सलाहकारों के लिए स्वचालित कॉल नोट्स को यह साबित करने के अलावा और भी बहुत कुछ करना चाहिए कि कॉल हुई थी।
कॉल आमतौर पर वहां होती है जहां काम बदलता है।
एक ग्राहक एक विकल्प को मंजूरी देता है, दूसरे को अस्वीकार करता है, एक अवरोधक का उल्लेख करता है, अनुवर्ती कार्रवाई के लिए कहता है, समय सीमा बदलता है, एक हितधारक जोड़ता है, या कुछ ऐसा कहता है जो चुपचाप दायरे को प्रभावित करता है।
यदि नोट में केवल "अगले चरणों पर चर्चा की गई" लिखा है, तो सलाहकार को अभी भी हाथ से उपयोगी भाग का पुनर्निर्माण करना होगा।
स्वचालित कॉल नोट्स को इसी समस्या का समाधान करना चाहिए।
प्रतिलेखन नहीं.
पुनर्निर्माण.
जब सलाहकार कॉल करता है तो फॉलो-थ्रू बनाएं
कॉल को नोट्स, कार्यों और फॉलो-अप में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन अगली कॉल शुरू होने से पहले ग्राहकों की बातचीत को समीक्षा किए गए सारांश, सीआरएम संदर्भ, कार्य, टिकट, फॉलो-अप और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
लघु संस्करण
सलाहकारों के लिए स्वचालित कॉल नोट्स तब उपयोगी होते हैं जब वे यह दर्शाते हैं कि क्या बदलाव आया है और आगे क्या होने की आवश्यकता है।
एक अच्छे नोट में शामिल होना चाहिए:
- कॉल का उद्देश्य
- ग्राहक संदर्भ
- निर्णय
- एक्शन आइटम
- मालिकों
- दिनांक या समय सीमा
- जोखिम और अवरोधक
- खुले प्रश्न
- अनुवर्ती मसौदा
- सीआरएम, प्रोजेक्ट, टिकट, या बिलिंग संदर्भ
प्रतिलेख और कामकाजी नोट के बीच यही अंतर है।
एक प्रतिलेख बातचीत को सुरक्षित रखता है.
एक सलाहकार कॉल नोट को दिशा को संरक्षित करना चाहिए।
सलाहकार कॉल से कई स्थानों पर काम मिलता है
अधिकांश क्लाइंट कॉल एक साफ-सुथरा आउटपुट नहीं बनाते हैं।
वे अनेक बनाते हैं।
सीआरएम को खाता संदर्भ की आवश्यकता है। प्रोजेक्ट बोर्ड को अगले चरणों की आवश्यकता है. ग्राहक को एक साफ़ पुनर्कथन की आवश्यकता है। डिलीवरी टीम को आंतरिक संदर्भ की आवश्यकता है। इनवॉइस या स्कोप नोट में उस हिस्से की आवश्यकता हो सकती है जहां ग्राहक ने कुछ अतिरिक्त मांगा हो।
इसीलिए सलाहकार कॉल नोट्स इसका मूल्यांकन इस बात से किया जाना चाहिए कि कॉल के बाद वे आपकी क्या मदद करते हैं, न कि केवल सारांश पढ़ने योग्य है या नहीं।
पठनीय निम्न पट्टी है.
उपयोगी साधन नोट चल सकता है.
जहां सामान्य एआई सारांश कम पड़ जाते हैं
कार्य को छिपाते समय सामान्य सारांश अक्सर परिष्कृत लगते हैं।
वे ऐसी बातें कहते हैं:
सलाहकार और ग्राहक ने ऑनबोर्डिंग प्रगति पर चर्चा की, वर्तमान अवरोधकों की समीक्षा की, और अनुवर्ती कार्रवाई करने पर सहमति व्यक्त की।
यह गलत नहीं है.
यह बस पर्याप्त नहीं है.
कोई नहीं जानता कि कौन सा अवरोधक मायने रखता है। कोई नहीं जानता कि फॉलो-अप का मालिक कौन है। दायरा बदला या नहीं, कोई नहीं जानता. कोई नहीं जानता कि सीआरएम, कार्य सूची या क्लाइंट ईमेल में क्या जाना चाहिए।
जब तक उपयोगी विवरण गायब नहीं हो जाते तब तक सारांश ने कॉल को संपीड़ित कर दिया है।
एक मजबूत नोट इस तरह लगता है:
यदि आयात कार्य चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक ने छोटी ऑनबोर्डिंग योजना को मंजूरी दे दी। सलाहकार गुरुवार तक दो सफाई विकल्प भेजेंगे। एनालिटिक्स मॉड्यूल जोड़ने से पहले क्लाइंट को वित्त अनुमोदन की आवश्यकता होती है। सीआरएम खाता नोट में आयात जोखिम जोड़ें और सफाई प्रस्ताव के लिए एक प्रोजेक्ट कार्य बनाएं।
वह नोट ज्यादा लंबा नहीं है.
