gesprächsnotizen für makler
Gesprächsnotizen für Makler, wenn jede genannte Zahl ein Versprechen ist
Um zehn nennen Sie einen Satz, um zwei versprechen Sie einen Rückruf, und am Abend sind sechs Kundengespräche zu einem verschwommen. Superscribe Phone erfasst das Gespräch, während es läuft, und liefert die Zusammenfassung, die zugesagten Rückrufe und die Dokumentation.
Superscribe
Hör auf, Gespräche aus dem Gedächtnis nachzubauen
Nutzen Sie Superscribe, um Worte, Kontext, nächste Schritte und Zeit zu erfassen, während die Arbeit noch läuft.
Der Tag eines Maklers ist eine Kette laut ausgesprochener Zahlen. Ein Satz, der im zweiten Gespräch genannt wird. Eine Selbstbeteiligung, die im vierten vereinbart wird. Das Versprechen, jemanden zurückzurufen, bevor am Freitag eine Verlängerung ausläuft. Nichts davon steht schriftlich fest in dem Moment, in dem es zählt. Deshalb sind Gesprächsnotizen für Makler fast nie Notizen. Sie sind Rekonstruktionen, abends um sieben aus dem Gedächtnis getippt.
Die Rekonstruktion funktioniert meistens. Das ist das Problem. Sie funktioniert gut genug, dass niemand sie für ein Risiko hält, bis zu dem Gespräch, in dem der Kunde sich an eine andere Zahl erinnert.
Warum Gesprächsnotizen für Makler während des Gesprächs scheitern, nicht danach
Der Fehler passiert nicht am Abend. Er passiert in Minute vier des Gesprächs.
Ein Kunde sagt, die Finanzierung laufe gemeinsam, und korrigiert sich dann. Er erwähnt einen früheren Schaden mitten in einem Satz über etwas ganz anderes. Er fragt, wie die Prämie aussieht, wenn er die Selbstbeteiligung erhöht, und Sie nennen eine Zahl, die für den Fall stimmte, so wie Sie ihn in dieser Sekunde im Kopf hatten. Sie hören zu, rechnen und entscheiden gleichzeitig, und wenn Sie dabei auch noch tippen, leidet eines der drei. Meistens das Zuhören.
Also bleiben Makler präsent und schreiben es hinterher auf. Dann kommt der nächste Anruf, und die Notiz, die entsteht, ist die Zusammenfassung einer Zusammenfassung.
Die Lücke zwischen dem, was Sie gesagt haben, und dem, was Sie aufgeschrieben haben
Jeder Makler führt zwei Aufzeichnungen eines Gesprächs: das Gesagte und die Notiz. In der Lücke dazwischen sitzen die teuren Dinge. Die genannte Zahl, die der Kunde später mit mehr Überzeugung wiederholt, als Sie sie haben. Der zugesagte Rückruf, eine Verpflichtung in dem Moment, in dem Sie ihn aussprechen, und unsichtbar in dem Moment, in dem das Gespräch endet. Die beiläufige Bemerkung über eine bestehende Police, die am Ende den ganzen Fall verändert.
Nichts davon ist ein Gedächtnisproblem. Es sind Erfassungsprobleme. Die Worte wurden klar gesagt und dann verworfen, weil es keinen Ort gab, an dem sie landen konnten.
Warum ich den Anruf-Teil von Superscribe gebaut habe
Der Moment, der bei mir hängen geblieben ist: Jemand beendet ein Kundengespräch, legt das Telefon mit dem Display nach unten hin und sitzt vor einem leeren Notizfeld, ohne zu wissen, was er tippen soll. Alles, was aufzuschreiben lohnt, war Minuten vorher laut gesagt worden, korrekt und der Reihe nach. Dann endete das Gespräch, und die Arbeit begann noch einmal von vorn, aus dem Gedächtnis, langsamer und schlechter.
Diktieren am Rechner hat einen Teil davon gelöst. Das Telefon war die schwierigere Hälfte und die wertvollere, denn die wichtigsten Gespräche in der Woche eines Maklers laufen nicht über einen Video-Link mit einem Bot in der Ecke. Es sind ganz normale Anrufe mit Menschen, die nichts installieren werden, um mit Ihnen zu sprechen.
Deshalb funktioniert der Anruf-Teil auf die langweilige Art. Sie behalten Ihre eigene Nummer und nehmen ab wie immer. Nichts tritt dem Gespräch bei, es gibt keine neue Telefonanlage, und für den Kunden fühlt sich alles an wie im letzten Jahr.
Was nach einem Maklergespräch herauskommt
Superscribe Phone ist eine kostenlose iPhone-App. Das Gespräch wird transkribiert, und Sie bekommen einen Titel, eine Zusammenfassung und eine Reihe vorgeschlagener Aktionen.
