ليس من المفترض أن يكون محضر الاجتماع نصًا بمسافة أفضل.
بعد مكالمة العميل، لا أحد يرغب في البحث خلال أربعين دقيقة من المحادثة للعثور على القرار، أو المالك، أو الموعد النهائي، أو الشيء الذي قد يعطل المشروع الأسبوع المقبل.
يريدون السجل.
ماذا تقرر؟ من يملك ماذا؟ ما هو المحظور؟ ما الذي وافق عليه العميل؟ ماذا وعد الفريق؟ ما الذي يجب مراجعته قبل أن يتعامل أي شخص مع المذكرة على أنها رسمية؟
هذا هو الفرق بين ملاحظات المكالمات ومحاضر الاجتماعات المفيدة.
للمكالمات التي تحتاج إلى سجل نظيف
تحويل مكالمات العمل إلى دقائق تمت مراجعتها
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العميل إلى ملخصات ومحاضر اجتماعات ومتابعات وسياق CRM ومهام وتذاكر وتفاصيل قابلة للفوترة بينما لا تزال المحادثة حديثة.
النسخة القصيرة
يجب أن تلتقط ملاحظات الاتصال الجيدة لسير عمل محضر الاجتماع ما يلي:
- الحضور والأدوار
- غرض الاجتماع
- القرارات المتخذة
- أسئلة مفتوحة
- مخاطر أو حاصرات
- عناصر العمل مع أصحابها
- المواعيد النهائية أو مواعيد المراجعة
- التزامات العميل
- المتابعة الداخلية
- حيث يجب أن يعيش السجل الرسمي
الاختبار بسيط.
هل يمكن لمن فاتته المكالمة أن يفهم ما تم الاتفاق عليه وماذا سيحدث بعد ذلك؟
إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا يزال لديك ملاحظات. ليس لديك دقائق بعد.
الدقائق تحتاج إلى هيكل
عادة ما تتبع ملاحظات الاتصال المحادثة.
يجب أن يتبع محضر الاجتماع المسؤولية.
وهذا مهم لأن مكالمات العملاء نادراً ما تكون مرتبة. يجوز للعميل رفع المخاطرة في الدقيقة الثالثة، والموافقة على القرار في الدقيقة العشرين، وتغيير المالك قرب النهاية، وذكر مستند مفقود أثناء مغادرة الجميع.
إذا كانت الدقائق تتبع ترتيب المكالمة الأولية، فإن السجل المفيد يكون متناثرًا.
إذا تبع المحضر المسؤولية، يصبح السجل صالحًا للاستخدام:
القرار: الحفاظ على نطاق الإعداد الحالي. المخاطرة: لا يزال تعيين الاستيراد يعتمد على سياسة CSV الخاصة بالعميل. المالك: العميل لإرسال السياسة بحلول يوم الثلاثاء. مالك الفريق: ستقوم ماريا بإعداد قائمة مراجعة الاستيراد المنقحة بحلول يوم الأربعاء. المراجعة: قم بتأكيد النطاق مرة أخرى بعد التعليقات القانونية.
هذا ليس نسخة أنظف.
إنها الذاكرة التشغيلية للمكالمة.
هذا هو نفس السبب ملاحظات الاتصال لتحديث المشروع يحتاج إلى شكل مختلف عن التقاط المكالمات الخام. تخلق المكالمة سياقًا، لكن المخرجات يجب أن تخدم الأشخاص الذين يتصرفون بناءً عليها.
ما ينتمي إلى محضر الاجتماع
ينبغي أن يكون تنسيق دقائق الاتصال بالعميل مملًا عن قصد.
الحصول على قراءة السجلات المملة. يتم فحصهم. أنها تقلل من الحجج في وقت لاحق.
استخدم هذه البنية عند تحويل ملاحظات المكالمة إلى دقائق.
غاية
اكتب سبب إجراء المكالمة.
جيد:
قم بمراجعة أدوات حظر الاستيراد المدمجة وتأكيد مسار القرار التالي.
ضعيف:
مكالمة تأهيل العميل.
يجب أن يخبر الغرض القارئ المستقبلي عن أهمية هذا الاجتماع.
القرارات
اكتب القرارات كحقائق، وليس مشاعر.
جيد:
وافق العميل على الخيار (ب) إذا استمر التنفيذ لمدة تقل عن أربع ساعات.
ضعيف:
أعجب العميل بالخيار B.
إذا لم يكن هناك قرار، فقل ذلك بوضوح.
لا يوجد قرار بعد. يريد العميل إجراء مراجعة قانونية قبل الموافقة على الخيار ب.
يمنع هذا السطر الواحد ربما من التحول إلى نطاق عرضي.
الإجراءات
كل عمل يحتاج إلى صاحب.
إذا لم تكن الملكية واضحة في المكالمة، فاكتب "المالك غير واضح" بدلاً من التخمين.
تبدو خطوط العمل المفيدة كما يلي:
- يجب على العميل إرسال سياسة الاحتفاظ بملف CSV بحلول يوم الثلاثاء.
- ستقوم ماريا بإعداد قائمة مرجعية منقحة للاستيراد بحلول يوم الأربعاء.