यह बस इसके इर्द-गिर्द संरचित है कि आगे क्या होगा।
स्वचालित कॉल नोट्स को क्या कैप्चर करना चाहिए
किसी भी उपकरण का मूल्यांकन करते समय इन अनुभागों को चेकलिस्ट के रूप में उपयोग करें।
1. कॉल क्यों हुई
नोट कॉल के उद्देश्य से शुरू होना चाहिए।
कमजोर:
- चेक इन
- ग्राहक कॉल
- ऑनबोर्डिंग चर्चा
उपयोगी:
- तय करें कि क्या ग्राहक ऐतिहासिक सीएसवी आयात के बिना लॉन्च कर सकता है।
- समीक्षा करें कि हितधारक का साइन-ऑफ़ क्यों खिसक गया और डिलीवरी योजना को रीसेट करें।
- निदान करें कि ग्राहक दो उपयोगकर्ताओं को कार्यस्थान पर आमंत्रित क्यों नहीं कर सकता.
उद्देश्य बाकी नोट को फ्रेम करता है। इसके बिना, निर्णय और कार्य आइटम बिना संदर्भ के तैरते रहते हैं।
2. क्या निर्णय हुआ
जब निर्णयों को भावनाओं के रूप में याद किया जाता है तो सलाहकारों का समय बर्बाद हो जाता है।
"ग्राहक को पसंद आया विकल्प बी" कोई निर्णय नहीं है।
"यदि कार्यान्वयन चार घंटे से कम रहता है तो ग्राहक द्वारा अनुमोदित विकल्प बी" एक निर्णय है।
स्वचालित कॉल नोट अलग होने चाहिए:
- तयशुदा फैसले
- अस्वीकृत विकल्प
- खुले निर्णय
- अनुमोदन की शर्तें
- जिसके पास आगे निर्णय लेने का अधिकार है
यह मायने रखता है क्योंकि अगली कॉल अक्सर निर्णय रिकॉर्ड से शुरू होती है, प्रतिलेख से नहीं।
3. मालिकों के साथ कार्रवाई आइटम
प्रत्येक अगले चरण के लिए एक स्वामी की आवश्यकता होती है।
यदि स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, तो नोट में ऐसा लिखा होना चाहिए। नकली असाइनमेंट की तुलना में दिखाई देने वाला अंतर बेहतर है।
उपयोगी क्रिया आइटम इस प्रकार लगते हैं:
- संशोधित ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट गुरुवार तक माया को भेजें।
- वित्त से पूछें कि क्या एनालिटिक्स मॉड्यूल को खरीद अनुमोदन की आवश्यकता है।
- गुम कार्यस्थल अनुमतियों के लिए एक समर्थन टिकट बनाएं।
- CRM खाता नोट में आयात जोखिम जोड़ें।
यहाँ एक कार्य सूची वर्कफ़्लो के लिए फ़ोन कॉल एक अच्छे पुनर्कथन से अधिक मूल्यवान हो जाता है।
कार्य सूची कॉल का परिचालन संस्करण है।
4. जोखिम, अवरोधक और दायरे का विवरण
क्लाइंट कॉल में अक्सर छोटी चेतावनियाँ होती हैं जो अभी तक कार्यों की तरह नहीं दिखती हैं।
इन्हें खोना आसान है.
अच्छे स्वचालित कॉल नोट्स संरक्षित:
- समयरेखा जोखिम
- लापता हितधारक
- बजट की चिंता
- तकनीकी अवरोधक
- कार्यक्षेत्र परिवर्तन
- कानूनी या खरीद निर्भरता
- ग्राहक हताशा
- अस्पष्ट हैंडऑफ़
यदि कोई ग्राहक कहता है, "हम शुक्रवार को लाइव हो सकते हैं, लेकिन लीगल ने डेटा क्लॉज की समीक्षा नहीं की है," तो नोट को इसे "चर्चा की गई समयरेखा" तक सीमित नहीं करना चाहिए।
जोखिम ही मुख्य बात है.
