議事録 自動作成
部屋で行うクライアントとの打ち合わせに、議事録の自動作成を
あなたが請求しているのは助言であって、3時間後に走り書き1枚から打ち合わせを書き起こす作業ではありません。iPhoneをテーブルに置いて打ち合わせを進めれば、全員が席を立つころには議事録ができています。
議事録は誰かが書かなければなりません。たいていの案件では、その部屋でいちばん発言が少なかった人が担当し、2、3時間たってから判読しづらいメモ1枚をもとに書きます。議事録の自動作成が検索される本当の理由はそこです。AIへの興味ではありません。すでに予定の詰まった一日の終わりに、クライアントに何かを見せる前に片づけなければならない、小さくて、毎回発生して、請求できない仕事だからです。
議事録を自動作成するツールの多くが抱える問題は、打ち合わせをビデオ会議だと決めてかかっていることです。ボットがリンクに参加し、参加者一覧に並び、終わったら文字起こしを渡してくれる。社内の朝会ならそれで十分です。でも、本当にお金が動く打ち合わせには何もできません。クライアントのオフィスで、先方3人とテーブルを囲み、ホワイトボードがあって、参加するリンクなど存在しない打ち合わせです。
打ち合わせが部屋で行われるとき、議事録の自動作成はどうあるべきか
議事録は文章の問題ではありません。文章の問題の顔をした、記録の問題です。話された内容を誰も残していなければ、書く人がやっているのは考古学です。
Superscribe Phoneは、その部屋をそのまま扱います。無料のiPhoneアプリです。「会議を開始」をタップしてテーブルに置くと、録音中であることが画面に表示され、全員がオンだと分かります。話者は分離され、自己紹介した人にはその名前が付きます。最初に軽く自己紹介を回してもらう理由になります。会議を終了した時点で、要約と決定事項、フォローアップがもう揃っています。記録そのものは文字起こしで、自動的に正しいプロジェクトへ振り分けられるので、誰かが保存を覚えているかどうかに証拠が左右されません。
ボットなし。新しい電話システムもなし。クライアントに踏ませるリンクもなし。ポケットに入っている電話だけです。できないことも正確に書いておきます。Superscribeはビデオ会議には参加しません。ZoomやTeamsの参加者一覧にボットが並ぶことはありません。録音するのは部屋の会話と、自分の番号での通話です。打ち合わせがリンク上で行われるなら、ノートPCの横に電話を置く場合を除いて、このツールの出番ではありません。
請求書に載らない「まとめ税」
1か月、正直に時間を数えてみてください。9時にヒアリングの電話。11時に進捗会議。午後には、クライアントが小さいけれど高くつく変更を出してくる通話が2本。そして夜の再構成です。何が合意されたのか、誰が担当なのか、口頭で出た日付はいつだったのか。
コストは時間だけではありません。正確さもです。あなたは決定を覚えていて、そこに付いていた条件を忘れる。クライアントは条件を覚えていて、決定のほうを忘れる。6週間後、その差が、どちらも書き残さなかった一文をめぐるスコープの話し合いになります。ニュアンスが仕事から漏れ出して、請求できない手間に変わる。コンサルティングの利益が静かに消えていく道筋です。
請求しにくいコストがもう一つあります。メモを取っている間、あなたは打ち合わせに全部は入っていません。半分は速記者、半分はアドバイザーです。クライアントがお金を払っているのはアドバイザーのほうです。
記録が先にできている、普通のクライアント対応の一日
まず電話です。クライアントからの連絡の届き方は何も変わらないので、いつもどおり自分の番号で出ます。通話は多言語で文字起こしされ、言語は自動で判別されます。仕事の半分が第二言語で進む人には効いてきます。通話が終わると、タイトルと要約、そして提案されたアクションが返ってきます。折り返しの電話、合意した時間のカレンダー登録、リマインダーの作成、知らない番号の連絡先への保存、口述したリストのリマインダーのチェックリスト化。どれもワンタップです。勝手に実行されるものはありません。急ぎのものはボタン付きでロック画面に出るので、9時40分に約束した折り返しが静かに消えることはありません。
