Avatar: Post-Call Paula
Den beste appen for notater fra konsulentsamtaler er ikke den med den peneste transkripsjonen.
Det er den som hjelper samtalen til å bli arbeid.
En konsulentsamtale skaper vanligvis mer enn bare et notat. Den skaper en oppfølgings-e-post, en CRM-oppdatering, en oppgaveliste, en overlevering til leveringsteamet, et beslutningsdokument, og noen ganger en fakturerings- eller omfangsdetalj som er viktig senere.
Hvis verktøyet bare gir deg en opptak og et sammendrag, har du fortsatt den vanskeligste delen igjen: å bestemme hva samtalen endret og hvor den informasjonen skal gå.
Når kundesamtaler skaper arbeidet
Gjør konsulentsamtaler om til notater, oppgaver og oppfølginger
Superscribe Phone fanger opp kundesamtaler og hjelper med å flytte det nyttige resultatet mot CRM-notater, oppgavelister, oppfølgings-e-poster, overleveringer, billetter og agentarbeidsflyter.
Notater fra konsulentsamtaler må være operative
Et vanlig notat sier hva som skjedde.
Et nyttig konsulentnotat sier hva som skjer videre.
Den forskjellen betyr noe fordi konsulenter sjelden tar samtaler for dokumentasjonens skyld. Samtalen er vanligvis en del av levering, salg, onboarding, kontoadministrasjon eller rådgivningsarbeid.
Et sterkt samtalenotat bør gjøre den neste handlingen åpenbar:
- hva kunden ba om
- hva som ble avtalt
- hva som endret seg i omfang eller prioritet
- hva som trenger oppfølging
- hvem som eier neste steg
- hva som bør gå inn i CRM
- hva som bør bli en prosjektoppgave
- hvilken kontekst leveringsteamet trenger
Hvis disse detaljene forblir begravd i en transkripsjon, er arbeidet teknisk fanget, men praktisk ufullstendig.
Hvorfor transkripter ikke er nok
Transkripsjon hjelper deg å huske hva som ble sagt.
Konsulentarbeid trenger mer enn det.
Etter en kundesamtale ser den virkelige administrasjonen vanligvis slik ut:
- omskriv de rotete notatene til noe lesbart
- trekk ut handlingspunkter
- oppdatere CRM-en
- skriv en kundesikker oppfølging
- gi en kollega en oppdatering
- legg til prosjektkontekst
- sjekk om samtalen skapte fakturerbart arbeid
- bestem hva som ikke skal deles eksternt
Det er skatten etter samtalen.
Det blir verre når dagen er full av samtaler. Etter den tredje eller fjerde samtalen, blir detaljene uklare. Du husker fortsatt det generelle temaet, men ikke det eksakte løftet, hindringen, navnet på interessenten eller avgjørelsen som gjorde samtalen nyttig.
En app for konsulentsamtalenotater bør redusere det gjenoppbyggingsarbeidet.
Før samtalen blir kald
Start fra strukturert samtaleoutput
Superscribe Phone hjelper med å gjøre samtaler om til sammendrag, beslutninger, eiere, neste steg og oppfølgingsutkast mens konteksten fortsatt er fersk nok til å stole på.
Hva du bør se etter i en app for konsulentsamtalenotater
Ikke velg basert kun på opptakskvalitet eller lengde på sammendraget.
Velg basert på om outputen faktisk kan flytte kontoen fremover.
1. Strukturerte sammendrag
Et godt sammendrag bør skille signal fra samtaleinnhold.
Du vil ha en kort versjon av samtalen som er klar til å bli sendt, ikke et polert essay. Det bør si hva som endret seg, hva som betyr noe nå, og hva noen trenger å vite før neste interaksjon.
2. Beslutninger og neste steg
Konsulenter mister tid når beslutninger huskes vagt.
Notatet bør skille diskusjon fra forpliktelser:
- beslutning tatt
- neste steg
- eier
- frist eller utløser
- uløst spørsmål
En oppgave uten kontekst blir et nytt gjettespill senere.
