automatiske samtalenotater
Automatiske samtalenotater som er skrevet før du legger på
Oppsummeringen du skriver en time etter en kundesamtale er alltid tynnere enn samtalen var. Superscribe Phone tar opp samtalene du allerede tar på ditt eget nummer, og gir deg tilbake transkripsjonen, et sammendrag og neste steg.
Superscribe
Slutt å gjenoppbygge anrop fra hukommelsen
Bruk Superscribe til å fange ordene, konteksten, neste steg og tid mens arbeidet fortsatt pågår.
Du avslutter en kundesamtale 11:40. Klokka 12:15 sitter du og skriver en versjon av den, og versjonen er kortere, blassere og mindre nyttig enn det som faktisk skjedde. Det gapet er grunnen til at konsulenter søker etter automatiske samtalenotater. Ikke fordi de vil ha enda et verktøy, men fordi oppsummeringen har blitt ubetalt arbeid som blir dårligere jo lenger den venter.
For en konsulent bør automatiske samtalenotater bety én bestemt ting. Samtalen du allerede tok, på nummeret kunden din allerede har, kommer tilbake nedskrevet: en tittel, et sammendrag og de neste stegene som faktisk ble avtalt. Ingen bot i samtalen. Ingen dokumenter å åpne etterpå. Referatet finnes før du har bestemt deg for hva du skal gjøre med det.
Oppsummeringen er en ny og dårligere versjon av samtalen
Verdien din ligger i vurderingene du gjør der og da. Kunden sier at budsjettgodkjenningen ligger hos en person som ikke var med i samtalen. De nevner en begrensning én gang, lavmælt, midt i et annet tema. De sier ja til en dato. Alt det ligger i samtalen.
Tre timer senere blir det til «diskuterte omfang, sender sammendrag denne uka». Nyansene forsvant, og de forsvant inn i arbeid ingen betaler deg for. Så koster det deg to ganger. Én gang når du bygger det opp igjen, og én gang til når diskusjonen om omfanget kommer i måned to og notatene dine ikke kan avgjøre den.
Regn på din egen uke. Gang antallet kundesamtaler med minuttene du bruker etterpå på å rekonstruere hver enkelt, og bestem så om den tiden hører hjemme i de fakturerbare timene dine eller i kveldene dine.
Slik ser automatiske samtalenotater ut på en helt vanlig telefonsamtale
Superscribe Phone er en gratis iPhone-app. Du beholder ditt eget nummer og svarer på samtaler slik du alltid har gjort. Ingen møtebot å invitere, ingen ny telefonsentral, ingen portering, ingen internnumre, ingen rutingregler noen må lære seg. Kunden din opplever en telefonsamtale, for det er det det er.
Baksiden er at videomøter ikke fanges opp. Ingenting blir med i en Zoom- eller Teams-lenke. Superscribe dekker telefonsamtalen og rommet. Hvis halvparten av kartleggingssamtalene dine skjer på en videolenke, er det ærlige svaret at du enten ringer noen inn på telefon eller kjører møtet med telefonen på bordet.
Når samtalen er over, får du transkripsjonen, en tittel, et sammendrag og forslag til handlinger. Transkripsjonen dekker mange språk og oppdager språket automatisk, så du trenger aldri å velge ett før samtalen starter.
Handlingsforslagene er en kort, fast liste, og det er med vilje:
- ringe noen tilbake
- legge det avtalte tidspunktet i kalenderen
- opprette en påminnelse
- lagre en ukjent innringer i kontakter
- gjøre en liste du dikterte om til en sjekkliste i Påminnelser
Hver av dem er ett trykk. Ingenting skjer av seg selv. De tidskritiske dukker opp på låseskjermen med knapper, så tilbakeringingen du lovet på slutten av en samtale er ett trykk unna i stedet for et notat du finner igjen på torsdag.
Her er den ærlige begrensningen, og den betyr mer for konsulenter enn for noen andre. Superscribe skriver ikke e-posten til kunden din. Den verken skriver eller sender meldinger. Du får sammendraget og oppgavene du ville skrevet den oppdateringen ut fra, og så skriver du den selv, for å velge ordene du sender en kunde er nettopp det de betaler for.