- مالك الدعم غير واضح بالنسبة لتذكرة الأذونات.
يجب أن يبقى عنصر الإجراء خارج ذاكرة من أجرى المكالمة.
وهذه هي أيضًا المشكلة الأساسية وراء ذلك استدعاء الملاحظات إلى المهام. لا تعتبر الملاحظة مهمة حتى يكون لها مالك ووجهة وسياق كافٍ للعمل بناءً عليه.
المخاطر والموانع
لا ينبغي أن تختبئ المخاطر داخل الملاحظات العامة.
منحهم القسم الخاص بهم.
جيد:
المخاطرة: قد يتم تغيير تاريخ العرض التوضيحي إذا لم يوافق الجانب القانوني على بند البيانات بحلول يوم الجمعة.
وهذا يجعل الخطر واضحا قبل أن يصبح مفاجأة.
المتابعة
غالبًا ما تكون الدقائق داخلية، ولكن نفس المكالمة قد تتطلب تلخيصًا مباشرًا للعميل.
لا تقم بدمج تلك المخرجات.
يمكن أن تتضمن المحاضر الداخلية عدم اليقين والمخاطر والمالكين الداخليين والسياق الذي لا يحتاجه العميل. يجب أن تؤكد متابعة العميل العناصر المتفق عليها بطريقة أنظف.
لهذا السبب ملاحظات الاتصال لمتابعة البريد الإلكتروني هو سير عمل منفصل. نفس مصدر المكالمة، مخرجات مختلفة.
قم بالمراجعة قبل التعامل مع المحاضر على أنها رسمية
يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تحويل ملاحظات المكالمات إلى محاضر اجتماعات.
لا تزال خطوة المراجعة مهمة.
تصبح الدقائق رقما قياسيا يثق به الناس. إذا كانوا مخطئين، فيمكنهم إنشاء نطاق سيئ، أو عمل مفقود، أو تصحيحات غير ملائمة للعميل، أو ارتباك داخلي.
سير العمل العملي هو:
- سجل المكالمة.
- استخراج القرارات والإجراءات والمالكين والمخاطر والأسئلة المفتوحة.
- قم بمراجعة المسودة بينما لا تزال المحادثة حديثة.
- ضع الدقائق الأخيرة في مكانها الصحيح.
تكون السرعة مفيدة فقط إذا كان السجل لا يزال موثوقًا به.
تتوافق عادة المراجعة هذه أيضًا مع كيفية التعامل مع المحاضر الرسمية خارج العمل اليومي للعميل. يصف ASAE محضر الاجتماع كسجل للأفعال، وليس كل ما قيل. توجيهات محضر أتلاسيان كما تركز أيضًا على القرارات وعناصر العمل والمساءلة والتخزين. يُظهر Microsoft Teams Recap نفس الاتجاه في البرنامج: توجد الملاحظات وجدول الأعمال ومهام المتابعة بجوار التسجيل والنص بدلاً من استبدال الحكم بالتقاط أولي.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي مكالمة العمل.
فهو يساعد على أن تصبح المكالمات ملخصات تمت مراجعتها ومحاضر الاجتماعات والمتابعات وملاحظات CRM والمهام والتذاكر وسياقًا قابلاً للفوترة بدلاً من مهمة تنظيف أخرى.
النقطة المهمة ليست حفظ كل كلمة.
الهدف هو جعل المكالمة مفيدة بعد انتهائها.
لمكالمات العملاء التي تحتاج إلى سجل
احتفظ بالقرارات والمالكين والمخاطر معًا
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العمل إلى دقائق تمت مراجعتها، ومتابعات، وملاحظات إدارة علاقات العملاء، ومهام، وتذاكر، وسياق قابل للفوترة.
القاعدة العملية
لا تجعل الناس يقرأون المكالمة.
أعطهم سجلاً بما تغير بسبب المكالمة.
هذا هو الغرض من محضر الاجتماع.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي تحويل ملاحظات المكالمات إلى محاضر اجتماعات؟
نعم، لكن المسودة لا تزال بحاجة للمراجعة. يمكن للذكاء الاصطناعي استخراج القرارات والمالكين والمخاطر وعناصر المتابعة من ملاحظات الاتصال. لا يزال يتعين على الشخص التأكد من أن المحضر يطابق ما تم الاتفاق عليه بالفعل قبل معاملته كسجل رسمي.
ما الفرق بين ملاحظات المكالمة ومحضر الاجتماع؟
تسجل ملاحظات المكالمة ما حدث أثناء المحادثة. ينظم محضر الاجتماع السجل المفيد بعد المكالمة: الغرض، والقرارات، والمالكين، والمواعيد النهائية، والمحظورات، والأسئلة المفتوحة، وأين تنتمي الملاحظة النهائية.
هل يجب أن يتضمن محضر الاجتماع النص الكامل؟
عادة لا. يمكن أن يكون النص مفيدًا كنسخة احتياطية، ولكن يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل موجز للقرارات والإجراءات. إذا كان على الأشخاص قراءة المكالمة بأكملها للعثور على الخطوة التالية، فإن المحضر لا يقوم بعمله.