取締役会 議事録 テンプレート
取締役会の議事録テンプレートと、その場で話された言葉から埋める方法
取締役会の議事録は、会議の何か月も後まで通用しなければなりません。それなのに元になるのは、たいてい誰か一人の手書きメモです。すでにテーブルにある iPhone でその場を録音し、名前の付いた話者と決定事項を手に入れて、そこからテンプレートを埋めましょう。
取締役会の議事録テンプレートを探しているということは、今週会議があって、誰も進んで引き受けなかった仕事が回ってきたということでしょう。テンプレートはこの下にあります。そのままコピーできます。その後に続くのが、議事録が後々通用するかを実際に決める部分、つまりその言葉がどこから来ているかという話です。
議事録テンプレートが解決するのは体裁です。中身の出どころは解決しません。取締役会議事録の構成は、100年ほど前から決まっています。日付、出席者、定足数、動議、賛成、採決、決定、アクション、閉会。うまくいかない原因が体裁だったことは、まずありません。半年後に「ベンダー契約について取締役会は結局どう合意したのか」と聞かれたとき、残っているのは議論に参加しながら書いた誰かの走り書き1枚だけ。それが問題なのです。
そのままコピーできる取締役会の議事録テンプレート
これを自社の文書テンプレートに貼って、埋めてください。あえて素っ気なくしてあります。取締役会が読みたいのは文章ではありません。
# [組織名] 取締役会議事録
**日付:**
**開会時刻:**
**開催場所 / 電話参加:**
**議長:**
**書記 / 議事録作成者:**
## 1. 出席状況
- 出席:
- 欠席(事前連絡あり):
- ゲスト・オブザーバー:
- 定足数の充足: はい / いいえ
## 2. 前回議事録の承認
- [日付] の議事録を承認、または修正のうえ承認
- 修正点:
- 動議提出者 / 賛成者 / 結果:
## 3. 議題
### 3.1 [議題名]
- 議論の要約:
- 参照資料:
- 動議(文言どおり):
- 動議提出者 / 賛成者:
- 採決: 賛成 / 反対 / 棄権
- 決定:
議題ごとに 3.x を繰り返してください。
## 4. 報告
- 財務報告:
- 業務報告:
- 委員会報告:
## 5. 決定事項一覧
| 決定事項 | 担当 | 発効日 |
|---|---|---|
## 6. アクション項目
| アクション | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
## 7. 継続審議事項
## 8. 次回会議
**日時・場所:**
**閉会時刻:**
議事録作成: ____________ 日付: ______
承認: ____________ 日付: ______
体裁より大事なルールが2つあります。動議と決定はできるだけ言葉どおりに残すこと。議論は書き起こさず要約すること。議事録は取締役会が何を決議したかの記録であって、誰が何を言ったかの日記ではありません。
テンプレートは簡単なほうの半分
上のような書式は100種類でもダウンロードできます。ただ、そのどれも、意見を求められて報酬をもらっている当事者でありながら、どうすれば公平な記録者でいられるかまでは教えてくれません。コンサルタントにとっての本当の板挟みはここです。アドバイザーとしてその場にいて、しかも受託者責任を負っていない唯一の人であることも多い。だから議事録は自分に回ってきます。
手書きのメモから真っ先に落ちるのは、条件の部分です。取締役会は法務レビューを条件に支出を承認した。メモには「承認」とだけ書いてある。9か月後、その抜けた一文が誰かの問題になり、読み上げられるのは議事録です。だいたい合っていることのほうが、遅れるより悪い。取締役会議事録は、そういう数少ない成果物です。
もう1つのコストは、もっと目立ちません。矢印とイニシャルだらけの4ページから、日曜の夜に会議を組み立て直す。実際に何時間もかかるのに、請求書には一切載りません。報酬をもらっているはずの細やかさが、そのまま無償の事務作業に流れ出ていきます。
もう1つテンプレートを作るのではなく、録音のほうを作った理由
