notas de chamada para corretores
Notas de chamada para corretores, quando cada número que diz é uma promessa
Dá uma taxa às dez, promete ligar de volta às duas e, ao fim do dia, seis chamadas de clientes já se confundem numa só. O Superscribe Phone capta a chamada enquanto ela acontece e devolve o resumo, as chamadas de volta prometidas e o registo.
Superscribe
Pare de reconstruir ligações pela memória
Use Superscribe para capturar as palavras, contexto, próximos passos e tempo enquanto o trabalho ainda acontece.
O dia de um corretor é uma sequência de números ditos em voz alta. Uma taxa dada na segunda chamada. Um valor de franquia acordado na quarta. A promessa de ligar a alguém antes de uma renovação expirar na sexta. Nada disto existe por escrito no momento em que conta, e é por isso que as notas de chamada dos corretores quase nunca são notas. São reconstruções, escritas às sete da tarde, de memória.
A reconstrução costuma resultar. É esse o problema. Resulta bem que chegue para ninguém a tratar como um risco, até à chamada em que o cliente se lembra de um número diferente.
Porque é que as notas de chamada dos corretores falham durante a chamada, e não depois
A falha não acontece ao fim do dia. Acontece ao minuto quatro da conversa.
Um cliente diz que o crédito à habitação é conjunto e depois corrige-se. Menciona um sinistro anterior a meio de uma frase sobre outra coisa. Pergunta como fica o prémio se aumentar a franquia, e você diz um número que era verdade para o caso tal como o tinha na cabeça naquele segundo. Ouve, calcula e decide ao mesmo tempo, e se ainda tiver de escrever, uma das três coisas sofre. Normalmente é a escuta.
Por isso os corretores mantêm-se presentes e escrevem depois. Depois entra a chamada seguinte, e a nota que acaba escrita é o resumo de um resumo.
A distância entre o que disse e o que escreveu
Todos os corretores ficam com dois registos de uma conversa: o que foi dito e a nota. É na distância entre os dois que vivem as coisas caras. O valor que deu, que o cliente vai repetir com mais confiança do que a sua. A chamada de volta prometida, um compromisso no segundo em que a diz e invisível no segundo em que a chamada acaba. O detalhe solto sobre uma apólice que o cliente já tem e que afinal muda o caso todo.
Nada disto é um problema de memória. É um problema de captura. As palavras foram ditas com clareza e depois perderam-se, porque não havia onde as guardar.
Porque criei a parte das chamadas do Superscribe
O momento que me ficou foi ver alguém sair de uma chamada com um cliente, pousar o telefone virado para baixo e ficar à frente de um campo de notas vazio sem nada para escrever. Tudo o que valia a pena registar tinha sido dito em voz alta minutos antes, certo e por ordem. Depois a chamada acabou e o trabalho recomeçou de memória, mais devagar e pior à segunda.
O ditado no computador resolveu parte disso. O telefone era a metade mais difícil e a mais valiosa, porque as conversas mais importantes da semana de um corretor não acontecem num link de vídeo com um bot ao canto. São chamadas normais para pessoas que não vão instalar nada para falar consigo.
Por isso a parte das chamadas funciona da forma mais aborrecida. Mantém o seu número e atende como sempre atendeu. Nada entra na chamada, não há um sistema telefónico novo, e a experiência do cliente é igual à do ano passado.
O que fica depois de uma chamada de um corretor
O Superscribe Phone é uma aplicação gratuita para iPhone. A chamada é transcrita e recebe um título, um resumo e um conjunto de ações sugeridas.
As sugestões correspondem a compromissos, não a tópicos. Ligar de volta a esta pessoa. Marcar no calendário a hora combinada. Criar um lembrete. Guardar nos contactos o número desconhecido que acabou de ligar sobre a posição de um credor. Cada uma é um único toque e nada acontece sozinho. As mais urgentes aparecem com botões mesmo com o telefone bloqueado, e é assim que um telefonema prometido para as dez sobrevive até às duas.
| Como era antes | Como é agora |
|---|---|
| Atender a chamada, rabiscar dois números | Atender a chamada, com as duas mãos livres |
| Tentar lembrar-se do que prometeu a quem | Tocar no lembrete e no telefonema de retorno sugeridos |
| Voltar a escrever o resultado no CRM | A chamada fica arquivada no projeto e vai para o Pipedrive como atividade |
O que fica não são três linhas num campo de notas. Uma chamada chega como um título que ainda reconhece daqui a um mês, a transcrição nas palavras que os dois usaram, um resumo do que ficou combinado, as ações sugeridas, as que já executou e as que continuam à espera, e o áudio no mesmo registo. É um registo que pode passar a outra pessoa, não uma nota que diz que houve uma conversa.
As reuniões presenciais funcionam da mesma forma. Toque em Iniciar reunião, ponha o telefone na mesa com o estado da gravação à vista, e a ata fica pronta quando a reunião acaba.
Manter o rasto sem se tornar arquivista
Guardar o áudio não é paranoia. É que seis semanas depois um cliente diz que a taxa indicada foi outra, e “deixe-me ver as minhas notas” vale menos do que a frase que realmente disse.
O áudio fica ligado à sua conta e permanece lá até ser apagado, acessível a partir da conta com sessão iniciada e não de algo que o cliente ou a operadora tenham. Quando um caso precisa de um processo próprio, a transcrição e o resumo saem pela API e pelo MCP, para o registo ficar onde já guarda os documentos dos clientes e não só dentro de uma aplicação.
O resumo é o registo de trabalho. O áudio é o recurso para o detalhe que alguém contesta. Continua a ser preciso avisar as pessoas de que há gravação, e o modo de reunião mantém esse estado à vista.
Basta uma chamada para ver
Atenda a próxima chamada de um cliente e veja o resumo depois
Sem script, sem configuração. Atenda no seu próprio número, desligue, e veja se o orçamento, o telefonema de retorno e o detalhe estão lá.
O que os corretores perguntam primeiro
Onde fica guardado o áudio, e por quanto tempo? Em armazenamento encriptado na nuvem, no AWS S3, dentro da sua conta, e nada expira automaticamente ao fim de um prazo. Apagar uma gravação remove o próprio ficheiro de áudio, em vez de esconder um registo na lista, por isso um prazo de retenção mais curto é aplicado à mão. Fechar a conta leva tudo com ela. Nada gravado numa conta é usado para treinar modelos.
Só funciona no iPhone? Sim. Hoje não há versão Android, por isso o telefone onde atende as chamadas tem de ser um iPhone. O Business Voice é a camada para equipas, que acrescenta licenças e minutos partilhados, e não uma segunda aplicação.
O que acontece numa chamada noutro idioma? É transcrita na língua em que foi falada. Muitos idiomas são suportados e reconhecidos automaticamente, por isso não há nada para configurar antes de atender um cliente que prefere fazer negócio na língua dele.