議事録テンプレート
コピーして使える議事録テンプレートと、会議中にそれを埋める方法
クライアントとのセッションを進行しながら議事録も取っているので、ニュアンスはその夜の無報酬のまとめ作業に回されます。iPhone をテーブルに置いて Start meeting をタップすれば、部屋が空くころには決定事項とフォローアップができています。
議事録テンプレートを探している人が求めているのは、たいてい2つです。クライアントとのセッションが始まる前に文書へ貼り付けられる構成と、その構成があれば書くのが楽になるという期待。構成の方は簡単な半分です。下にあるので、そのままコピーしてください。
もう半分で、議事録テンプレートは役に立たなくなります。テンプレートは入れ物です。人が話している最中に、誰かがそれを埋めなければならない。そしてセッションを仕切っているコンサルタントがあなたなら、その誰かはあなたです。おかしな前提に反論し、スコープを引き直しながら、同時に正確な決定ログを打ち込むことはできません。だから半分だけ埋めて、残りはその夜に組み直すことになります。
高くつくのはこの組み直しです。請求できる時間が終わったあとに発生し、しかも記憶は、クライアントが追加フェーズに同意したときの正確な言い回しを静かに丸めてしまいます。3週間後には、その一文が議論のすべてになります。
そのままコピーできる議事録テンプレート
メモアプリか文書テンプレートに貼り付けてください。あえて退屈に作っています。議事録は記録であって、個性を出すための文書ではありません。
# 議事録: [クライアント / 案件]
- 日付:
- 開始時刻 / 終了時刻:
- 場所:
- 電話での参加:
- 出席者(氏名、役割):
- 欠席:
- 記録者:
## 目的
## 議論
### [議題1]
### [議題2]
## 決定事項
1.
2.
## アクション
| アクション | 担当者 | 期日 | 提起された議題 |
|---|---|---|---|
| | | | |
## 未解決の論点
## 次回の会議
- 日付:
- 目的:
- その前に用意しておくもの:
各ブロックの埋め方:
- ヘッダー。 全員が席につく前に埋めておきましょう。会議中にまったく手間のかからない唯一の部分です。
- 目的。 なぜこの会議を開いたのかを1文で。書けないなら、その会議に目的はありませんでした。
- 議論。 議題ごとに2〜3行。何を話したか、何がリスクとして挙がったか、何が未解決のまま残ったか。意見には必ず発言者を添えます。「財務がライセンス費用を懸念として挙げた」は記録です。「懸念が出た」は記録ではありません。
- 決定事項。 番号付きの1行につき1件。その場にいなかった人でも動けるように書きます。誰が同意したか、付帯条件があれば併せて書きます。
- アクション。 担当者と期日がなければ、それはアクションではありません。「提起された議題」欄は元の議題を指すので、アクションが文脈を保てます。
- 未解決の論点。 意図的に保留にしたこと。それぞれに、答えを出す担当者を添えて。
- 次回の打ち合わせ。 日付、目的、そしてその前に用意しておくもの。
この構成は何年でも使えます。Superscribe が整形してくれるわけではありません。テンプレートを埋めるための記録を用意します。
テンプレートが代わりにやってくれない部分
安い項目は、すでに埋め終わっているものです。高くつくのは決定事項、発言者つきの議論、アクションの担当者。どれも、自分が話しながら同時にきちんと聞いている人を必要とするからです。
だからこそ、コンサルタントの議事録の多くは会議の記録ではなく議題の要約に終わります。入れ物はすでに分かっていたことで埋まり、正確な言い回しは夜の書き直しで丸められます。
影響は2か所に出ます。クライアント向けの報告が曖昧になり、クライアントはすでに想像していたこと以上を何も知りません。そして請求用のサマリーが薄くなります。仕事を遠くから説明しているからです。
よりよいテンプレートではなく録音ツールを作った理由
Superscribe を作ったのは、仕事のうち話された部分が消え続けていたからです。通話、廊下での判断、本当のスコープが変わる5分間。声としては起きているのにどこにも残らず、人は請求できない夜を使ってそれをテキストに組み直しています。
