ऐसा लगता है कि ऑटो सारांश के साथ एक व्यावसायिक फ़ोन प्रणाली को संपूर्ण कॉल-नोट्स समस्या का समाधान करना चाहिए।
यह आमतौर पर पहले भाग को हल कर देता है।
कॉल कैप्चर कर ली गई है. एक सारांश प्रकट होता है. शायद एक्शन आइटम हैं. शायद कोई प्रतिलेख है.
यह उपयोगी है।
लेकिन असली सवाल यह है कि आगे क्या होगा. क्या सारांश सीआरएम नोट, टिकट, फॉलो-अप, कार्य, हैंडऑफ़ या बिलिंग विवरण में बदल जाता है? या क्या यह एक और नोट बन गया है जिसे किसी को कॉल के बाद साफ करना होगा?
कॉल-हेवी सेवा टीमों के लिए, सारांश उत्पन्न होने पर व्यवस्थापक समस्या समाप्त नहीं होती है।
यह तब समाप्त होता है जब आउटपुट वहां पहुंचता है जहां काम जारी रहता है।
जब कॉल कार्य आउटपुट बन जानी चाहिए
व्यावसायिक कॉल को नोट्स और अगली कार्रवाइयों में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल को किसी अन्य क्लीनअप कतार के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
ऑटो सारांश को वास्तव में क्या करना चाहिए
एक ऑटो सारांश मूल्यवान नहीं है क्योंकि यह एक प्रतिलेख से छोटा है।
यह मूल्यवान है क्योंकि यह किसी को कॉल को हाथ से दोबारा बनाने से बचाता है।
एक उपयोगी व्यावसायिक कॉल सारांश का उत्तर होना चाहिए:
- कॉल क्यों हुई
- क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- क्या वादा किया गया था
- अगला कदम किसका है
- कौन सी तारीख या समय सीमा मायने रखती है
- क्या जोखिम या खुला प्रश्न बना हुआ है
- आउटपुट कहां जाना चाहिए
वह आखिरी बिंदु सबसे ज्यादा मायने रखता है।
यदि सारांश फोन सिस्टम में रहता है जबकि कार्य सीआरएम, हेल्प डेस्क, प्रोजेक्ट बोर्ड, इनबॉक्स या इनवॉइस नोट में रहता है, तो टीम को अभी भी रूटिंग समस्या है।
फ़ोन सिस्टम को कॉल याद रही.
व्यवसाय को अभी भी काम आगे बढ़ाना है।
सारांश और वर्कफ़्लो के बीच अंतर
एक सारांश कॉल का वर्णन करता है।
वर्कफ़्लो कॉल के बाद क्या होता है उसे बदल देता है।
फ़ोन टूल का मूल्यांकन करते समय उस अंतर को नज़रअंदाज़ करना आसान है। एक डेमो सारांश को अंतिम पंक्ति जैसा बना सकता है क्योंकि यह तुरंत दिखाई देता है और साफ-सुथरा पढ़ा जाता है।
लेकिन एक वास्तविक सेवा व्यवसाय को आउटपुट को कई स्थानों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है:
- खाते के लिए एक CRM नोट
- ग्राहक के लिए एक अनुवर्ती ईमेल
- लक्षणों और स्थिति के साथ एक सहायता टिकट
- मालिक के लिए एक कार्य
- टीम के लिए एक आंतरिक हैंडऑफ़
- बाद में समीक्षा के लिए बिल करने योग्य संदर्भ
एक कॉल उन सभी का निर्माण कर सकती है।
इसीलिए फ़ोन कॉल ट्रांसक्रिप्शन ऐप्स प्रयोगयोग्य आउटपुट के आधार पर आंका जाना चाहिए, न कि केवल प्रतिलेखन के आधार पर। प्रतिलेख स्रोत सामग्री है. सारांश एक परत है. वर्कफ़्लो वह है जो कॉल को लीक होने से रोकता है।
जहां व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम कम पड़ जाते हैं
कई व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम संचार बुनियादी ढांचे के आसपास डिज़ाइन किए गए हैं।
यह समझ आता है। व्यवसायों को नंबर, रूटिंग, वॉइसमेल, टीम कॉलिंग, रिकॉर्डिंग, अनुमतियाँ, एनालिटिक्स और एकीकरण की आवश्यकता होती है।
लेकिन कॉल नोट्स एक अलग काम है।
कॉल-नोट्स का काम यह नहीं है कि "क्या सिस्टम ने इस बातचीत को रिकॉर्ड किया?"
यह है:
- क्या वादा कायम रहा?
- क्या अनुवर्ती कार्रवाई का मसौदा तैयार किया गया?
- क्या सीआरएम संदर्भ उतरा?
- क्या समर्थन मुद्दा उपयोगी टिकट बन गया?
- क्या कार्यक्षेत्र में परिवर्तन दिखाई देने लगा?
- क्या बिल योग्य संदर्भ ग्राहक से जुड़ा रहा?