5. एक ग्राहक-सुरक्षित अनुवर्ती
आंतरिक नोट और क्लाइंट ईमेल एक ही कलाकृति नहीं हैं।
स्वचालित नोट्स से दोनों को बनाने में मदद मिलनी चाहिए।
आंतरिक संस्करण में मोटा संदर्भ, चिंताएँ और हैंडऑफ़ विवरण शामिल हो सकते हैं। ग्राहक-सुरक्षित संस्करण को निजी टिप्पणियों को उजागर किए बिना निर्णयों, अगले चरणों, मालिकों और खुले प्रश्नों की पुष्टि करनी चाहिए।
यदि फॉलो-अप के लिए अभी भी आपके दिमाग में कॉल को दोबारा चलाने की आवश्यकता है, तो स्वचालित नोट ने काम पूरा नहीं किया है।
नोट को एक गंतव्य की आवश्यकता है
स्वचालित कॉल नोट्स तब अधिक मूल्यवान हो जाते हैं जब प्रत्येक भाग उस कार्य के निकट पहुँचता है जिसे वह प्रभावित करता है।
सलाहकारों के लिए, इसका आमतौर पर मतलब है:
- खाता इतिहास के लिए सीआरएम नोट
- परियोजना निष्पादन के लिए कार्य
- ग्राहक के लिए अनुवर्ती ईमेल
- डिलीवरी टीम के लिए हैंडऑफ़ नोट
- समर्थन मुद्दे के लिए टिकट
- भुगतान किए गए कार्य में परिवर्तन होने पर बिलिंग या स्कोप नोट
इसीलिए क्लाइंट कॉल नोट्स सॉफ़्टवेयर केवल कैप्चर से नहीं, बल्कि रूटिंग से आंका जाना चाहिए।
एक कॉल कई आउटपुट बना सकती है। एक एकल सारांश बूँद शायद ही कभी उन सभी को अच्छी तरह से सेवा प्रदान करती है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन सलाहकार कॉलों के लिए बनाया गया है जिन्हें फॉलो-थ्रू की आवश्यकता होती है।
यह फोन वार्तालापों को किसी अन्य सफाई कतार के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, अनुवर्ती, सीआरएम संदर्भ, टिकट, कार्य और बिल योग्य विवरण में बदलने में मदद करता है।
महत्वपूर्ण बात यह नहीं है कि एआई अच्छा पैराग्राफ लिखता है।
महत्वपूर्ण हिस्सा यह है कि उपयोगी टुकड़ों को समीक्षा करने और स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त रूप से अलग किया जाता है।
यह पोस्ट-कॉल वर्कफ़्लो को छोटा बनाते हुए सलाहकार को नियंत्रण में रखता है।
कॉल के लिए जो कार्य आउटपुट बनना चाहिए
नोट्स, कार्य और ग्राहक संदर्भ को एक साथ रखें
का उपयोग करें Superscribe क्लाइंट कॉल को सारांश, फॉलो-अप, सीआरएम अपडेट, टिकट, कार्य और बिल योग्य संदर्भ में बदलने के लिए।
खरीदारी चेकलिस्ट
सलाहकारों के लिए स्वचालित कॉल नोट्स चुनने से पहले, पूछें:
- क्या टूल चर्चा से अलग निर्णयों को कैप्चर करता है?
- क्या प्रत्येक क्रिया आइटम का कोई स्वामी होता है?
- क्या यह जोखिमों, अवरोधकों और दायरे में बदलावों को सुरक्षित रखता है?
- क्या यह ग्राहक-सुरक्षित अनुवर्ती का मसौदा तैयार करने में मदद कर सकता है?
- क्या नोट सीआरएम, कार्यों, टिकटों या हैंडऑफ़ की ओर बढ़ सकता है?
- क्या यह पुनर्निर्माण को कम करता है, या जाँच के लिए कोई अन्य डैशबोर्ड बनाता है?
सही टूल को समीक्षा को मेमोरी से अधिक तेज़ बनाना चाहिए।
सलाहकारों को अभी भी निर्णय की आवश्यकता है। रिकॉर्ड बनने से पहले आप अभी भी नोट की समीक्षा करते हैं। आप अभी भी तय करते हैं कि ग्राहक को क्या जाता है और क्या आंतरिक रहता है।
लेकिन आपको पूरी कॉल को नए सिरे से दोबारा नहीं बनाना होगा।
वह बार है: कॉल समाप्त होती है, और उपयोगी भाग पहले से ही उस स्थान के करीब हैं जहां उन्हें जाना है।
कम पोस्ट-कॉल पुनर्निर्माण
सलाहकार कॉल को संरचित फॉलो-थ्रू में बदलें
Superscribe Phone सलाहकारों को कॉल को सारांश, कार्य, CRM नोट्स और फॉलो-अप ड्राफ्ट में बदलने में मदद करता है ताकि काम दिन के अंत में याददाश्त पर निर्भर न हो।