samtalenotater for meglere
Samtalenotater for meglere, når hvert tall du sier er et løfte
Du gir et pristilbud klokka ti, lover å ringe tilbake klokka to, og innen kvelden har seks kundesamtaler flytt sammen til én. Superscribe Phone fanger opp samtalen mens den skjer og gir deg oppsummeringen, tilbakeringingene du lovet og dokumentasjonen.
Superscribe
Slutt å gjenoppbygge anrop fra hukommelsen
Bruk Superscribe til å fange ordene, konteksten, neste steg og tid mens arbeidet fortsatt pågår.
En meglers dag er en kjede av tall sagt høyt. En pris gitt i den andre samtalen. En egenandel avtalt i den fjerde. Et løfte om å ringe noen tilbake før en fornyelse går ut på fredag. Ingenting av det finnes skriftlig i øyeblikket det betyr noe, og derfor er samtalenotater for meglere nesten aldri notater. De er rekonstruksjoner, skrevet klokka sju om kvelden fra hukommelsen.
Rekonstruksjonen fungerer som regel. Det er problemet. Den fungerer godt nok til at ingen ser på den som en risiko, helt til samtalen der kunden husker et annet tall.
Hvorfor samtalenotater for meglere ryker under samtalen, ikke etterpå
Det går ikke galt om kvelden. Det går galt i minutt fire av samtalen.
En kunde sier at lånet er felles, og retter seg så selv. De nevner en tidligere skade midt i en setning om noe helt annet. De spør hva premien blir hvis de øker egenandelen, og du sier et tall som stemte for saken slik du hadde den i hodet akkurat der og da. Du lytter, regner og bestemmer på én gang, og skriver du i tillegg, er det én av de tre som taper. Som regel er det lyttingen.
Så meglere velger å være til stede og skrive det ned etterpå. Så kommer neste samtale, og notatet som blir skrevet er en oppsummering av en oppsummering.
Avstanden mellom det du sa og det du skrev ned
Hver megler har to versjoner av en samtale: det som ble sagt, og notatet. Det er i avstanden mellom dem de dyre tingene bor. Tallet du oppga, som kunden gjentar med mer sikkerhet enn du selv har. Tilbakeringingen du lovet, en forpliktelse i det sekundet du sier den og usynlig i det sekundet samtalen er slutt. Den lille detaljen om en polise de allerede har, som viser seg å endre hele saken.
Ingen av dem er hukommelsesproblemer. De er registreringsproblemer. Ordene ble sagt tydelig, og så kastet fordi de ikke hadde noe sted å lande.
Hvorfor jeg bygget samtaledelen av Superscribe
Øyeblikket som ble sittende i meg var å se noen legge på etter en kundesamtale, legge telefonen med skjermen ned, og bli sittende foran et tomt notatfelt uten noe å skrive. Alt som var verdt å skrive ned hadde blitt sagt høyt minutter tidligere, riktig og i rekkefølge. Så var samtalen over, og jobben startet på nytt fra hukommelsen, tregere og dårligere andre gang.
Diktering på datamaskinen løste en del av det. Telefonen var den vanskeligere halvdelen, og den mest verdifulle, for de viktigste samtalene i en meglers uke skjer ikke på en videolenke med en bot i hjørnet. De er helt vanlige samtaler til folk som ikke kommer til å installere noe for å snakke med deg.
Så samtaledelen gjør det på den kjedelige måten. Du beholder ditt eget nummer og svarer slik du alltid svarer. Ingenting kobler seg til samtalen, det er ikke noe nytt telefonsystem, og for kunden er det nøyaktig som i fjor.
Hva en meglersamtale gir i etterkant
Superscribe Phone er en gratis iPhone-app. Samtalen transkriberes, og du får en tittel, et sammendrag og en liste med forslag til handlinger.
Forslagene handler om det du har lovet, ikke om temaer. Ring denne personen tilbake. Legg det avtalte tidspunktet i kalenderen. Lag en påminnelse. Lagre det ukjente nummeret som nettopp ringte om en långivers posisjon rett i kontaktene. Hvert forslag er ett trykk, og ingenting skjer av seg selv. De som haster, vises på låseskjermen med knapper, og det er slik en tilbakeringing du lovet klokka ti, overlever til klokka to.
| Slik var det før | Slik er det nå |
|---|---|
| Ta samtalen, rable ned to tall | Ta samtalen, ha begge hendene fri |
| Prøv å huske hvem du lovte hva | Trykk på forslaget om tilbakeringing og påminnelse |
| Skriv resultatet inn i CRM på nytt | Samtalen arkiveres på prosjektet og sendes til Pipedrive som en aktivitet |
Det du sitter igjen med, er ikke tre linjer i et notatfelt. Én samtale kommer som en tittel du kjenner igjen en måned senere, transkripsjonen med ordene dere faktisk brukte, et sammendrag av det dere ble enige om, forslagene du enten har trykket på eller som fortsatt venter, og lyden i samme oppføring. Det er dokumentasjon du kan gi videre til noen andre, ikke et notat om at en samtale fant sted.
Møter i samme rom fungerer på samme måte. Trykk på Start møte, legg telefonen på bordet slik at det synes at opptaket går, så er referatet klart når møtet er over.
Etterlat spor uten å bli arkivar
Grunnen til å ta vare på lyden er ikke paranoia, men at en kunde seks uker senere sier at du oppga en annen rente, og «la meg sjekke notatene mine» er verdt mindre enn setningen du faktisk sa.
Lyden er knyttet til kontoen din og blir liggende til du sletter den. Du når den ved å logge inn, ikke via noe kunden eller teleoperatøren har. Når en sak trenger sin egen mappe, kan du hente ut transkripsjon og sammendrag gjennom API og MCP, slik at dokumentasjonen havner der du allerede har kundedokumentene, ikke bare inne i en app.
Sammendraget er det du jobber ut fra. Lyden er sikkerhetsnettet når en detalj blir bestridt. Du bør fortsatt si fra at du tar opp, og i møtemodus vises det hele tiden at det gjøres opptak.
Én samtale er nok til å se det
Ta neste kundesamtale og se på sammendraget etterpå
Ingen manus, ingen oppsett. Svar på ditt eget nummer, legg på, og se om prisen, tilbakeringingen og detaljen ligger der.
Spørsmål meglere stiller først
Hvor lagres lyden, og hvor lenge? I kryptert skylagring på AWS S3, under kontoen din, og ingenting utløper automatisk. Når du sletter et opptak, fjernes selve lydfilen, ikke bare en rad som skjules, så kortere lagringstid er noe du styrer manuelt. Legger du ned kontoen, forsvinner alt sammen med den. Ingenting av det som tas opp, brukes til trening.
Er dette bare for iPhone? Ja. Det finnes ingen Android-versjon i dag, så telefonen du tar samtalene på, må være en iPhone. Business Voice er laget for team og gir flere plasser og felles minutter, ikke enda en app.
Hva skjer i en samtale på et annet språk? Den transkriberes på språket den ble snakket på. Mange språk støttes og gjenkjennes automatisk, så du trenger ikke stille inn noe før du svarer en kunde som helst vil gjøre forretninger på sitt eget språk.