अवतार: पोस्ट-काल पौला
कंसल्टेंट कॉल नोट्स के लिए सबसे अच्छा ऐप वह नहीं है जिसमें सबसे सुंदर ट्रांसक्रिप्ट हो।
यह वह है जो कॉल को काम में बदलने में मदद करता है।
एक कंसल्टेंट कॉल आमतौर पर एक नोट से अधिक बनाती है। यह एक फॉलो-अप ईमेल, एक CRM अपडेट, एक कार्य सूची, डिलीवरी टीम के लिए एक हैंडऑफ, एक निर्णय रिकॉर्ड, और कभी-कभी एक बिलिंग या स्कोप विवरण बनाती है जो बाद में महत्वपूर्ण होता है।
यदि उपकरण केवल आपको एक रिकॉर्डिंग और एक सारांश देता है, तो आपके पास सबसे कठिन हिस्सा बाकी है: यह तय करना कि कॉल ने क्या बदला और वह जानकारी कहाँ जानी चाहिए।
जब क्लाइंट कॉल काम बनाते हैं
कंसल्टेंट कॉल्स को नोट्स, कार्यों और फॉलो-अप में बदलें
Superscribe Phone क्लाइंट वार्तालापों को कैप्चर करता है और उपयोगी आउटपुट को CRM नोट्स, कार्य सूचियों, फॉलो-अप ईमेल, हैंडऑफ, टिकटों और एजेंट वर्कफ़्लो की ओर ले जाने में मदद करता है।
कंसल्टेंट कॉल नोट्स को संचालनात्मक होना चाहिए
एक सामान्य नोट बताता है कि क्या हुआ।
एक उपयोगी कंसल्टेंट नोट बताता है कि अगला क्या होगा।
यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि कंसल्टेंट्स आमतौर पर दस्तावेज़ीकरण के लिए कॉल नहीं लेते। कॉल आमतौर पर डिलीवरी, बिक्री, ऑनबोर्डिंग, खाता प्रबंधन, या सलाहकार कार्य का हिस्सा होती है।
एक मजबूत कॉल नोट को अगली कार्रवाई स्पष्ट बनानी चाहिए:
- क्लाइंट ने क्या मांगा
- क्या सहमति हुई
- स्कोप या प्राथमिकता में क्या बदला
- क्या फॉलो-अप की आवश्यकता है
- अगला कदम किसका है
- क्या CRM में जाना चाहिए
- क्या एक प्रोजेक्ट कार्य बनना चाहिए
- डिलीवरी टीम को कौन सा संदर्भ चाहिए
यदि ये विवरण ट्रांसक्रिप्ट में दबे रहते हैं, तो काम तकनीकी रूप से कैप्चर किया गया है लेकिन व्यावहारिक रूप से अधूरा है।
ट्रांसक्रिप्ट पर्याप्त क्यों नहीं हैं
ट्रांसक्रिप्शन आपको याद रखने में मदद करता है कि क्या कहा गया।
कंसल्टिंग कार्य को इससे अधिक की आवश्यकता होती है।
एक क्लाइंट कॉल के बाद, असली प्रशासन आमतौर पर इस तरह दिखता है:
- गंदे नोट्स को पढ़ने योग्य कुछ में फिर से लिखें
- कार्य वस्तुओं को बाहर निकालें
- CRM अपडेट करें
- एक क्लाइंट-सुरक्षित फॉलो-अप लिखें
- एक टीम के साथी को संक्षिप्त करें
- प्रोजेक्ट संदर्भ जोड़ें
- जांचें कि क्या कॉल ने बिल योग्य कार्य बनाया
- निर्धारित करें कि क्या बाहरी रूप से साझा नहीं किया जाना चाहिए
यह कॉल के बाद का कर है।
जब दिन कॉल से भरा होता है तो यह और भी खराब हो जाता है। तीसरी या चौथी बातचीत तक, विवरण धुंधले हो जाते हैं। आप अभी भी सामान्य विषय को याद रखते हैं, लेकिन सटीक वादा, अवरोधक, हितधारक का नाम, या निर्णय जो कॉल को उपयोगी बनाता है, याद नहीं रहता।
एक सलाहकार कॉल नोट ऐप को उस पुनर्निर्माण कार्य को कम करना चाहिए।
कॉल ठंडी होने से पहले
संरचित कॉल आउटपुट से शुरू करें
Superscribe Phone कॉल्स को संक्षेप, निर्णय, मालिक, अगले कदम और फॉलो-अप ड्राफ्ट में बदलने में मदद करता है जब संदर्भ अभी भी भरोसेमंद होने के लिए पर्याप्त ताजा होता है।
एक सलाहकार कॉल नोट्स ऐप में क्या देखना चाहिए
रिकॉर्डिंग गुणवत्ता या संक्षेप की लंबाई के आधार पर केवल चयन न करें।
इस आधार पर चुनें कि क्या आउटपुट वास्तव में खाते को आगे बढ़ा सकता है।
1. संरचित संक्षेप
एक अच्छा संक्षेप बातचीत के भराव से संकेत को अलग करना चाहिए।
आपको कॉल का एक संक्षिप्त खाता-तैयार संस्करण चाहिए, न कि एक पॉलिश निबंध। इसे यह बताना चाहिए कि क्या बदला, अब क्या महत्वपूर्ण है, और अगले इंटरैक्शन से पहले किसी को क्या जानने की आवश्यकता है।
2. निर्णय और अगले कदम
सलाहकार समय खोते हैं जब निर्णय अस्पष्ट रूप से याद किए जाते हैं।
नोट को चर्चा को प्रतिबद्धताओं से अलग करना चाहिए:
- निर्णय लिया गया
- अगला कदम
- स्वामी
- समय सीमा या ट्रिगर
- असमाधित प्रश्न
बिना संदर्भ के एक कार्य बाद में एक और अनुमान लगाने का खेल बन जाता है।
3. क्लाइंट-सुरक्षित फॉलो-अप ड्राफ्ट
कॉल का आंतरिक संस्करण हमेशा वह संस्करण नहीं होता है जो आप क्लाइंट को भेजते हैं।
एक उपयोगी कार्यप्रवाह को एक साफ फॉलो-अप ड्राफ्ट करने में मदद करनी चाहिए जो निर्णयों और अगले कदमों की पुष्टि करता है बिना खुरदुरे नोट्स, आंतरिक अनिश्चितता, या निजी संदर्भ को उजागर किए।
4. CRM-तैयार खाता संदर्भ
यदि कॉल ने क्लाइंट संबंध को बदल दिया, तो CRM को पता होना चाहिए।
इसका मतलब यह नहीं है कि हर वाक्य वहाँ होना चाहिए। इसका मतलब है कि महत्वपूर्ण भागों की समीक्षा करना और उन्हें खाता रिकॉर्ड में स्थानांतरित करना आसान होना चाहिए: प्राथमिकताएँ, आपत्तियाँ, हितधारक, वादे, जोखिम, और फॉलो-अप।
उस कार्यप्रवाह के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें ऐसे कॉल नोट्स जो सीधे CRM में जाते हैं.