यदि उत्तर बाद में सारांश पढ़ने वाले व्यक्ति पर निर्भर करता है, तो वर्कफ़्लो में अभी भी एक मानवीय बाधा है।
पीछे भी वही सफ़ाई का अंतर है व्यवसाय कॉल नोट्स और क्लाइंट कॉल फॉलो-अप नोट्स. कॉल समाप्त हो गई है, लेकिन परिचालन कार्य अभी भी प्रतीक्षारत है।
किसी एक को चुनने से पहले क्या देखना चाहिए?
व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम की ऑटो सारांश से तुलना करते समय इस चेकलिस्ट का उपयोग करें।
सारांश संरचित है
एक अनुच्छेद पुनर्कथन कुछ न होने से बेहतर है, लेकिन संरचना वह है जो नोट को उपयोगी बनाती है।
निर्णय, कार्रवाई आइटम, मालिक, तिथियां, जोखिम, खुले प्रश्न और ग्राहक संदर्भ देखें। जब टीम को अगले चरण की आवश्यकता हो तो एक अस्पष्ट "ऑनबोर्डिंग मुद्दे पर चर्चा" सारांश पर्याप्त नहीं है।
आउटपुट की समीक्षा की जा सकती है
कॉल ऑटोमेशन को आंख मूंदकर ग्राहक सिस्टम में गंदे नोट नहीं भेजना चाहिए।
सुरक्षित पैटर्न कैप्चर, संरचना, समीक्षा और फिर रूट है। मानवीय समीक्षा मायने रखती है क्योंकि नाम, समय सीमा, मूल्य निर्धारण और प्रतिबद्धताएं सूक्ष्म तरीकों से गलत हो सकती हैं।
वर्कफ़्लो वास्तविक गंतव्य का समर्थन करता है
उपयोगी गंतव्य सीआरएम, हेल्प डेस्क, कार्य सूची, ईमेल ड्राफ्ट, प्रोजेक्ट नोट या बिलिंग रिकॉर्ड हो सकता है।
यदि सारांश को उन स्थानों पर कॉपी और पेस्ट करना है, तो टूल ने टाइपिंग कम कर दी है लेकिन एडमिन लूप को नहीं हटाया है।
सिस्टम छोटी-टीम वास्तविकता को संभालता है
छोटी टीमों के पास शायद ही कभी एक सुव्यवस्थित कॉल प्रकार होता है।
एक ही फ़ोन नंबर बिक्री, समर्थन, प्रोजेक्ट अपडेट, क्लाइंट एस्केलेशन, नवीनीकरण वार्तालाप और त्वरित फ़ॉलो-अप संभाल सकता है। सारांश वर्कफ़्लो को प्रत्येक कॉल को एक ही टेम्पलेट में बाध्य किए बिना विभिन्न कॉल परिणामों को रूट करने में मदद करनी चाहिए।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फोन आउटपुट लेयर के आसपास बनाया गया है।
मुद्दा बिजनेस फोन स्टैक के हर हिस्से को बदलने का नहीं है। मुद्दा यह है कि कॉल को समीक्षात्मक कार्य आउटपुट बनाया जाए:
- सारांश
- जांच करना
- सीआरएम संदर्भ
- समर्थन टिकट
- कार्य
- बिल योग्य विवरण
- वर्कफ़्लो और एजेंट इनपुट
एजेंसियों, सलाहकारों, सहायता ऑपरेटरों और छोटी बी2बी टीमों के लिए, यह अक्सर दर्दनाक परत होती है।
आपको याद होगा कॉल हुई थी.
कठिन हिस्सा यह याद रखना है कि कॉल ने क्या बनाया।
कॉल-हैवी सेवा टीमों के लिए
सारांश को अगली कार्रवाई बनाएं
अगली बातचीत शुरू होने से पहले बिजनेस कॉल को समीक्षा किए गए नोट्स, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने के लिए सुपरस्क्राइब फोन का उपयोग करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
ऑटो सारांश के साथ बिजनेस फ़ोन सिस्टम क्या है?
यह एक फ़ोन या कॉल वर्कफ़्लो है जो व्यावसायिक कॉल को कैप्चर करता है और जो कुछ हुआ उसका एक संक्षिप्त सारांश तैयार करता है, आमतौर पर निर्णयों, कार्रवाई आइटम या अगले चरणों के साथ।
क्या क्लाइंट कॉल के लिए ऑटो सारांश पर्याप्त हैं?
हमेशा नहीं। सारांश मदद करता है, लेकिन सारांश बनने के बाद क्लाइंट कॉल को अक्सर फॉलो-अप, सीआरएम नोट्स, कार्य, टिकट, हैंडऑफ़ और बिल योग्य संदर्भ की आवश्यकता होती है।
स्वचालित कॉल सारांश में क्या शामिल होना चाहिए?
इसमें कॉल का कारण, निर्णय, कार्रवाई आइटम, मालिक, तिथियां, खुले प्रश्न, जोखिम और आउटपुट आगे कहां जाना चाहिए, शामिल होना चाहिए।
क्या सुपरस्क्राइब बिजनेस कॉल सारांश में मदद कर सकता है?
हाँ। सुपरस्क्राइब फ़ोन व्यावसायिक कॉल को समीक्षा किए गए सारांश, फ़ॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।