次はクライアントのオフィスでの打ち合わせ。「会議を開始」を押し、電話をテーブルに置いて、そのまま進めます。同僚やクライアント側の関係者が来られない場合は、電話で参加してもらえば同じ文字起こしに入ります。離れた場所の声が、別のツールではなく部屋と同じ記録に残ります。
そのあと、通話も打ち合わせも自動で正しいプロジェクトに振り分けられ、アクティビティとしてPipedriveに送られます。ほかに使っているツールからは、APIとMCPで同じ記録を取り出せます。収録はiPhoneで行います。デスクトップアプリが担当するのは音声入力で、打ち合わせの収録ではありません。チームで必要なら、Business Voiceでシートと共有の通話時間を追加できます。
多くのツールが約束することなので、はっきりさせておきます。Superscribeはクライアント向けのメールを書きません。渡すのは、そのメールのもとになる要約と、合意したアクションです。夜の時間を食っていたのはそこの部分です。
そのまま使える議事録の型
自動化が用意するのは記録です。書式はあなたのもので、クライアントは見慣れた書式を信頼します。骨組みは以下のとおり。メモアプリや文書テンプレートにそのままコピーして、かっこの中を埋めてください。
# ヘッダー
クライアント: [client]
プロジェクト: [project]
日付: [date]
場所: [where]
出席者: [names]
# 目的
[この打ち合わせを行った理由を一行で]
# 決定事項
- [決定] / [付随する条件]
# 未解決の論点
- [提起されたが、あえて決めなかったこと]
# アクション
- [担当] / [アクション] / [期日]
# 次回の打ち合わせ
[日付] / [それまでに満たしておくべきこと]
各行を入れている理由:
- ヘッダー。 クライアント、プロジェクト、日付、場所、その部屋にいた人。話者名は文字起こしから取れるので、ここは記憶力の勝負ではなく、写すだけの作業です。
- 目的。 打ち合わせを行った理由を一行で。機械ではなく、あなたが書きます。
- 決定事項。 決定は1行に1つ、条件も付けて書きます。条件は人が忘れるもので、文字起こしが残しているものです。
- 未解決の論点。 提起されたが、あえて決めなかったこと。あとで自分を守ります。
- アクション。 担当、アクション、期日。フォローアップからそのまま持ってこられます。
- 次回の打ち合わせ。 日付と、それまでに満たしておくべきこと。
文字起こしが証拠で、議事録はその上に載る読みやすい層です。両方を残しておけば、スコープの話し合いは議論ではなく確認作業になります。
なぜ収録の側から作ったのか
Superscribeを作ったのは、本当の細部は話した仕事の中にあるのに、そのほとんどがあとから記憶で組み立て直されているからです。通話、打ち合わせ、メモ、プロンプト、フォローアップ。言葉は話している間は正確で、1時間後には曖昧になります。
その典型がコンサルタントでした。仕事は助言で、口頭で届けられる。そのあと、その助言をクライアント向けの報告や請求用のまとめに打ち込む、報酬の出ない二つ目のシフトが始まります。だから目指したのはメモアプリではありません。話した仕事を構造化された出力に変え、そのまま業務の流れに送り込むこと。入力を減らし、仕事が終わったあとの組み立て直しを大きく減らすためです。
よくある質問
会議ボットやビデオ会議のリンクは必要ですか?
不要ですし、そもそも使えません。ZoomやTeamsに参加するSuperscribeのボットは存在しません。iPhoneが録音中の表示を出しながら部屋の会話を録り、自分の番号での通話も同じように収録します。クライアント側のインストールは何もありません。
1人だけその場に来られない場合は?
電話で同じ会議に参加してもらえます。その声は、テーブルにいる全員と同じ文字起こしに入ります。部屋の録音と別の通話をあとで突き合わせるのではなく、記録は1つで済みます。
クライアントへの報告も書いてくれますか?
いいえ。書けるふりもすべきではありません。渡すのは要約と決定事項、フォローアップです。報告はそこから自分で書きます。記憶をたどるのではなく記録を編集するので、1時間ではなく数分で終わります。
次のステップ
カレンダーを開いて、次のクライアント打ち合わせを選ぶ
始まる前にSuperscribe Phoneを用意しておく。打ち合わせが終わったときには議事録ができていて、フォローアップはそれぞれワンタップです。