議事録 作成ツール
まず会議室を録音する議事録ジェネレーター
クライアントの会議室で行われた打ち合わせを誰も文字にしていないなら、議事録ジェネレーターは役に立ちません。Start meeting をタップして iPhone をテーブルに置くだけ。名前つきの話者、決定事項、フォローアップを持って部屋を出られます。
議事録ジェネレーターを探しているのは、誰かが議事録を待っているからです。おそらくクライアントで、おそらく今日中。しかもその会議は、スコープと価格の話が90分、そして納期をめぐる気まずいやり取りが1回。それを正確に書かなければなりません。
ほとんどのツールが飛ばしている部分があります。議事録ジェネレーターは整形エンジンです。文字起こしを渡せば、見出しのついた整った文書が返ってくる。でもその会議には出ていません。会議がクライアントのオフィスや普通の電話で行われたなら、貼り付ける文字起こしはそもそも存在しない。ジェネレーターには材料がなく、結局あなたは夜9時に、無報酬で自分の走り書きを人に見せられる形へ打ち直すことになります。
コンサルティングの利益は、この隙間で静かに消えていきます。納品する仕事ではなく、それを再現する作業で。まずフォーマットを示し、次にそれを埋める記録がどこから来るのかを説明します。
議事録ジェネレーターには、手元にない記録が必要
まったく別の2つの仕事が、ひとつとして売られています。キャプチャは、発言と話者と順序を取ること。生成は、それを議事録の形に整えること。このカテゴリのツールはほぼすべて後者だけをやり、前者は解決済みだと前提しています。
多くのコンサルタントにとって、それは解決していません。いちばん価値のある時間は、クライアント先の会議室か、その移動の合間の電話で過ぎていきます。ボットが参加するにはリンクが必要ですが、リンクはありません。だからニュアンスそのものが商品である会話に集中しようとしながら断片的なメモを取り、あとから実際に何が合意されたのかを40分かけて整理することになります。
失うのは時間だけではありません。記憶で書いた議事録は、表現が曖昧になります。「Priya が、API チームは3月14日までブロックされるのでフェーズ2をずらすと確認した」ではなく「スケジュールについて話し合った」になる。一方の文は3週間後にあなたを守ります。もう一方はただの埋め草です。
コピーして使える議事録テンプレートと、それを埋めるもの
フォーマットを探して来たなら、これを使ってください。読まれるくらい短く、請求の根拠になるくらい具体的です。
- クライアントと案件。 名前、プロジェクト、会議の日付と所要時間。
- 出席者。 その場にいた人、電話で参加した人、欠席した人。
- 目的。 なぜこの会議を開いたのかを1文で。
- 決定事項。 決定は1件1行、決めた人の名前つきで。
- 未解決の論点。 まだ未解決の事項と、その解決を担当する人。
- フォローアップ。 アクション、担当者、期日。それ以上曖昧にしないこと。
- スコープに関する注記。 現在の作業範囲の外にある話題が出たら、すべて記録。
テンプレートは簡単な方です。おそらくあなた自身、別々の文書で3回は書いているはずです。難しいのは素材の方。誰が、どの順番で、何を言い、何が合意されたのかという記録です。ボトルネックは整形ではありませんでした。誰が何を約束したかを覚えていることでした。
テーブルの上のスマホが実際に記録するもの
Superscribe Phone は無料の iPhone アプリです。今の電話番号のまま、これまでどおりに電話に出られます。新しい電話システムの設定も、クライアント側のインストールも必要ありません。
対面の会議なら、Start meeting をタップしてスマホを置くだけ。録音中の表示は出たままなので、同席者全員が録音されていることを確認できます。来られなかった人は電話でつなげば同じ文字起こしに入るので、移動中の同僚も「あとで補足します」という注記ではなく記録そのものに残ります。
話者は分離され、誰かが自己紹介すればその名前が発言に紐づきます。誰も名乗らなければ、名前のない話者分離だけになるので、簡単な自己紹介を一巡させる10秒には価値があります。文字起こしは多くの言語に対応し、自動で判別します。同じ1時間のなかで言語が切り替わる会議では効いてきます。
会議を止めた時点で、要約も決定事項もフォローアップもそろっています。発言ごとに話者が紐づいているので、誰かが内容に異を唱えたときも、記憶で言い合うのではなく誰が言ったのかを示せます。
フォローアップは、ワンタップで実行できる提案アクションとして届きます。折り返しの電話、合意した時間のカレンダー登録、リマインダーの作成、未登録番号の連絡先への保存、口述したリストのリマインダーのチェックリスト化。勝手に実行されるものは何もありません。時間に関わるものはロック画面にボタン付きで表示されるので、16時の折り返しが翌日の謝罪に変わりません。
あえてやらないことがひとつあります。クライアント向けのメールを書くことも、送ることもしません。渡すのは、そのメールの元になる記録とアクション項目までです。クライアントに届く言葉は、あなたのものであり続けます。
整形ツールではなくキャプチャを作った理由
Superscribe は、ひとつの観察から作りました。価値が生まれるのは話している時間なのに、多くの人は数時間後に、メモと記憶からそれをもう一度、しかも雑に作り直している。クライアントとの通話、現場訪問、廊下で決まった判断。どれも本物の仕事なのに、そのまま残るものはほとんどありません。
私自身のコンサルティングも、毎週同じパターンでした。会議には全力で参加し、書くと聞けなくなるのでほとんどメモを取らない。そして木曜の夜に2時間かけて、その会話を誰も対価を払わないクライアント向けの報告に組み直す。その隙間からニュアンスが漏れ、利益も一緒に漏れていきます。
だから Superscribe は、通話でも会議でもデスクトップの音声入力でも、話された仕事をその場で記録し、テキスト、タスク、請求の根拠、ワークフローに変えます。議事録を見栄えよくすることは、最初から面白い問題ではありませんでした。そもそも議事録が存在するかどうかが問題でした。
会議室が空いたあと、議事録はどこへ行くか
通話と会議は自動で正しいプロジェクトに振り分けられるので、金曜の午後に無題の録音を仕分ける必要はありません。商談に紐づく会議は、アクティビティとして Pipedrive に送られます。名前を挙げて連携している CRM は Pipedrive だけです。それ以外は API と MCP から同じデータを取得できるので、独自の構成やエージェントのワークフローでも議事録を扱えます。
他のコンサルタントと組んで働いているなら、Business Voice でシートと共有の通話時間を追加できます。個人向けアプリは無料で始められます。知っておくべき制限がひとつ。キャプチャは iPhone のみで、デスクトップアプリは音声入力に対応し、会議のキャプチャはできません。
次のステップ
次のクライアント会議で、スマホをテーブルに置いてみる
1回の会議で十分です。録音から出てくる議事録と、帰りの電車で自分が書いていたであろう議事録を比べてみてください。
よくある質問
会議ボットやビデオ会議のリンクは必要ですか? いいえ。参加者として加わるものは何もありません。iPhone で Start meeting をタップすると、録音中の表示が出たまま部屋の音声が記録されます。だからこそ、リンクが存在しない会議でも使えます。
現地に来られなかった人はどうなりますか? 電話でつないでください。その場にいる人たちと同じ文字起こしに入り、他の話者と同じように発言が分離されます。
クライアントへのフォローアップメールも書いてくれますか? いいえ、これは意図的です。要約、決定事項、フォローアップは、カレンダー登録やリマインダー、折り返し電話といったワンタップの提案アクションとして届きます。メール自体は、正確な記録をもとにあなたが書くものです。