Hvorfor jeg bygde telefondelen først
Jeg heter Siim. Superscribe startet med muntlig arbeid. Samtaler, diktering på datamaskinen, notater, prompter og oppfølging, gjort om til nyttig tekst, oppgaver, fakturerbar kontekst og arbeidsflyt.
Det som gikk igjen, var folk som bygde opp arbeid på nytt fra hukommelsen timer etter at de gjorde det, meg selv inkludert. Å snakke med en kunde er den raskeste og mest detaljerte tenkningen på hele dagen. Å skrive et sammendrag av den praten er den tregeste og vageste delen av dagen, og den skjer når du allerede er sliten. Jeg ville ikke lage et produkt som får folk til å diktere en rapport om arbeid de allerede er ferdige med. Det er fortsatt administrasjon. Jeg ville at selve arbeidet skulle være referatet. På telefonsiden er det enkelt: samtalen er registreringen.
Kundemøter i et rom, ikke på en videolenke
Mye konsulentarbeid skjer fortsatt rundt et bord. Workshops, oppstartsmøter, gjennomgangen der fire personer fra kundens side krangler om prioriteringer i nitti minutter.
Trykk Start møte og legg telefonen på bordet. Rommet tas opp med synlig opptaksstatus, så ingen trenger å gjette om det går. Alle som ikke kunne møte fysisk kan ringes inn på telefon i den samme transkripsjonen, og det er også slik du får med kollegaen som ellers ville sendt en videolenke. Talerne skilles fra hverandre og navngis når de presenterer seg. Når du stopper, er sammendraget, beslutningene og oppfølgingspunktene klare. Fordi talerne er skilt og navngitt, viser referatet hvem som forpliktet seg til hva, ikke bare hva som ble bestemt.
Opptak finnes bare på iPhone. Datamaskin-appene gjør diktering, ikke romopptak.
Hvor notatene havner etter at du har lagt på
Notater er bare verdt noe hvis de havner der arbeidet er. Samtaler og møter arkiveres automatisk på riktig prosjekt, og sendes til Pipedrive som en aktivitet. Pipedrive er den CRM-en vi integrerer direkte mot. Alt annet henter det samme resultatet gjennom API-et og MCP.
| Øyeblikket | Hva som finnes etterpå uten ekstra arbeid |
|---|---|
| En kartleggingssamtale på mobilen | Transkripsjon, tittel, sammendrag, handlingsforslag, arkivert på prosjektet |
| En dato avtalt høyt | En kalenderhandling som venter på låseskjermen |
| Et nummer du ikke kjente igjen | Lagring i kontakter med ett trykk |
| En workshop hos kunden | Referat med adskilte talere, beslutninger og oppfølgingspunkter |
Hvis du ikke jobber alene, gir Business Voice lisenser og felles minutter for et team. Solo-appen er gratis å starte med, og det er den fornuftige måten å teste om noe av dette overlever møtet med dine faktiske kundesamtaler.
FAQ
Må kunden min godta en bot eller installere noe? Nei. Det er ingen bot og ikke noe nytt nummer. Det er den vanlige telefonsamtalen din på ditt eget nummer. Reglene for opptak er forskjellige fra land til land, så det er ditt ansvar å si fra til den andre parten når loven krever det.
Skriver den oppfølgings-e-posten for meg? Nei, og den vil aldri påstå noe annet. Superscribe gir deg sammendraget, beslutningene og oppgavene. Meldingen til kunden er fortsatt din å skrive.
Hva om samtalene mine ikke er på engelsk? Transkripsjonen dekker mange språk, og språket oppdages automatisk, så du velger ikke ett før samtalen starter. Transkripsjonen, tittelen, sammendraget og handlingsforslagene kommer tilbake på samme måte.
Neste steg
Ta neste kundesamtale og la den skrive seg selv ned
Aldri mer samtalenotater fra hukommelsen. Ta samtalen du allerede hadde satt opp, og les det som kom tilbake før du skriver en eneste linje oppsummering.