3. Klient-sikre oppfølgingsutkast
Den interne versjonen av en samtale er ikke alltid versjonen du sender til klienten.
En nyttig arbeidsflyt bør hjelpe med å utarbeide et rent oppfølgingsutkast som bekrefter beslutninger og neste steg uten å eksponere grove notater, intern usikkerhet eller privat kontekst.
4. CRM-klar kontoinformasjon
Hvis samtalen endret klientforholdet, bør CRM-en vite det.
Det betyr ikke at hver setning hører hjemme der. Det betyr at de viktige delene bør være enkle å gjennomgå og flytte inn i kontoregisteret: prioriteringer, innvendinger, interessenter, løfter, risikoer og oppfølginger.
For mer om den arbeidsflyten, se Samtalenotater som går rett inn i CRM.
5. Ruting til stedet der arbeidet skjer
En notat fanget inne i en samtalenotat-app blir en annen innboks.
Den beste arbeidsflyten sender det nyttige resultatet mot systemene teamet ditt allerede bruker: CRM, oppgavebehandler, prosjektbord, billettsystem, e-post, dokumenter eller agentarbeidsflyt.
Det er forskjellen mellom fanget informasjon og brukbart arbeid.
Hvor Superscribe passer inn
Superscribe Phone er bygget rundt en enkel idé: samtalen er arbeid.
Den fanger opp samtalen, transkriberer samtalen, og hjelper med å strukturere det nyttige resultatet i sammendrag, oppgaver, oppfølginger, CRM-notater, overleveringer, billetter eller agentklare kontekster.
For konsulenter og byråer er det viktig fordi kundesamtaler sjelden avsluttes pent. Samtalen skaper vanligvis noe som noen andre må gjøre.
For konsulentsamtaler som skaper oppfølging
Få samtalen til å produsere arbeidsnotatet
Bruk Superscribe Phone til å gjøre kundesamtaler om til strukturerte notater, oppgavelister, CRM-kontekst og gjennomgåtte oppfølginger i stedet for å gjenoppbygge samtalen fra hukommelsen.
En konsulent kan bruke det til å gjøre en strategisamtale om til en oppsummering for kunden og oppgaveliste.
En byråansvarlig kan bruke det til å informere leveringsteamet før detaljene forsvinner.
En tjenestebedrift kan bruke det til å flytte samtaleutdata inn i CRM, supportbilletter eller oppfølgingsmeldinger.
Hvis ditt større problem er fangst av handlingspunkter, les Hvordan aldri miste en oppgave fra et kundemøte eller Telefonanrop til oppgaveliste automatisk.
En enkel kjøpetest
Før du velger en app for konsulentsamtalenotater, spør:
- Transkriberer den bare, eller strukturerer den samtalen?
- Kan det skille beslutninger fra diskusjon?
- Kan den trekke ut eiere og neste steg?
- Kan den utarbeide en oppfølging du faktisk ville sendt?
- Kan utdataene gå mot CRM, oppgaver eller overleveringer?
- Reduserer den administrasjonen, eller lager den et nytt dashbord å sjekke?
Det rette verktøyet bør gjøre arbeidsflyten etter samtalen mindre.
Ikke fordi notater er magisk perfekte. Gjennomgang er fortsatt viktig. Konsulenter trenger fortsatt vurdering, spesielt før noe går til en klient eller system for registrering.
Men gjennomgang er raskere enn rekonstruksjon.
Det er den virkelige standarden for konsulentnotater fra samtaler: samtalen avsluttes, og de nyttige delene er allerede nær der de trenger å gå.
Mindre rekonstruksjon etter samtalen
Gjør klientanrop til strukturert oppfølging
Superscribe Phone hjelper konsulenter med å gjøre samtaler til sammendrag, oppgaver, CRM-notater og utkast til oppfølging, slik at arbeidet ikke avhenger av hukommelse på slutten av dagen.