारीख़] को
- [फैसला] - इस पर निर्भर: [क्लाइंट को अब भी क्या जाँचना है]
## 3. लिखने लायक चर्चा
- [उठाई गई बात] - [नाम] की ओर से। पक्ष: [उन्होंने असल में क्या तर्क दिया]
- [असहमति और वह कहाँ छूटी]
## 4. काम
| काम | ज़िम्मेदार | तारीख़ |
|---|---|---|
| [काम] | [नाम] | [तारीख़] |
## 5. खुले सवाल
- [सवाल] - [नाम या पक्ष] का इंतज़ार
## 6. अगला सेशन
तारीख़, उपस्थित लोग, पहले से क्या तैयार होना चाहिए।
सेक्शन 3 ही किसी कंसल्टेंट के प्रोटोकॉल को एक साधारण एडमिन प्रोटोकॉल से अलग करता है, और यही वह हिस्सा है जिसे लोग छोड़ देते हैं, क्योंकि याददाश्त से लिखना सबसे मुश्किल यही है। पीछे नाम के साथ वक्ताओं वाला ट्रांसक्रिप्ट हो तो इसमें कुछ ही मिनट लगते हैं। सेक्शन 5 दूसरा हिस्सा है जिसे बचाकर रखना चाहिए। खुले सवाल वही जगह हैं जहाँ अगले महीने का स्कोप विवाद अभी से साफ़ दिख रहा होता है, बशर्ते किसी ने उन्हें लिख लिया हो।
मैंने इसे बॉट के बजाय फ़ोन में क्यों बनाया
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मेरे अपने काम का सबसे कीमती हिस्सा बातचीत और उसे लिखने के बीच में ही ग़ायब हो जाता था। बड़े फ़ैसले नहीं। उनके पीछे की वजहें।
सीधा रास्ता यह था कि एक बॉट बनाया जाए जो वीडियो कॉल में शामिल हो। मैंने वह नहीं बनाया, क्योंकि कंसल्टिंग का काम तय करने वाली मीटिंग अक्सर वीडियो पर होती ही नहीं। वे क्लाइंट के कमरे में होती हैं, लैपटॉप बंद रहता है और कोई फ़ोन पर जुड़ा होता है। वहाँ पहले से मौजूद इकलौता डिवाइस आपकी जेब का फ़ोन है।
इसलिए Superscribe बोले गए काम को वहीं पकड़ता है जहाँ वह होता है, कॉल पर और कमरे में, और उसे टेक्स्ट, टास्क, प्रोजेक्ट संदर्भ और बिल करने लायक ब्यौरे में बदल देता है। बात यह है कि आप मीटिंग में मौजूद रहें और बाद में उसे दोबारा खड़ा करना बंद करें।
अगला कदम
अपनी अगली क्लाइंट मीटिंग पर आज़माएँ
एक मीटिंग रिकॉर्ड करें और देखें कि उठते समय प्रोटोकॉल का कितना हिस्सा पहले ही लिखा जा चुका है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह मेरे मीटिंग प्रोटोकॉल सॉफ़्टवेयर की जगह ले लेगा? नहीं। जो टूल आपके प्रोटोकॉल रखता और बाँटता है, उसे रहने दें। Superscribe वह रिकॉर्ड देता है जिससे वे लिखे जाते हैं: ट्रांसक्रिप्ट, सारांश, फ़ैसले और फ़ॉलो-अप।
क्या दूर बैठे लोगों को कुछ इंस्टॉल करना होगा? नहीं। उन्हें फ़ोन पर जोड़ लिया जाता है और वे कमरे में मौजूद लोगों के साथ उसी ट्रांसक्रिप्ट में आते हैं। न कोई बॉट, न वीडियो लिंक, न क्लाइंट के लिए कोई ऐप।
मीटिंग के बाद उस रिकॉर्ड का क्या होता है? वह अपने आप सही प्रोजेक्ट में दर्ज हो जाता है और Pipedrive में एक्टिविटी के रूप में भेज दिया जाता है। बाकी कोई भी सिस्टम वही स्ट्रक्चर्ड आउटपुट API और MCP से ले सकता है।