5. उस स्थान पर रूटिंग जहाँ काम होता है
एक नोट जो कॉल-नोट ऐप के अंदर फंसा होता है, एक और इनबॉक्स बन जाता है।
सर्वश्रेष्ठ कार्यप्रवाह उपयोगी आउटपुट को उन सिस्टमों की ओर भेजता है जो आपकी टीम पहले से ही उपयोग करती है: CRM, कार्य प्रबंधक, परियोजना बोर्ड, टिकटिंग सिस्टम, ईमेल, दस्तावेज़, या एजेंट कार्यप्रवाह।
यह कैप्चर की गई जानकारी और उपयोगी काम के बीच का अंतर है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
Superscribe Phone एक सरल विचार के चारों ओर बनाया गया है: कॉल काम है।
यह बातचीत को कैप्चर करता है, कॉल को ट्रांसक्राइब करता है, और उपयोगी आउटपुट को संक्षेप, कार्य, फॉलो-अप, CRM नोट्स, हैंडऑफ, टिकट, या एजेंट-तैयार संदर्भ में संरचना करने में मदद करता है।
सलाहकारों और एजेंसियों के लिए, यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ग्राहक कॉल अक्सर साफ-सुथरे समाप्त नहीं होते। कॉल आमतौर पर कुछ ऐसा बनाता है जिसे किसी और को करना होता है।
सलाहकार कॉल के लिए जो फॉलो-थ्रू बनाते हैं
कॉल को कार्य नोट बनाने के लिए बनाएं
Superscribe Phone का उपयोग करें ताकि ग्राहक बातचीत को संरचित नोट्स, कार्य सूचियों, CRM संदर्भ, और समीक्षा किए गए फॉलो-अप में बदल सकें, बजाय इसके कि कॉल को याददाश्त से फिर से बनाएं।
एक सलाहकार इसका उपयोग एक रणनीति कॉल को ग्राहक पुनर्कथन और कार्य सूची में बदलने के लिए कर सकता है।
एक एजेंसी खाता लीड इसका उपयोग डिलीवरी टीम को ब्रीफ करने के लिए कर सकता है इससे पहले कि विवरण धुंधले हो जाएं।
एक सेवा व्यवसाय इसका उपयोग कॉल आउटपुट को CRM, समर्थन टिकट, या फॉलो-अप संदेशों में स्थानांतरित करने के लिए कर सकता है।
यदि आपकी बड़ी समस्या कार्रवाई-आइटम कैप्चर है, तो पढ़ें क्लाइंट कॉल से एक्शन आइटम कभी न खोने का तरीका या फोन कॉल से कार्य सूची स्वचालित.
एक सरल खरीद परीक्षण
सलाहकार कॉल नोट्स ऐप चुनने से पहले, पूछें:
- क्या यह केवल ट्रांसक्राइब करता है, या क्या यह कॉल को संरचना करता है?
- क्या यह निर्णयों को चर्चा से अलग कर सकता है?
- क्या यह मालिकों और अगले कदमों को निकाल सकता है?
- क्या यह एक फॉलो-अप ड्राफ्ट कर सकता है जिसे आप वास्तव में भेजेंगे?
- क्या आउटपुट CRM, कार्यों या हैंडऑफ की ओर बढ़ सकता है?
- क्या यह प्रशासन को कम करता है, या जांचने के लिए एक और डैशबोर्ड बनाता है?
सही उपकरण को कॉल के बाद के कार्यप्रवाह को छोटा करना चाहिए।
नहीं क्योंकि नोट्स जादुई रूप से सही होते हैं। समीक्षा अभी भी महत्वपूर्ण है। सलाहकारों को अभी भी निर्णय की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से जब कुछ ग्राहक या रिकॉर्ड सिस्टम में जाता है।
लेकिन समीक्षा पुनर्निर्माण से तेज है।
यह सलाहकार कॉल नोट्स के लिए असली मानक है: कॉल समाप्त होता है, और उपयोगी भाग पहले से ही वहां होते हैं जहाँ उन्हें जाना है।
कम पोस्ट-कॉल पुनर्निर्माण
ग्राहक कॉल को संरचित फॉलो-थ्रू में बदलें
Superscribe Phone सलाहकारों को कॉल को सारांश, कार्य, CRM नोट्स और फॉलो-अप ड्राफ्ट में बदलने में मदद करता है ताकि काम दिन के अंत में याददाश्त पर निर्भर न हो।