いちばん分かりやすいのがコンサルタントでした。6時間は鋭くて役に立つのに、夜は事務作業で、午後3時にはもう分かっていたことを書き直している。まとめは仕事ではありません。仕事にかかる税金です。
つまり目指していたのは、より賢いテンプレートではありませんでした。空のフォーマットがボトルネックなのではないからです。仕事が進んでいるあいだに言葉をそのまま捉えて、テキストとタスク、そして請求の根拠に変えること。それが目的でした。
記憶からではなく、その場の会話からテンプレートを埋める
無料のiPhoneアプリ Superscribe Phone だと、こうなります。ボットが会議に入ることもなく、ビデオ会議のリンクも、新しい電話システムも必要ありません。
「会議を開始」をタップして、iPhone をテーブルに置きます。録音中であることが画面に表示されます。これは大事な点で、録音していることはその場の全員に伝える必要があり、画面を指さすのがいちばん手っ取り早いからです。クライアント側の担当者が来られない場合は、電話でつないで同じ文字起こしに参加してもらえます。
話者は分けて記録されます。本人が名乗れば、その名前が紐づきます。文字起こしが議事録になるのはここです。「財務責任者がライセンス費用がネックだと言った」は使える一行ですが、「話者3」では使えません。誰も名乗らなくても話者の分離はされます。ラベルが付かないだけです。だから最初に一度だけ名前を言ってもらってください。5秒のことですが、あとの編集量はこれで決まります。
会議を終了すると、要約と決定事項、そしてやることが揃っています。文字起こしには実際に使われた言葉がそのまま残るので、6週間後に決定の内容を問われても、自分の記憶にある文ではなく、クライアントが実際に言った文をもとに話せます。
やることは提案アクションとして返ってきます。どれもワンタップです。折り返し電話する。決まった日時をカレンダーに入れる。リマインダーを作る。口頭で挙げたリストをリマインダーのチェックリストにする。勝手に実行されるものはありません。急ぎのものはロック画面にボタン付きで表示されるので、「金曜までにサンドボックスのアクセスを確認する」がメモアプリの中で静かに消えることはありません。
通話も会議も、正しいプロジェクトに自動で振り分けられ、Pipedrive にはアクティビティとして送られます。別のツールを使っているなら、同じ構造化データを API と MCP から取り出せます。
正直に、できないことが2つあります。Superscribe はクライアント向けのメールを書いてはくれません。書くための要約とアクション項目は出しますが、トーンや何を書かないかの判断は自分のものです。そこがクライアントの払っている部分でもあります。もう1つ、録音は今のところ iPhone だけです。その場を録音する人には iPhone が必要です。リモートで参加する人は電話回線があれば十分です。
よくある質問
勝手に埋まる議事録テンプレートはありますか?
そのままの意味では、ありません。テンプレートは体裁であり、体裁は自分で持つべき部分です。自動化できるのは中身のほうです。話者が分かれた文字起こし、要約、決定事項、やること。それをクライアントが期待する形式に貼り込むだけなら、一晩ではなく数分で終わります。
録音していることを参加者に伝える必要はありますか?
はい。そして、進んで伝えたほうがいいです。ルールは国やクライアントとの契約で変わります。冒頭で伝えて、録音中の表示を画面で見せてください。見せると、たいてい場の空気はむしろ緩みます。誰もメモを取らなくてよくなるからです。
その場にいない参加者がいる場合は?
電話でつなげば、テーブルにいる全員と同じ文字起こしに入ります。送るビデオリンクもなければ、相手に入れてもらうものもありません。1つの会議に、1つの記録です。
来四半期ではなく、次の打ち合わせから
次のクライアント会議を録音して、2つの議事録を見比べる
いつもどおりに議事録を書いてください。そのあと文字起こしから出てきたものを読んで、クライアントがどちらを受け取りたいか比べてみてください。