Die Vorschläge richten sich nach Zusagen, nicht nach Themen. Diese Person zurückrufen. Den vereinbarten Termin in den Kalender eintragen. Eine Erinnerung anlegen. Die unbekannte Nummer, die gerade wegen der Position eines Kreditgebers angerufen hat, direkt in die Kontakte speichern. Jeder Vorschlag ist ein einziger Fingertipp, und nichts läuft von allein. Die zeitkritischen Vorschläge erscheinen mit Buttons auf dem Sperrbildschirm. So überlebt ein um zehn Uhr versprochener Rückruf bis zwei.
| Der alte Ablauf | Was jetzt passiert |
|---|---|
| Anruf annehmen, zwei Zahlen hinkritzeln | Anruf annehmen, beide Hände frei behalten |
| Überlegen, wem Sie was versprochen haben | Vorgeschlagenen Rückruf und Erinnerung antippen |
| Das Ergebnis ins CRM abtippen | Das Gespräch wird dem Projekt zugeordnet und als Aktivität an Pipedrive übergeben |
Was ankommt, sind nicht drei Zeilen in einem Notizfeld. Ein Anruf kommt an als Titel, den Sie einen Monat später wiedererkennen, als Transkript in den Worten, die Sie beide benutzt haben, als Zusammenfassung des Vereinbarten, als vorgeschlagene Aktionen, angetippt oder noch offen, und mit der Audioaufnahme am selben Eintrag. Das ist ein Nachweis, den Sie jemand anderem geben können, keine Notiz darüber, dass ein Gespräch stattgefunden hat.
Meetings vor Ort laufen genauso. Auf Meeting starten tippen, das Telefon mit sichtbarer Aufnahmeanzeige auf den Tisch legen, und das Protokoll ist fertig, wenn das Meeting endet.
Nachvollziehbar bleiben, ohne Archivar zu werden
Die Aufnahme aufzuheben hat nichts mit Paranoia zu tun. Sechs Wochen später sagt ein Kunde, Sie hätten einen anderen Zinssatz genannt, und „ich schaue in meinen Notizen nach“ ist weniger wert als der Satz, den Sie tatsächlich gesagt haben.
Die Aufnahme ist an Ihr Konto gebunden und bleibt dort, bis Sie sie löschen. Sie erreichen sie über Ihren eigenen Zugang, nicht über irgendetwas, das der Kunde oder der Mobilfunkanbieter hat. Wenn ein Fall eine eigene Akte braucht, lassen sich Transkript und Zusammenfassung über die API und MCP abrufen. So liegt der Nachweis dort, wo Sie Ihre Kundenunterlagen ohnehin ablegen, und nicht nur in einer App.
Die Zusammenfassung ist die Arbeitsgrundlage. Die Aufnahme ist die Rückfallebene für das Detail, über das gestritten wird. Sagen Sie den Leuten trotzdem, dass Sie aufnehmen. Im Meeting-Modus bleibt dieser Status sichtbar.
Nach einem Anruf wissen Sie es
Führen Sie Ihr nächstes Kundengespräch und schauen Sie danach in die Zusammenfassung
Kein Skript, keine Einrichtung. Nehmen Sie auf Ihrer eigenen Nummer ab, legen Sie auf, und sehen Sie nach, ob die genannten Konditionen, der Rückruf und das Detail da sind.
Fragen, die Makler zuerst stellen
Wo werden die Aufnahmen gespeichert, und wie lange? In verschlüsseltem Cloud-Speicher auf AWS S3, unter Ihrem Konto, und nichts läuft nach einer Frist ab. Beim Löschen einer Aufnahme wird die Audiodatei selbst entfernt, nicht nur eine Zeile ausgeblendet. Eine kürzere Aufbewahrungsfrist setzen Sie also von Hand um. Wenn Sie das Konto schließen, geht alles mit. Nichts, was in einem Konto aufgenommen wurde, wird für das Training von Modellen verwendet.
Gibt es das nur für das iPhone? Ja. Eine Android-Version gibt es derzeit nicht. Das Gerät, mit dem Sie Anrufe annehmen, muss also ein iPhone sein. Business Voice ist die Ebene für Teams. Sie bringt Nutzerplätze und gemeinsame Minuten, keine zweite App.
Was passiert bei einem Gespräch in einer anderen Sprache? Es wird in der Sprache transkribiert, in der es geführt wurde. Viele Sprachen werden unterstützt und automatisch erkannt. Sie müssen also nichts einstellen, bevor Sie den Anruf eines Kunden annehmen, der lieber in seiner Sprache Geschäfte macht.