Siim です。Superscribe を作ったのは、自分の仕事でいちばん高くついていたのが仕事そのものではなかったからです。高くついていたのは、後からの組み立て直しでした。通話が終わって、10分くらいは全部が頭に入っている。それから一晩かけて、細部まで付けて紙に戻していました。
Superscribe は、ビジネス通話・会議・デスクトップでの音声入力から話された内容を取り込み、テキスト、タスク、フォローアップ、そして請求の根拠に変えます。後から組み立て直す必要がなくなります。取締役会は、この問題がいちばん鋭く出る場面です。文言がもっとも重要で、しかも書き取る人がいちばん書くことに集中できないからです。
すでにテーブルにあるスマホで取締役会を録音する
Superscribe Phone を開いて「会議を開始」をタップし、iPhone を画面を上にしてテーブルの中央に置きます。録音中であることが画面に表示されるので、動いているのかどうかを誰も気にせずに済みます。ボットは入りません。ビデオリンクもなく、取締役に入れてもらうものもありません。
その場に来られない取締役は電話でつなげば、会議室と同じ文字起こしに入ります。話者は分けて記録され、本人が名乗れば名前も付きます。どのみちやる自己紹介を一周させれば、話者の紐づけはほぼ勝手に片づきます。
会議を終了すると、要約と決定事項、やることが揃っています。文字起こしが記録なので、動議の内容で揉めても、走り書き4ページではなく実際に話された言葉で決着がつきます。録音することは会議の冒頭で伝え、議事録にも記載してください。取締役会の作法として正しいですし、誰かに指摘される前に話が済みます。
文字起こしから、保管される議事録とやることまで
Superscribe が用意するのは記録です。自社のテンプレートに当てはめるのは、これまでどおりあなたの仕事です。正式な議事録は法的な文書であり、その書式はソフトウェアではなく書記のものだからです。
文字起こしと一緒に手に入るのが、フォローアップの層です。提案されるアクションは、会議から実際に生まれるものばかりです。折り返し電話する、決まった日付をカレンダーに入れる、リマインダーを作る、連絡先にない相手を登録する、口述したリストをリマインダーのチェックリストにする。どれもワンタップで、勝手に実行されるものはありません。急ぎのものはロック画面にボタン付きで出ます。メールを代わりに書いてくれるわけではありません。書くための要約とアクション項目を渡してくれます。
会議も通話も正しいプロジェクトに自動で振り分けられ、Pipedrive にはアクティビティとして送られます。直接つながっている CRM は Pipedrive です。それ以外は API と MCP から同じ記録を取り出せます。社内で複数人が議事録を取るなら、Business Voice でシートと共有の利用分数を追加できます。録音は iPhone で行います。デスクトップアプリが扱うのは音声入力で、会議室の録音ではありません。
これが効いてくる習慣は、決定事項と文言がまだ目の前にあるうちに、建物を出る前にセクション3と6を埋めてしまうことです。
コンサルタントからよく出る質問
録音は、書面の取締役会議事録の代わりになりますか?
なりませんし、Superscribe もそれを目指してはいません。取締役会では、承認された書面の議事録が正式な記録として扱われるのがほぼ常です。文字起こしは作業用の元資料、つまりテンプレートを埋めるための材料と考えてください。
リモートで参加する取締役はどうなりますか?
電話でつなげば、会議室と同じ文字起こしに、それぞれの話者ラベル付きで載ります。別途ビデオリンクを用意する必要も、相手に何かを入れてもらう必要もありません。
取締役会が複数の言語で話す場合も使えますか?
はい。文字起こしは多くの言語に対応していて、自動で判別します。複数の国に取締役がいる取締役会では、ここが効いてきます。
次の四半期ではなく、次の会議から
次の役員会にテンプレートを持ち込んで、記録を試す
上の構成をコピーして、iPhone で会議を開始し、文字起こしと手で書き留めたはずの内容を見比べてください。