採用担当者向けの通話メモ
昼までに5件のスクリーニングをこなす採用担当者のための通話メモ
スクリーニングの通話を終えたら、次の着信がもう鳴っている。Superscribe Phone は、ご自身の番号での通話を録音し、記録作業が積み上がる前にメモ・アクション・ワンタップで実行できる次のステップを返す、無料の iPhone アプリです。
採用担当者が抱えているのは、メモの問題ではなく順番の問題です。いちばん重要な会話はいま話しているその会話で、そのまとめは、すでに予定に入っている次の電話と時間を奪い合います。だから採用担当者向けの通話メモは、たいてい夕方6時に、候補者3人分あとの記憶から書かれることになります。
そのころには、人物の輪郭は残っていても、言葉は残っていません。プラットフォーム移行に強かったことは覚えている。ロールバック計画を自分で担当していたことや、来週よそで最終面接があることは覚えていない。採用マネージャーに渡るのは2行。スコアカードには、根拠のほとんどない評価だけが残ります。
電話が終わった瞬間から、細部が漏れ始める
スクリーニングの電話は密度が高い。30分の間に候補者は、職歴、希望年収の幅、退職理由、口に出しきらない不安を2つか3つ、そして6週間後のイエスかノーの理由になる、何気ない一文を渡してきます。
話しながら打てば拾えますが、そのとき聞き手としては半分です。候補者にはキーボードの音と間が聞こえ、質問は浅くなります。頭の一部が直前の回答を整形しているからです。あるいはきちんと聞いて、あとで代償を払う。優秀な採用担当者の多くはこちらを選び、そのまとめ直しはさらに4件の電話の後ろに並びます。
どちらにしても、まず消えるのは同じものです。候補者を採用マネージャーにとって実在の人にする具体的なところ。それは、書き込む欄が用意されていなかった細部だからです。
採用担当者向けの通話メモを記憶から組み立て直すと、何が壊れるか
本当のコストは、入力にかかる20分ではありません。そのメモがこのあと何に使われるか、そこにあります。
| 候補者が話したこと | まとめに残るのは、たいていこれだけ |
|---|---|
| 担当していた正確な範囲と、誰の下で働いていたか | 「シニア、経歴は良さそう」 |
| 本人の言葉で語られた、辞める本当の理由 | 「成長したいから」 |
| 入社可能時期、退職予告期間、他社の選考状況 | 「すぐに入れそう」 |
| 終わり際に出た、ひとつの迷い | なし |
高くつくのは、最後の行です。迷いは終盤に出てきます。こちらの意識はもう次の電話に移っているので、真っ先に抜け落ちます。「オンコール対応をチームがどうしているか知りたい」と言った候補者は、口説き方をそのまま教えてくれています。それが採用マネージャーに届かなければ、誰も口説けません。
ふたつめのコストは信頼です。採用マネージャーは、そのまとめが人の言葉に聞こえるか、テンプレートに聞こえるかでリクルーターを見ています。
なぜ Superscribe に通話の側をつくったのか
会議ボットではリクルーターの問題は解決しません。採用の会話は電話だからです。相手はたいてい今の職場の外に立っていて、空き時間は8分。そんな人にビデオ会議のリンクを踏ませ、録音ボットが入るのを眺めさせるのは、その通話を失う近道です。
私がずっと気になっていたのは、このズレです。本当の仕事は会話の中で終わっているのに、そのあと誰かが、頭に残った劣化コピーからもう一度やり直す。ビデオ会議でそれを解決したツールは、電話までは来ませんでした。採用が起きているのは、その電話です。
だから Superscribe Phone は、どのみちかけるつもりだったその通話の上で動きます。いつも持っている iPhone から、いつも人に伝えている番号で。通話に何かが参加することはなく、候補者側に入れるものもありません。二度手間はなくなり、メモも次の一手もフォローアップも、記憶ではなく会話そのものから出てきます。
スクリーニング1本、着信からまとめまで
いつもの番号、いつもの iPhone で、いつもどおり電話に出るだけです。ふたりが実際に話した言語で文字起こしされ、言語は自動で判定されます。電話を切ると、その通話にはタイトルと要約、そして短いアクション候補のリストがついています。
役に立つのは、このアクションです。木曜に候補者へ折り返す。決まった面接枠をカレンダーに入れる。採用マネージャーを追いかけるリマインダーを立てる。知らない番号を連絡先に保存する。着信のかなりの割合が見たことのない番号から来る仕事では、これが効きます。口頭で挙がったリストを、リマインダーのチェックリストにする。どれもタップ1回で、勝手に動くものはありません。時間に関わるものはロック画面にボタン付きで出るので、午前11時に約束した折り返しが、午後5時までアプリの奥に埋もれたままになりません。
通話は自動で正しいプロジェクトに振り分けられます。プロジェクトの単位を決めるのはあなたなので、募集ポジションごとに1つ作れば、その募集のスクリーニングはひとりでに1か所に集まります。Pipedrive を使っているなら、通話はアクティビティとして Pipedrive にも送られます。ATS や自社のツールで文字起こしと構造化データが必要なら、API と MCP から取り出せます。
要件ヒアリングと、会議室での振り返り
採用マネージャーとの要件ヒアリングが募集の中身を決めます。それなのに、プロセスの中でいちばん記録の残らない会話です。
その打ち合わせが対面なら、「会議を開始」をタップして電話をテーブルに置きます。録音中であることは、その場の全員に見えたままです。来られなかった人は電話でつないで同じ文字起こしに入れられますし、話者は分けられ、自己紹介があれば名前もつきます。議事録は会議が終わった時点でできあがり、要約、決まったこと、やることが揃います。動き出す前提が、実際に合意した内容と同じになります。
リクルーターが複数いるチームなら、Business Voice でシートと共有の通話時間を足せます。ひとりで使う iPhone アプリは無料で始められます。自分の1日に合うかどうかを確かめるには、それがいちばん正直な方法です。
リクルーターが試す前に聞く3つのこと
候補者は何かをインストールしたり、リンクを開いたりする必要がありますか？ いりません。あなたが自分の番号でかけるか出るだけで、候補者にとってはふつうの電話です。録音していることは伝えてください。そのほうが誠実ですし、多くの国や地域では法律上の義務でもあります。
英語以外の通話はどうなりますか？ 文字起こしは多くの言語に対応していて、言語は自動で判定されます。事前に選んでおく必要はありません。
候補者やマネージャーに、何かが自動で送られることはありますか？ いいえ。提案されたアクションはあくまで提案です。それぞれがタップを待つ状態なので、折り返しの電話やカレンダーの招待は、あなたがそうすると決めたときにのみ作成されます。
次の1本でやってみる
次の候補者との電話を、これをオンにしたまま受ける
1本かければ、記憶から書いたメモと、会話そのものから出てきたメモの違いが分かります。